Einstellungen

Je nach Lizenzstatus wird in der Kachel Lizenzen & Rechnungen der Button Lizenz kaufen (noch nicht lizenziert) oder Abrechnung (bereits lizenziert) angezeigt. Über Lizenz kaufen schließt du eine TimeMonkey-Lizenz ab, über Abrechnung verwaltest du deine Lizenzen und Rechnungen. Klicke auf NFC-Chips bestellen, um NFC-Schlüsselanhänger zu bestellen. Klicke auf Neuen Standort anlegen, um einen weiteren Standort in TimeMonkey anzulegen. Bei mehreren Standorten erscheint links unten über dem Logout-Button ein Dropdown Menü, mit dem du zwischen den Standorten wechseln kannst.

Die Einstellungen sind für Inhaber und Admins in fünf Reitern unterteilt: Allgemein, Berechtigungen, Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheiten. Die einzelnen Kacheln findest du in folgenden Reitern:

• Reiter Allgemein: Lizenzen & Rechnungen, Standortdaten, Mein Steuerberater, Neuer Standort und Recruiting – Pro Siegel
• Reiter Berechtigungen: Benutzerberechtigungen, Antragsberechtigungen, erweiterte Einstellungen für Mitarbeiter- und Standortzugänge sowie standortübergreifende Vertretung
• Reiter Zeiterfassung: NFC-Chips, Arbeitszeitberechnung, Feiertagsgutschrift, Ampellogik des Arbeitszeitkontos, Arbeitszeitanträge, PDF Export und iPhone Wandhalterung
• Reiter Schichtplanung: Arbeitsbereiche
• Reiter Abwesenheiten: Antragsberechtigungen, Antragsbenachrichtigungen und weitere Abwesenheitseinstellungen

Die Arbeitsbereiche findest du im Reiter Schichtplanung, die Standortdaten im Reiter Allgemein. Kacheln mit Textfeldern öffnest du über Bearbeiten. Viele Optionen lassen sich direkt per Schalter ändern; ob du anschließend speichern musst, ist beim jeweiligen Abschnitt beschrieben.

Standortdaten

Hinterlege die Standort-Adresse und Telefonnummer. Durch die Angabe des Bundeslandes werden automatisch die entsprechenden Feiertage zugeordnet. Es handelt sich hierbei um zeitraumbezogene Daten, deren Änderungen in der Historie eingesehen werden können. Bei zeitraumbezogenen Daten wird der an dem jeweiligen Datum gültige Datensatz verwendet.

Benutzerberechtigungen

In der Kachel Benutzerberechtigungen siehst du zu jedem Zugang ein Berechtigungs-Badge. Es gibt vier Berechtigungen:

• Inhaber: Höchste Berechtigungsstufe für alle MonkeyMed Apps
• Admin: Höchste Berechtigungsstufe für TimeMonkey
• Mitarbeiter (Mitarbeiterzugang): Leseberechtigung der eigenen Daten für die Auswertung, Aufgaben, Abwesenheiten und Schichtplanung
• Standort (Standortzugang): Leseberechtigung des Dashboards und der Aufgaben

Sichtbarkeit von Schichtplänen und geplanten Schichten

Mitarbeiter- und Standortzugänge sehen nur veröffentlichte Wochenpläne. Nicht veröffentlichte Entwürfe sind ausschließlich für Inhaber und Admins sichtbar.

Auch geplante Schichten im Dashboard werden einem Mitarbeiter- oder Standortzugang erst angezeigt, sobald der zugehörige Wochenplan veröffentlicht ist. Da Wochenpläne der aktuellen und vergangener Kalenderwochen automatisch veröffentlicht sind, sind diese geplanten Schichten immer sichtbar – zukünftige nur nach dem Veröffentlichen.

Erweiterte Einstellungen für Mitarbeiterzugänge und Standortzugänge

Hier legst du fest, welche Informationen deine Mitarbeiter in ihrem Mitarbeiterzugang und im Standortzugang über andere Mitarbeiter einsehen dürfen. Ein Standortzugang kann darüber je nach Einstellung über das Dashboard hinaus auch Kalender und Abwesenheiten anderer Mitarbeiter sehen. Änderungen werden sofort übernommen – du musst nichts extra speichern.

Sichtbarkeit des Schichtplans im Mitarbeiterzugang – Welche Mitarbeiter sollen im Mitarbeiterzugang sichtbar sein?

