Recruiting

In dem Menüpukt Recruiting können Sie eine Karriereseite für Ihre Praxis anlegen, auf der Sie Ihre Praxis als attraktiven Arbeitgeber präsentieren. Veröffentlichen Sie auf dieser Karriereseite Stellenausschreibungen mit der Möglichkeit der online-Bewerbung, um eine Vorqualifizierung potenzieller Bewerber:Innen vorzunehmen. Verwalten Sie Ihre Bewerber:Innen sowie den Status der Bewerbung in der Bewerberübersicht.

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Recruiting-Übersicht

Klicken Sie im Menü auf den Punkt Recruiting, um die Recruiting-Übersicht zu öffnen. Zunächst ist die Übersicht leer. Legen Sie eine Karriereseite und anschließend Stellenanzeigen an und verwalten Sie alle Inhalte auf dieser Recruiting-Übersicht:

Karriereseite

Erstellen Sie eine Karriereseite für Ihre Praxis/Klinik, die Sie auf Ihrer Webseite und in Social Media verlinken. Diese Seite ist öffentlich einsehbar und erleichtert es potenziellen Bewerbern, sich über Ihre Praxis/Klinik zu informieren. Verwalten Sie die Inhalte dieser Seite einfach über Ihren TimeMonkey Account.

Beispiel Karriereseite jetzt öffnen

Karriereseite anlegen

Legen Sie eine Karriereseite an, indem Sie auf den Button Jetzt Karriere-Seite anlegen klicken.

Praxislogo

Laden Sie Ihr Praxis-Logo hoch, indem Sie auf Datei auswählen klicken und Ihr Praxis-Logo auswählen. Erlaubte Datei-Formate sind: jpg, jpeg, png und svg mit einer Dateigröße von bis zu 2 MB. Die Datei wird erst mit dem Speichern der Karriereseite gespeichert und angezeigt.

Allgemeines

Entscheiden Sie, ob Sie Initiativ-Bewerbungen akzeptieren. Ist diese Funktion aktiv, wird auf der Karriereseite der Satz Initiativbewerbungen sind willkommen angezeigt.

Geben Sie eine E-Mail-Adresse und Telefonnummer an, unter der sich potenzielle Bewerber melden können. Diese Daten sind technisch so geschützt dass sie nur echten Menschen angezeigt werden.

Info zur E-Mail-Adresse

Geht eine neue Online-Bewerbung ein, bekommen Sie auf die angegebene E-Mail-Adresse eine E-Mail-Benachrichtigung.

Praxisvorstellung

Stellen Sie Ihre Praxis als attraktiven Arbeitgeber vor, zum Beispiel mit den folgenden Inhalten:

• Kurze Vorstellung der Praxis, inklusive Gründungsgeschichte und Philosophie.
• Informationen über das Team, einschließlich der Anzahl der Ärzte, Fachrichtungen und unterstützenden Mitarbeiter.
• Besonderheiten der Praxis, wie spezielle Behandlungsmethoden oder technische Ausstattung.
• Details zu den angebotenen Dienstleistungen und Spezialisierungen.
• Informationen über die Praxisräumlichkeiten und den Standort.
• Angaben zur Patientenklientel und dem Einzugsgebiet.
• Darstellung der Praxiswerte und -kultur.
• Informationen darüber, wie diese Werte im täglichen Umgang mit Patienten und im Team gelebt werden.
• Engagement der Praxis in Sachen Fortbildung und Mitarbeiterentwicklung.

Bewerbungsprozess

Beschreiben Sie den Bewerbungsprozess für potenzielle Bewerber. Ein strukturierter Bewerbungsprozess vermittelt Bewerbern Sicherheit, da sie genau wissen, was auf sie zukommt. Zudem steigert es das Ansehen der Praxis nach außen und unterstreicht deren grundlegende Organisationsstärke.

