Aufgaben
Behalte den Überblick über alle Aufgaben und weise einzelne Aufgaben Mitarbeitern zu. Alle Aufgaben werden automatisch mit QM Monkey synchronisiert. Mitarbeiter bekommen ihre Aufgaben beim Ein- und Ausstempeln auf der Stempeluhr sowie über ihren persönlichen Mitarbeiterzugang zum Abhaken angezeigt. Aufgaben werden zudem auf Standortzugängen angezeigt und können dort abgehakt werden.
Wähle Aufgaben in der Menüleiste aus.
Aufgabe anlegen oder bearbeiten
Klicke auf den Button Neue Aufgabe, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Öffne das Drei-Punkte-Menü in der Zeile einer Aufgabe und wähle Bearbeiten, um diese Aufgabe anzupassen.
Gebe für Start und Ende den Zeitraum an, indem die Aufgabe gelöst werden soll.
Gebe in dem Feld Aufgabe eine Aufgabenbezeichnung ein.
Falls erforderlich kannst du eine Beschreibung hinzufügen.
Wähle alle Mitarbeiter aus, die die Aufgabe erledigen können. Klicke hierfür auf den Mitarbeiternamen in der linken Spalte, um den Mitarbeiter auszuwählen. Klicke auf das Tonnen-Icon, um die Auswahl eines Mitarbeiters zu deaktivieren. Über das Suchfeld oberhalb der Mitarbeiterliste kannst du die Liste schnell nach einem Namen durchsuchen. Wurden mehrere Mitarbeiter ausgewählt, wird eine Aufgabe für alle als erledigt markiert, sobald eine der Personen die Aufgabe als erledigt markiert.
Sollen die ausgewählten Mitarbeiter per E-Mail über die neue Aufgabe benachrichtigt werden, aktiviere die Option Ausgewählte Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigen. Die ausgewählten Mitarbeiter erhalten dann eine Benachrichtigung auf ihre berufliche E-Mail-Adresse, sofern diese in der Personalakte hinterlegt wurde.
Auf der rechten Seite werden die Mitarbeiteraktivitäten im ausgewählten Zeitfenster nach Kalenderwochen angezeigt.
Wiederholungsplan einstellen
Handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe, kannst du einen Wiederholungsplan einrichten. TimeMonkey erzeugt dann neue Aufgaben entsprechend der Angaben aus dem Plan.
Wiederholungsfrequenz
Lege fest, ob sich die Wiederholungen auf Tage, Wochen, Monate oder Jahre beziehen.
Darunter kannst du die Einstellung weiter konkretisieren. Bei Tagen kannst du hier angeben, ob die Aufgabe jeden Tag, jeden zweiten, dritten oder nur jeden x. Tag neu erstellt werden soll.
Bei Wochen, Monaten und Jahren kannst du ebenfalls angeben, ob die Aufgabe jede, oder nur jede zweite, dritte, usw. Woche bzw. Monat oder Jahr die Aufgabe erstellt werden soll. Des Weiteren kannst du hier noch weitere Angaben zur Wiederholung festlegen, zum Beispiel an welchem Wochentag die Aufgabe erstellt werden soll.
Wiederholung endet
Lege optional ein Ende für den Wiederholungsplan fest.
Aufgabenübersicht
In der Aufgabenübersicht werden alle Aufgaben entsprechend der Filteroptionen angezeigt.
Aufgaben, die durch einen Wiederholungsplan erstellt wurden, werden mit einem Wiederholungs-Icon angezeigt (ein Kreis aus zwei Pfeilen)
Aufgaben, die in der ausgewählten Kalenderwoche noch durch einen Wiederholungsplan erstellt werden, werden mit einem Wiederholungs-Icon und ausgegraut angezeigt
Klicke auf eine Aufgabe in der Aufgabenübersicht, um dir die Aufgabendetails mit allen eingeplanten Mitarbeitern sowie der Beschreibung zur Aufgabe anzeigen zu lassen:
Aufgaben filtern
Aufgaben können nach zugewiesenen Mitarbeitern, Status (Alle / Offene / Erledigte Aufgaben) und Kalenderjahr bzw. Kalenderwoche gefiltert werden. Standardmäßig werden auch nicht erledigte Aufgaben vorheriger Zeiträume angezeigt. Deaktiviere die Option Überfällige Aufgaben anzeigen um nur Aufgaben des entsprechenden Zeitraums angezeigt zu bekommen.
Wiederholungspläne zur automatischen Aufgabenerstellung
Klicke auf den Button Wiederholungspläne oben rechts, um eine Übersicht aller Wiederholungspläne zu erhalten oder einzelne Pläne für die Zukunft anzupassen.
Hier erhältst du eine Übersicht über alle Wiederholungspläne. In der Spalte Status kannst du sehen, ob der jeweilige Plan aktiv ist. Zudem siehst du Start und ggf. Ende des Plans, Angaben zur Wiederholungsfrequenz und zu den ausgewählten Mitarbeitern.
Klicke auf das Stift-Icon in der Zeile eines Wiederholungsplans, um diesen zu deaktivieren oder für die Zukunft anzupassen.
Wiederholungspläne filtern
Wähle einen bestimmten Mitarbeiter im Mitarbeiter-Dropdown aus, um dir nur Wiederholungspläne anzeigen zu lassen, bei denen der Mitarbeiter ausgewählt ist.
Standardmäßig werden alle Wiederholungspläne angezeigt. Klicke auf das zweite Dropdown-Menü um die Pläne nach allen Plänen, aktiven Plänen oder inaktiven Plänen zu filtern.