• Nur eigene Daten anzeigen (Standard)
• Mitarbeiter anzeigen, die in derselben Schicht eingeplant sind
• Mitarbeiter anzeigen, die im selben Bereich eingeplant sind
• Alle Mitarbeiter anzeigen

Abwesenheiten anderer Mitarbeiter im Mitarbeiterzugang und Standortzugang – Über die Schalter wählst du aus, welche Abwesenheitskategorien im Kalender eingesehen werden dürfen.

Persönliche Ereignisse im Mitarbeiterzugang und Standortzugang – Zusätzliche Informationen, die im Kalender und im Dashboard angezeigt werden:

• Geburtstage anderer Mitarbeiter nicht anzeigen (Standard)
• Geburtstage anderer Mitarbeiter ohne Geburtsjahr anzeigen (ohne Alter)
• Geburtstage anderer Mitarbeiter mit Geburtsjahr anzeigen (mit Alter)

Zusätzlich kannst du den Schalter Jubiläen anderer Mitarbeiter anzeigen aktivieren.

Aufgaben im Mitarbeiterzugang – Welche Aufgabenfunktionen dürfen deine Mitarbeiter nutzen?

• Eigene Aufgaben sehen und abhaken (Standard)
• Eigene Aufgaben sehen und abhaken sowie eigene Aufgaben erstellen
• Alle Aufgaben sehen, eigene Aufgaben abhaken sowie Aufgaben für alle Mitarbeiter erstellen

Arbeitsbereiche festlegen

Lege Arbeitsbereiche für die Schichtplanung fest. Beim Anlegen und Bearbeiten von Schichten kannst du der Schicht einen Arbeitsbereich zuweisen. In der Wochenansicht Bereiche kannst du alle Schichten nach Bereichen sortiert anzeigen lassen. In den TimeMonkey Einstellungen kannst du neue Bereiche anlegen und bereits angelegte Bereiche umbenennen, sowie die Reihenfolge der Anzeige anpassen.

Recruiting – Pro Siegel

Lade über den Button Herunterladen das TimeMonkey Pro Siegel herunter und zeige auf deiner Karriereseite oder in deinen Social-Media-Posts, dass dein Betrieb ein fairer Arbeitgeber ist.

iPhone Wandhalterung

In der Kachel iPhone Wandhalterung erhältst du 15% Rabatt auf eine abschließbare iPhone-Halterung von smart things. Klicke auf Gutscheincode abrufen, um deinen persönlichen Gutscheincode anzuzeigen. Der Rabatt gilt für die Produkte sDock nano, 230V Netzteil und sCharge PoE.

Android-Geräte

Die Halterung ist nur für iPhones geeignet und kann für Android-Geräte nicht verwendet werden. Beachte für Android die Hinweise im Kapitel Android Stempeluhr App (Beta).

Gesetzliche Pausenzeiten automatisch einhalten

Öffne Einstellungen → Zeiterfassung → Arbeitszeitberechnung. Über Frühere Werte anzeigen siehst du den Verlauf der Pauseneinstellungen. Für die Berechnung gilt jeweils der an diesem Datum gültige Datensatz. Ändere den Schalter und lege unter Änderung gültig ab fest, ab wann die Änderung gelten soll. Du kannst ein vergangenes, aktuelles oder zukünftiges Datum wählen. Speichere mit dem Häkchen oben rechts in der Kachel. Um einen Wert aus dem Verlauf zu löschen, nutze das Papierkorb-Icon am betreffenden Eintrag.

Ist diese Funktion aktiviert, wird die gesetzliche Pausenzeit automatisch von der Arbeitszeit abgezogen. Hierbei wird das jeweilige Alter der Mitarbeiter berücksichtigt.

Diese Funktion ist auch mit tatsächlichem Stempeln der Pausenzeiten kombinierbar, sodass in diesem Fall die Pausenzeit, sofern erforderlich, ergänzt wird.

Allgemein gilt bei einem pauschalen Abzug von Pausen, dass die Pausenzeiten vorab an die Mitarbeiter kommuniziert werden sollen und eine Dokumentation der geplanten Pausenzeiten nachgewiesen werden kann. Aus Dokumentationsgründen ist das tatsächliche Aus- und Einstempeln gegenüber dieser Funktion zu empfehlen. Lass dich hierzu ggf. rechtlich beraten.

Weitere Details zu den Auswertungseinstellungen, einschließlich der Aktivierung dieser Funktion, findest du in den Auswertungseinstellungen.