• Informieren Sie die Bewerber über Ihren präferierten Bewerbungskanal, z.B. Online-Bewerbungsformular oder E-Mail-Bewerbung.
• Welche Unterlagen sind erforderlich oder müssen ggf. im späteren Verlauf des Bewerbungsprozesses nachgereicht werden.
• Informationen darüber, innerhalb welcher Frist Bewerber eine Rückmeldung zu ihrer Bewerbung erhalten.
• Durchschnittliche Dauer des Auswahlverfahrens bis zur endgültigen Entscheidung.
• Was erwartet Bewerber im Prozess? Zum Beispiel einen oder mehrere der folgenden Bewerbungsschritte:
  • Erstes Telefonat: Klärung offener Fragen, kurze Vorstellung. Wer führt das Gespräch, und welche Themen werden typischerweise besprochen
  • Persönliches Kennenlernen: Informationen zum Ablauf des persönlichen Kennenlernens (Ort, Dauer, wer nimmt teil).
  • Telefonat mit Mentor:In: Steht dem neuen Teammitgliet ein Mentor/ eine Mentorin zur Seite? Kann diese(r) bereits im Bewerbungsprozess kennengelernt werden?
  • Kennenlernen des gesamten Teams: Wird ein Treffen mit dem gesamten Team angeboten, und in welchem Stadium des Bewerbungsprozesses findet dies statt?
  • Probearbeitstag: Welche Einblicke und Erfahrungen können Bewerber an diesem Tag gewinnen? Welche Themen oder Aufgaben sind Teil dieses Treffens?
• Gibt es Besonderheiten im Bewerbungsprozess, die für die Praxis spezifisch sind?
• An wen können sich Bewerber wenden, wenn sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen?

Social Media Links

Hinterlegen Sie Links zu Social Media und Ihrer Praxiswebseite: Folgende Links können Sie hinterelegen

• Facebook
• Instagram
• LinkedIn
• Youtube
• Webseite
• Impressum (Pflichtfeld)

Öffnen Sie zum Kopieren des Links die entsprechende Seite über Ihren Internet-Browser und kopieren Sie die Url aus dem Textfeld oben in Ihrem Browserfenster (in Textfeld klicken, Rechtsklick: Kopieren) und fügen Sie diese in das entsprechende Textfeld in TimeMonkey ein (in Textfeld klicken, Rechtsklick: Einfügen). Achten Sie darauf, dass der Link mit https:// beginnt.

Mitarbeiterbewertungen anzeigen

Aktivieren Sie die Funktion Mitarbeiterbewertungen anzeigen und Mitarbeitende haben die Möglichkeit über ihren TimeMonkey Mitarbeiterzugang eine positive Bewertung abzugeben. Die abgegebenen Bewertungen können Sie hier einsehen und für die Anzeige auf der Karriereseite aktivieren.

Inaktive Mitarbeiterbewertung (Wird nicht auf der Karriereseite angezeigt.):

Aktive Mitarbeiterbewertung (Wird auf der Karriereseite angezeigt.):

Karriereseite speichern und veröffentlichen, bearbeiten, öffnen sowie verlinken

Karriereseite speichern und veröffentlichen

Speichern Sie die Karriereseite, indem Sie auf den Button Karriereseite speichern klicken. Mit dem Speichern der Karriereseite wird diese veröffentlicht und ist über das Internet öffentlich einsehbar.

Karriereseite bearbeiten

Bearbeiten Sie Ihre Karriereseite, indem Sie in der Recruiting-Übersicht in dem Feld der Karriereseite auf das Bleisift-Icon rechts oben klicken. Mit Speichern der Änderungen wird Ihre Karriereseite aktualisiert.

Karriereseite öffnen

Klicken Sie auf den Button Karriereseite öffnen und wählen Sie Karriereseite öffnen aus. Es öffnet sich ein neues Fenster mit Ihrer Karriereseite.

Karriereseite verlinken

Kopieren Sie den Link Ihrer Karriereseite, indem Sie auf den Button Karriereseite öffnen und Link kopieren klicken. Diesen Link können Sie auf Ihrer Webseite und Ihren Social Media Accounts verlinken.

