Mitarbeiter anlegen
Damit Sie mit der Zeiterfassung beginnen können müssen Sie zunächst die Mitarbeiter anlegen, die Sie mit TimeMonkey erfassen möchten.
Wählen Sie in der Menüleiste den Punkt Mitarbeiter. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bereits in einer MonkeyApp, z.B. im SteamMonkey angelegt haben, sehen Sie bereits die Mitarbeiterkacheln. Lesen Sie in diesem Fall im Abschnitt Mitarbeiter bearbeiten wie Sie Mitarbeitereinstellungen vervollständigen. Wenn Sie noch keine Mitarbeiter sehen, lesen Sie bitte in dem Abschnitt Neue Mitarbeiter anlegen weiter.
Neue Mitarbeiter anlegen
Klicken Sie auf den Button Mitarbeiter hinzufügen.
Es öffnet sich eine Ansicht, in der Sie die Mitarbeiterinformationen eingeben können:
Bei allen Feldern mit einem roten Sternchen handelt es sich um Pflichtangaben.
Einen irrtümlich oder doppelt angelegten Mitarbeitenden können Sie innerhalb von 2 Stunden nach dem Anlegen wieder löschen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mitarbeitende nur noch auf inaktiv gesetzt werden.
Persönliche Angaben
Füllen Sie nun die Felder Vorname und Nachname aus.
Tragen Sie das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Das Geburtsdatum ist relevant für eine korrekte Berechnung der Arbeitszeit.
Geben Sie in dem Feld Angestellt seit das Einstellungsdatum des Mitarbeiters an.
Füllen Sie das Feld Angestellt bis nur aus, wenn das Enddatum der Anstellung bereits feststeht.
Geben Sie die Mailadresse des Mitarbeiters an, wenn Sie planen dem Mitarbeiter aus TimeMonkey Arbeitszeitauswertungen per E-Mail zu schicken, oder ihn zum Self-Service einzuladen.
Arbeitszeiten
Tragen Sie die Reguläre wöchentliche Arbeitsstunden ein, indem Sie die Stunden für den jeweiligen Wochentag angeben. Aus den angegebenen Stunden und den Wochentagen ergeben sich die Sollstunden je Monat. Aus diesen Stunden ergeben sich außerdem die Stundengutschriften für Urlaube und Feiertage, sofern die Gutschrift für Feiertage nicht unter Abwesenheiten geändert wurde.
In dem Feld Kulanzzeit in Min. können positive oder negative Werte eingeben werden. Positive Werte werden dem Mitarbeiter zusätzlich zu der gestempelten Zeit gutgeschrieben. Dies kann beispielsweise für eine pauschale Gutschrift für Umzugszeiten genutzt werden, wenn das Umziehen von Arbeits- und Alltagskleidung in der Freizeit erfolgt. Negative Werte werden dem Mitarbeiter von der Arbeitszeit abgezogen. Dies kann beispielsweise für einen pauschalen Abzug für Raucherpausen genutzt werden.
Geben Sie in dem Feld Zeiterfassung startet ab das Datum an, an dem die Arbeitszeitauswertung mit Berechnung der Überstunden/Minusstunden beginnen soll.
Geben Sie in dem Feld Regulärer Jahresurlaub die vertraglich vereinbarten Urlaubstage für ein Kalenderjahr an. Die hier angegebenen Urlaubstage werden ab dem nächsten Kalenderjahr gültig.
Geben Sie in dem Feld Verbleibender Jahresurlaub die Urlaubstage für das aktuelle Jahr an, die dem Mitarbeiter vom Startdatum der Zeiterfassung (siehe Feld Zeiterfassung startet ab) bis zum Ende des aktuellen Kalenderjahres zur Verfügung stehen.
PIN erstellen
Sofern Sie sich für die Zeiterfassung mit Pin entschieden haben, lassen Sie in dem Feld Pin eine 5-stellige bis 10-stellige Pin durch ihren Mitarbeiter vergeben. Diese Pin wird verwendet, um die Identität des Miatrbeitenden bem Stempeln über das iPhone zuzuordnen. Die Pin sollte daher vertraulich behandelt werden. Eine Pin kann pro Praxis, Abteilung oder Standort nur einmal vergeben werden.
Die Pin kann auch für den SteamMonkey verwendet werden. Die gleiche Pin kann bei dem SteamMonkey für die Freigabe von Sterilisationsvorgängen verwendet werden. Ändern Sie die Pin im TimeMonkey, wird sie automatisch auch im SteamMonkey angepasst und anders herum. Dies gilt auch für alle anderen Mitarbeiterinformationen.
Stempeln von Unterwegs
Mitarbeitende die einen Self-Service Zugang haben können auch von unterwegs stempeln. Dazu müssen Sie in den Einstellungen des Mitarbeiters die Option Self-Service stempeln aktivieren. Anschließend kann der Mitarbeitende sich mit im Self-Service einloggen und kann dann von überall stempeln. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.
Eigenschaften
Geben Sie Mitarbeiter-Eigenschaften an, wie beispielsweise Arzt, Springer, Anmeldung, etc. Tragen Sie hierfür die Begriffe einzeln in das Feld ein und klicken Sie auf den Plus-Button. Geben Sie anschließend den nächsten Begriff ein. Nach diesen Eigenschaften können Sie später filtern.
Speichern
Bestätigen Sie Ihre Angaben durch Klicken auf den Button Änderungen speichern oben links. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte bis Sie alle Mitarbeiter erfasst haben.
Mitarbeiter beabeiten
Wählen Sie nacheinander alle Mitarbeiter aus. Klicken Sie hierzu auf den Bleistift Button in der oberen rechten Ecke der Mitarbeiterkachel.
Führen Sie anschließend die Anleitung aus den Abschnitten von dem Kapitel Neue Mitarbeiter anlegen aus.
Self-Service einladen
In der Übersicht der Mitarbeiterkacheln können Sie Mitarbeiter zum Self-Service einladen. Klicken Sie hierfür auf Jetzt einladen. Voraussetzung ist die hinterlegte Mitarbeiter-Mailadresse. Ist keine Mailadresse hinterlegt, können Sie den Mitarbeiter bearbeiten und die Mailadresse hinzufügen.
Mit der Einladung zum Self-Service erhält der Mitarbeiter eine Mail mit der Aufforderung ein Passwort zu vergeben. Nachdem der Mitarbeiter ein persönliches Passwort festgelegt hat, kann er sich mit seiner Mailadresse in der TimeMonkey Webapp einloggen.
Der Mitarbeiter kann im Self-Service seine persönlichen Plan- und Ist-Arbeitszeiten einsehen. Außerdem kann er für ihn angelegte Einträge in Abwesenheiten sehen, jedoch nicht bearbeiten. Bei Krankentagen kann er seine AU-Bescheinigung selbst hochladen. In Einstellungen kann er das Passwort von seinem Mitarbeiterzugang ändern.
Wird der Mitarbeiter zum Self-Service eingeladen, kann er in seinem Mitarbeiterzugang nicht automatisch stempeln. Die Option Self-Service stempeln muss zusätzlich aktiviert werden. Ist die Option Self-Service stempeln aktiviert, erscheint im Dashboard vom Mitarbeiterzugang der zusätzliche Button Jetzt stempeln.