Feiertagsgutschrift

Im Bereich Feiertagsgutschrift legst du fest, wie eine bezahlte Feiertagsgutschrift mit tatsächlich geleisteter Arbeitszeit an demselben Feiertag verrechnet wird.

Du kannst wählen, ob nur die ausgefallene Zeit gutgeschrieben wird oder ob Feiertagsgutschrift und Arbeitszeit addiert werden. Änderungen werden mit einem Gültig-ab-Datum gespeichert und datumsbezogen in der Auswertung verwendet.

Weitere Informationen findest du unter Feiertage und Feiertagsgutschrift.

Ampellogik Arbeitszeitkonto

Im Bereich Ampellogik Arbeitszeitkonto legst du fest, ab welchen Grenzwerten das Arbeitszeitkonto grün, gelb oder rot dargestellt wird.

Wähle zunächst, ob du die Grenzwerte Absolut (Stunden) oder Prozentual (bezogen auf Wochenarbeitszeit) festlegst. Bei prozentualen Werten beziehen sich die Angaben auf die vertragliche Wochenarbeitszeit.

Anschließend legst du je Richtung zwei Schwellen fest – Nach unten (unter 0) und Nach oben (über 0) jeweils eine Warnschwelle (Gelb) und eine kritische Schwelle (Rot). Die unteren Grenzen müssen negativ, die oberen positiv sein, und der kritische Wert muss weiter von 0 entfernt liegen als die Warnschwelle. Eine Vorschau zeigt dir die daraus entstehende Einteilung rund um den Nullpunkt an.

Antrag auf Änderung der Arbeitszeit

Mit dieser Funktion können Mitarbeiter Änderungen an ihren Arbeitszeiten und Planzeiten über ihren Mitarbeiterzugang anfragen. Die gewünschten Korrekturen werden anschließend von Inhabern oder Admins geprüft.

Nach der Aktivierung können diese Änderungen in der Monatsauswertung für den vorherigen Tag und ältere Tage angefragt werden. Für den laufenden Tag sind keine Anfragen möglich.

Weitere Informationen findest du unter Zeiten nachtragen durch Mitarbeiter.

Mein Steuerberater

Hinterlege hier den Namen und die E-Mail-Adresse deines Steuerberaters, sodass du ihm die Monats- und Jahresberichte über die E-Mail-Funktion in den Auswertungen direkt zuschicken kannst.

PDF Export

Im Bereich PDF Export legst du fest, welche Zusatzinformationen im PDF-Export der Monatsauswertung erscheinen.

Aktivierst du dort die Option Stand des Arbeitszeitkontos anzeigen, wird im PDF der Monatsauswertung neben der Monatsdifferenz auch der kumulierte Stand des Arbeitszeitkontos ab dem 1. Januar des ausgewählten Jahres einschließlich Jahresübertrag und Monatsüberträgen ausgegeben.

Das ist besonders hilfreich, wenn du Monatsauswertungen ausdruckst oder weitergibst und der aktuelle Gesamtsaldo direkt sichtbar sein soll.

Weitere Informationen findest du unter Monatsauswertung exportieren.

Abwesenheiten

Antragsberechtigungen Abwesenheiten

Öffne Einstellungen → Abwesenheiten. In der Kachel Antragsberechtigungen legst du fest, für welche Abwesenheiten deine Mitarbeiter über den Mitarbeiterzugang Anträge stellen dürfen. Diese Abwesenheitsanträge können dann durch Account-Inhaber oder Admins genehmigt oder abgelehnt werden.

Aktiviere oder deaktiviere die Schalter für Urlaub, Freizeitausgleich, Weiterbildung, Berufsschule, Krankheitstage und Kind krank. Änderungen werden direkt gespeichert.

Antragsbenachrichtigungen für Abwesenheitsanträge

Lege fest, wer bei neuen Abwesenheitsanträgen benachrichtigt werden soll. Wähle Inhaber, Administratoren (Mitarbeiter mit Adminzugang) aus oder eine individuelle E-Mail-Adresse, auf die, die Benachrichtigung erfolgen soll.

Die Schalter für Inhaber und Admins werden direkt gespeichert. Eine zusätzliche E-Mail-Adresse hinterlegst du über Bearbeiten und speicherst sie mit dem Häkchen. Bleibt das Feld leer, erhält keine zusätzliche Adresse eine Benachrichtigung.