Stellenausschreibung

Beispiel Stellenausschreibung jetzt öffnen

Stellenausschreibung erstellen oder bearbeiten

Klicken Sie in der Recruiting-Übersicht auf den Button Stellenausschreibung hinzufügen, um eine neue Stellenausschreibung zu erstellen oder auf das Bleistift-Icon oben Rechts in der Stellenausschreibungskarte, um eine Stellenausschreibung zu bearbeiten.

Allgemeines

Geben Sie eine Stellenbezeichnung an.

• Achten Sie darauf, dass diese einfach gehalten ist und nicht in Versalschrift (GROSSBUCHSTABEN). Verwenden Sie eine Bezeichnung, nach der potenzielle Bewerber wahrscheinlich suchen würden.
• Verwenden Sie zum Gendern (m/w/d) anstelle von Sonderzeichen.
• Falls die Stelle eine spezielle Fachrichtung oder Spezialisierung erfordert, sollte dies in der Bezeichnung deutlich werden. Das hilft, gezielt Fachkräfte mit den gewünschten Kenntnissen anzusprechen.

Wählen Sie eine der folgenden Beschäftigungsarten aus:

• Vollzeit
• Teilzeit
• Midijob
• Minijob
• Ausbildung
• Famulatur
• Praktikum
• Auftragnehmer
• Ehrenamt

Geben Sie an ab wann die Stelle zu besetzen ist.

Deine Aufgaben

In der Rubrik Deine Aufgaben sollten Informationen bereitgestellt werden, die potenziellen Bewerbern ein klares Bild davon vermitteln, was die Stelle konkret beinhaltet. Hier sind einige Fragen, die dabei helfen können:

• Welche täglichen oder regelmäßigen Tätigkeiten sind mit der Position verbunden?
• Welche Aufgabengebiete werden die Hauptverantwortlichkeiten des Stelleninhabers sein?
• Gibt es Routineaufgaben oder variiert der Arbeitsalltag?
• Wie viel Zeit wird voraussichtlich für die verschiedenen Aufgaben aufgewendet?
• In welchem Team wird die Position angesiedelt sein?
• Besteht die Möglichkeit oder Notwendigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen Teams oder externen Partnern?
• Was sind die kurz- und langfristigen Ziele für die Person in dieser Position?
• Wie tragen die Aufgaben zur Erreichung der Praxisziele bei?
• Nach welchen Kriterien wird die Leistung in dieser Position bewertet?
• Gibt es spezifische Leistungsindikatoren (KPIs) oder andere Messgrößen?
• Welche Herausforderungen könnten im Rahmen dieser Position auftreten?
• Wie kann der Stelleninhaber diese Herausforderungen erfolgreich bewältigen?
• Gibt es Möglichkeiten, die Rolle zu gestalten oder neue Verantwortlichkeiten zu übernehmen?

Dein Profil

In der Rubrik Dein Profil sollten Informationen bereitgestellt werden, die potenziellen Bewerbern ein klares Bild davon vermitteln, welche Qualifikationen, Erfahrungen und persönlichen Eigenschaften für die Stelle erforderlich sind. Hier sind einige Fragen, die dabei helfen können:

• Ist eine spezifische Ausbildung (z.B. medizinische Fachangestellte, Krankenpfleger, Arzthelferin) oder ein Studienabschluss erforderlich?
• Welche beruflichen Erfahrungen sind wünschenswert? (z.B. Erfahrung in einer Arztpraxis, spezialisierte medizinische Kenntnisse)
• Sind spezifische Zertifikate oder Weiterbildungen erforderlich? (z.B. Röntgenschein, Fortbildungen in Notfallmedizin)
• Welche fachlichen Kenntnisse sind notwendig? (z.B. Kenntnisse in der Abrechnung, Beherrschung spezieller medizinischer Software)
• Welche medizinischen Fachbereiche sind relevant? (z.B. Allgemeinmedizin, Pädiatrie, Orthopädie)
• Werden spezielle technische Fähigkeiten verlangt? (z.B. Beherrschung diagnostischer Verfahren, chirurgische Fertigkeiten)
• Welche persönlichen Eigenschaften sind besonders wichtig? (z.B. Empathie, Patientenorientierung, Stressresistenz)
• Welche kommunikativen Fähigkeiten werden erwartet? (z.B. klare Kommunikation mit Patienten und Teammitgliedern)
• Wie wichtig sind Teamfähigkeit und die Fähigkeit zur Zusammenarbeit?
• Gibt es spezielle Anforderungen an die physische Fitness? (z.B. für Positionen, die längeres Stehen erfordern)
• Werden Sprachkenntnisse vorausgesetzt? (z.B. Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englischkenntnisse)
• Ist die Bereitschaft zu Schichtarbeit oder Überstunden ein Muss?
• Wird Wert auf die Bereitschaft zu kontinuierlicher Weiterbildung gelegt?
• Sind Bewerber gefordert, regelmäßig an Fort- und Weiterbildungen teilzunehmen?
• Passt der Bewerber zur Kultur und den Werten der Praxis? (z.B. Teamorientierung, hohe Qualitätsstandards, Innovationsfreude)
• Müssen Bewerber bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllen? (z.B. gültige Berufszulassung, Arbeitserlaubnis)

Wir bieten

In der Rubrik Wir bieten sollten Informationen bereitgestellt werden, die potenziellen Bewerbern ein klares Bild davon vermitteln, welche Vorteile und Möglichkeiten die Stelle bietet. Hier sind einige Fragen, die dabei helfen können:

• Welche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bietet die Praxis?
• Gibt es Karrierepfade oder Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb der Praxis?
• Wie würde die Praxis das Arbeitsklima und die Teamkultur beschreiben?
• Werden regelmäßige Team-Events oder gemeinsame Aktivitäten außerhalb der Arbeit angeboten?
• Gibt es besondere Annehmlichkeiten am Arbeitsplatz (z.B. kostenlose Getränke, Mitarbeiterparkplätze)?
• Werden Unterstützungsangebote wie psychologische Beratung, Gesundheitsprogramme oder Bezuschussung des Jobtickets angeboten?
• Besteht die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung oder zum Homeoffice?
• Wie wird mit Überstunden umgegangen?

Online-Bewerbungsprozess

Ist die Funktion Online-Bewerbungsprozess aktiv, kann ein online Fragebogen hinterlegt werden und ein Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm aktiviert werden. Bewerbungen, die über den online-Bewerbungsprozess eingereicht werden, erscheinen in TimeMonkey in der Bewerberübersicht der Stellenausschreibung.

Beispiel Online-Bewerbungsprozess jetzt öffnen

Bewerbungsfragen

Ist die Funktion Online-Bewerbungsprozess aktiv, haben Sie die Möglichkeit Fragen zu hinterlegen.

Der vollständige Name und Kontaktinformationen (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) werden standardmäßig abgefragt.

Klicken Sie auf den Button + Frage, um eine neue Frage hinzuzufügen. Geben Sie die Frage oder Aufforderung ein und legen Sie den Antworttyp fest (i.d.R Text). Wählen Sie Mehrere Auswahlmöglichkeiten um Antwortmöglichkeiten vorzugeben. Klicken Sie auf Antwort hinzufügen, um eine weitere Antwortmöglichkeit hinzuzufügen. Standardmäßig kann bei dem Typ Mehrere Antwortmöglichkeiten durch den Bewerbenden nur eine Antwort ausgewählt werden. Aktivieren Sie Mehrfachauswahl, um die Auswahl mehrerer Antworten zuzulassen. Aktivieren Sie Andere Antwort erlauben kann der/die Bewerbende zusätzlich zu den vorgegebenen Antworten eine Textantwort eingegeben. Über die Pfeil-Buttons können Sie die Reihenfolge der Antwortmöglichkeiten ändern. Löschen Sie die Antwortmöglichkeit, indem Sie auf das Tonnen-Icon klicken.

Über die Pfeil-Buttons können Sie die Reihenfolge der Fragen ändern. Klicken Sie den *-Button an, um aus der Frage eine Pflichtfrage zu machen, die durch Bewerbende beantwortet werden muss. Löschen Sie die Frage, indem Sie auf das Tonnen-Icon klicken.