Anzeige der Abwesenheitskategorien konfigurieren

Aktiviere oder deaktiviere die optionalen Kategorien direkt über ihre Schalter. Ausgeblendete Kategorien verschwinden für den gesamten Standort aus dem Menü Abwesenheiten und aus den Filtern der Kalenderansicht. Bereits erstellte Einträge behalten ihre Gültigkeit. Urlaub, Freizeitausgleich, Krankheitstage und Feiertage bleiben immer sichtbar. Änderungen werden sofort gespeichert.

Urlaubsstunden anzeigen lassen

Mit Aktivieren der Urlaubsstundenanzeige werden die Stundengutschriften von Urlaubstagen in der Urlaubsplanung der Mitarbeiter angezeigt.

Halbe Urlaubstage

In der Kachel Halbe Urlaubstage (Reiter Abwesenheiten) aktivierst du die Möglichkeit, Urlaubseinträge mit halben Tagen anzulegen – zum Beispiel für Heiligabend und Silvester.

Die Funktion ist bewusst nicht standardmäßig aktiv: Der gesetzliche Urlaubsanspruch bezieht sich immer auf ganze Tage, und die Verwendung halber Urlaubstage kann zu einem erhöhten Urlaubsanspruch führen. Vor der Verwendung dieser Funktion wird eine Rechtsberatung empfohlen. Bestätige deshalb zuerst den Hinweis über den Schalter und klicke anschließend auf Halbe Urlaubstage jetzt aktivieren. Du kannst die Funktion danach nicht selbst wieder deaktivieren – das Aktivierungsdatum wird danach dauerhaft in der Kachel angezeigt. Aktiviere sie deshalb nicht nur vorübergehend, auch nicht für einen einzelnen halben Urlaubstag.

Wurde die Funktion versehentlich aktiviert, kann der Support die Einstellung einmalig zurücksetzen, sobald keine halben Urlaubstage mehr hinterlegt sind. Passe bestehende Einträge mit halben Tagen vorher entsprechend an und melde dich anschließend beim Support. Ein Zurücksetzen unter Beibehaltung halber Urlaubstage ist nicht möglich, und ein weiteres Zurücksetzen nach einer erneuten Aktivierung ebenfalls nicht. Bestehende Sonderfeiertagsregelungen für den 24.12. und den 31.12. müssen wegen der Aktivierung nicht geändert werden.

Vertretereinstellungen

Ändere die Optionen direkt über die Schalter. Ist Alle hinterlegten Vertreter vorauswählen aktiviert, werden beim Anlegen eines Urlaubs- oder Freizeitausgleichseintrags die in der Personalakte hinterlegten Vertreter vorausgewählt. Mit E-Mail Benachrichtigung vorauswählen wird außerdem die Option Ausgewählte Vertreter per E-Mail informieren im neuen Eintrag aktiviert. Änderungen an diesen Einstellungen werden sofort gespeichert.

Standortübergreifende Vertretung

Die Kachel Standortübergreifende Vertretung findest du unter Einstellungen → Berechtigungen. Wenn die Verbindung mit anderen Standorten aktiviert ist, können deren Mitarbeiter in der Personalakte als Vertreter hinterlegt und bei Abwesenheiten ausgewählt werden. Voraussetzung ist die Berechtigungsstufe Inhaber bei beiden Standorten. Die Aktivierung muss aus beiden Standorten in den Einstellungen bestätigt werden.

Bei einer Trennung der beiden Standorte wird die Funktion deaktiviert und alle hinterlegten Vertreter aus dem jeweils anderen Standort aus den Personalakten entfernt. Bei Abwesenheitseinträgen, in denen bereits Vertreter aus dem anderen Standort hinterlegt wurden, wird der Name nicht mehr angezeigt.

Support

Öffne Support über den Link unten in der linken Menüleiste. Aktivierst du dort den Support-Zugriff, kann der TimeMonkey-Support deine Daten einsehen. Klicke auf den Button Support-Zugriff inaktiv, um dem TimeMonkey-Support Zugriff auf deine Daten zu geben. Der Button zeigt dann Support-Zugriff aktiv. Klicke erneut darauf, um den Zugriff wieder zu deaktivieren:

Über Support-Anfrage erstellen kannst du dein Anliegen beschreiben. Dabei kannst du auch Dateianhänge (z.B. Screenshots, bis zu 10 MB) anfügen.