Definieren Sie je nach zu besetzende Stelle weitere Fragen wie bespielsweise:

• Welchen höchsten Bildungsabschluss haben Sie erworben?
• Haben Sie eine abgeschlossene Ausbildung oder Studium im medizinischen Bereich? Wenn ja, bitte spezifizieren.
• Besitzen Sie spezielle Zertifizierungen oder Weiterbildungen, die für die Position relevant sind?
• Beschreiben Sie kurz Ihre Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten in Ihrer letzten Position.
• Haben Sie Erfahrung in speziellen medizinischen Verfahren oder Behandlungsmethoden?
• Welche medizinischen Softwareprogramme beherrschen Sie?

Um möglichst viele Bewerbungen zu erhalten, verwenden Sie möglichst wenige aber für Sie wichtige Fragen.

Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm

Aktivieren Sie das Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm für eine Stellenausschreibung, so wird die Stellenausschreibung in dem TimeMonkey-Mitarbeiterzugang ihrer Mitarbeitenden angezeigt. Der Link zur Stellenausschreibung kann einfach kopiert und im persönlichen Netzwerk Ihrer Mitarbeitenden geteilt werden. Bei Bewerbungen, die über einen solchen Mitarbeiterlink eingereicht wurden, wird der Name des Mitarbeitenden angezeigt, der den Link geteilt hat.

Hinterlegen Sie für schwer zu besetzende Stellen eine Prämie als monetären Anreiz um weitere Bewerbungen zu erhalten. Eine Prämie wird im Rahmen eines Mitarbeiter-Empfehlungsprogramms üblicherweise nach erfolgreicher Einstellung und überstandener Probezeit des Bewerbers ausgezahlt. Kommunizieren Sie klar die Regeln für die Auszahlung von Prämien und zahlen Sie diese konsequent aus, wenn diese Regeln erfüllt sind.

Bewerberübersicht

In der Recruiting-Übersicht können Sie jederzeit die Anzahl der Bewerbungen und dem jeweiligen Bewerbungsstatus pro Stellenausschreibung in der Stellenbeschreibungskarte unter der Überschrift Bewerbungen einsehen. Klicken Sie in der Recruiting-Übersicht in einer Stellenausschreibung auf den Button Berwerbungen anzeigen, um zu der Bewerberübersicht der Stellenbeschreibung zu gelangen.

Hier finden Sie alle eingegangenen Bewerbungen. In der Spalte Bewerber:In finden Sie den Namen und die Kontaktdaten des Bewerbenden. Zudem können Sie hier eine Anmerkung hinterlegen. In der Spalte Bewerbung finden Sie die Stellenbezeichnung, wann die Bewerbung eingegangen ist sowie die Bewerbungsfragen und Antworten, wenn Sie auf Bewerbung anzeigen klicken. Zudem wird der Bewerbungsstatus angezeigt. Klicken Sie auf den Bewerbungsstatus, um diesen zu ändern.

Folgende Optionen sind als Bewerbungsstatus verfügbar:

• Neu
• Zum Gespräch einladen
• Zurückstellen
• 1.Gespräch geplant
• 1.Gespräch absolviert
• 2.Gespräch geplant
• 2.Gespräch absolviert
• Angebot erstellen
• Angebot versendet
• Angebot angenommen
• Absagen
• Abgesagt
• Absage durch Bewerber
• Eingestellt
• Merken

Mitarbeiterbewertungen und Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm im Mitarbeiterzugang

Ist weder die Funktion zur Abgabe einer Mitarbeiterbewertung für die Karriereseite noch das Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm für eine Stellenbeschreibung aktiviert, ist auf dem Mitarbeiterzugang folgende Ansicht aktiv:

Ist die Funktion zur Abgabe einer Mitarbeiterbewertung für die Karriereseite aktiv, erscheint im Menüpunkt Empfehlen eine Karte zur Abgabe einer Bewertung für den Arbeitgeber. Ist das Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm für eine Stellenbeschreibung aktiviert, wird über die Stellenbeschreibung informiert. Über den Button Stellenausschreibung öffnen kann die Stellenausschreibung in einem neuen Fenster geöffnet werden, oder ein mitarbeiterspezifischer Link kopiert werden.

Klickt der/die Mitarbeitende auf Aktuellen Arbeitsplatz bewerten Recruiting unterstützen öffnet sich ein Textfeld. Die Bewertung kann nur abgegeben werden, wenn der/die Mitarbeitende damit einverstanden ist, dass der Text auf der Karriereseite angezeigt wird. Abgegebene Bewertungen können auf den Karriereseite-Einstellungen (s.o.) aktiviert werden und werden erst dann auf der öffentlich einsehbaren Karriereseite angezeigt.

Social Recruiting für Arztpraxen

Social Recruiting bezeichnet den Prozess der Rekrutierung von Mitarbeitern über soziale Netzwerke und Plattformen. Dabei nutzen Arztpraxen soziale Medien nicht nur, um offene Stellen zu bewerben, sondern auch, um aktiv mit potenziellen Kandidaten zu interagieren, die Marke als Arbeitgeber zu stärken und Einblicke in die Praxiskultur zu geben. Social Recruiting kann über eine Vielzahl von Kanälen erfolgen, einschließlich LinkedIn, Facebook, Instagram und neuerdings auch über Plattformen wie TikTok, je nachdem, wo sich die Zielgruppe befindet. Hier sind einige Schlüsselkomponenten und Vorgehensweisen im Social Recruiting:

Aufbau einer Arbeitgebermarke

Arztpraxen präsentieren sich auf sozialen Netzwerken von ihrer besten Seite, teilen Einblicke in die Arbeitskultur, Mitarbeitergeschichten und Ereignisse aus der Arztpraxis, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Stellenanzeigen teilen

Offene Stellen werden direkt auf den sozialen Netzwerkseiten des Unternehmens gepostet, oft mit einem Link, der direkt zur Bewerbungsseite führt. Dies erhöht die Reichweite der Anzeige. Verlinken Sie hier einfach zu Ihrer Karriereseite oder direkt zu der Stellenausschreibung.

Aktives Suchen nach Kandidaten

Rekrutierer nutzen soziale Netzwerke, um aktiv nach potenziellen Kandidaten zu suchen, insbesondere für schwer zu besetzende Positionen. Sie nutzen dabei die detaillierten Suchfunktionen der Plattformen, um Profile zu finden, die zu den gesuchten Qualifikationen passen.

Einsatz von Mitarbeiterempfehlungen

Mitarbeiter werden ermutigt, offene Stellen in ihren eigenen sozialen Netzwerken zu teilen, um die Reichweite der Stellenanzeige zu erhöhen und die Wahrscheinlichkeit zu steigern, passende Kandidaten zu finden. Aktivieren Sie zur Unterstützung das Empfehlungsprogramm in den Stellenausschreibungen und vergeben Sie für schwer zu besetzende Stellen eine Prämie für erfolgreiche Einstellungen.

Vorteile von Social Recruiting

• Durch soziale Medien können Arztpraxen ein breiteres und vielfältigeres Publikum erreichen, einschließlich passiver Kandidaten, die nicht aktiv nach einer neuen Stelle suchen.
• Dank ausgefeilter Werbetools auf Plattformen wie LinkedIn oder Facebook können Stellenanzeigen gezielt an Nutzer mit spezifischen Qualifikationen und Interessen ausgespielt werden.
• Viele Aspekte des Social Recruiting sind kostenfrei oder günstiger als traditionelle Rekrutierungsmethoden.
• Die direkte und unkomplizierte Kommunikation über soziale Medien kann den Rekrutierungsprozess beschleunigen. Um Social Recruiting effektiv zu nutzen, sollten Praxen eine klare Strategie entwickeln, die ihre Zielgruppe, die zu nutzenden Plattformen und die Art der Inhalte definiert, die geteilt werden sollen. Eine kontinuierliche Pflege der Präsenz auf den gewählten sozialen Netzwerken ist entscheidend für den langfristigen Erfolg.