Aufgaben

Behalte den Überblick über alle Aufgaben und weise einzelne Aufgaben Mitarbeitenden zu. Alle Aufgaben werden automatisch mit QM Monkey synchronisiert. Mitarbeitende bekommen ihre Aufgaben beim Ein- und Ausstempeln auf der Stempeluhr sowie über ihren persönlichen Mitarbeiterzugang zum Abhaken angezeigt. Aufgaben werden zudem auf Standortzugängen angezeigt und können dort abgehakt werden.

Wähle Aufgaben in der Menüleiste aus.

Aufgabe anlegen oder bearbeiten

Klicke auf den Button Neue Aufgabe oder auf den Plus-Button rechts in der Zeile, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Klicke auf das Bleistift-Icon in der Zeile einer Aufgabe, um diese Aufgabe zu bearbeiten.

Gebe für Start und Ende den Zeitraum an, indem die Aufgabe gelöst werden soll.

Gebe in dem Feld Aufgabe eine Aufgabenbezeichnung ein.

Falls erforderlich kannst du eine Beschreibung hinzufügen.

Wähle alle Mitarbeitenden aus, die die Aufgabe erledigen können. Klicke hierfür auf den Mitarbeiternamen in der linken Spalte, um den Mitarbeitenden auszuwählen. Klicke auf das Tonnen-Icon, um die Auswahl eines Mitarbeiters zu deaktivieren. Wurden mehrere Mitarbeitende ausgewählt so wird eine Aufgabe für alle als erledigt markiert, sobald eine der Personen die Aufgabe als erledigt markiert.

Sollen die ausgewählten Mitarbeitenden per E-Mail über die neue Aufgabe benachrichtigt werden, aktiviere die Option Ausgewählte Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigen. Die ausgewählten Mitarbeitenden erhalten dann eine Benachrichtigung auf ihre berufliche E-Mail-Adresse, sofern diese in der Personalakte hinterlegt wurde.

Auf der rechten Seite werden die Mitarbeiteraktivitäten im ausgewählten Zeitfenster nach Kalenderwochen angezeigt. Bei der Anzeige der Mitarbeitenden können Sie die gelb-hinterlegten Eigenschaften als Filter verwenden, sofern Eigenschaften für Mitarbeitende hinterlegt wurden.

Wiederholungsplan einstellen

Handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe, kannst du einen Wiederholungsplan einrichten. TimeMonkey erzeugt dann neue Aufgaben entsprechend der Angaben aus dem Plan.

Wiederholungsfrequenz

Lege fest, ob sich die Wiederholungen auf Tage, Wochen, Monate oder Jahre beziehen.

Darunter kannst du die Einstellung weiter konkretisieren. Bei Tagen kannst du hier angeben, ob die Aufgabe jeden Tag, jeden zweiten, dritten oder nur jeden x. Tag neu erstellt werden soll.

Bei Wochen, Monaten und Jahren kannst du ebenfalls angeben, ob die Aufgabe jede, oder nur jede zweite, dritte, usw. Woche bzw. Monat oder Jahr die Aufgabe erstellt werden soll. Des Weiteren kannst du hier noch weitere Angaben zur Wiederholung festlegen, zum Beispiel an welchem Wochentag die Aufgabe erstellt werden soll.

Wiederholung endet

Lege optional ein Ende für den Wiederholungsplan fest.

Aufgabenübersicht

In der Aufgabenübersicht werden alle Aufgaben entsprechend der Filteroptionen angezeigt.

Aufgaben, die durch einen Wiederholungsplan erstellt wurden, werden mit einem Wiederholungs-Icon angezeigt (ein Kreis aus zwei Pfeilen)

Aufgaben, die in der ausgewählten Kalenderwoche noch durch einen Wiederholungsplan erstellt werden, werden mit einem Wiederholungs-Icon und ausgegraut angezeigt

Klicke auf eine Aufgabe in der Aufgabenübersicht, um dir die Aufgabendetails mit allen eingeplanten Mitarbeitenden sowie die Beschreibung zur Aufgabe anzeigen zu lassen:

Aufgaben filtern

Aufgaben können nach zugewiesenen Mitarbeitern, Status (Alle / Offene / Erledigte Aufgaben) und Kalenderjahr bzw. Kalenderwoche gefiltert werden. Standardmäßig werden auch nicht erledigte Aufgaben vorheriger Zeiträume angezeigt. Deaktiviere die Option Überfällige Aufgaben anzeigen um nur Aufgaben des entsprechenden Zeitraums angezeigt zu bekommen.

Wiederholungspläne zur automatischen Aufgabenerstellung

Klicke auf den Button Wiederholungspläne oben rechts, um eine Übersicht aller Wiederholungspläne zu erhalten oder einzelne Pläne für die Zukunft anzupassen.

Hier erhältst du eine Übersicht über alle Wiederholungspläne. In der Spalte Status kannst du sehen, ob der jeweilige Plan aktiv ist. Zudem siehst du Start und ggf. Ende des Plans, Angaben zur Wiederholungsfrequenz und zu den ausgewählten Mitarbeitern.

Klicke auf das Stift-Icon in der Zeile eines Wiederholungsplans, um diesen zu deaktivieren oder für die Zukunft anzupassen.

Wiederholungspläne filtern

Wähle einen bestimmten Mitarbeiter im Mitarbeiter-Dropdown aus, um dir nur Wiederholungspläne anzeigen zu lassen, bei denen der Mitarbeiter ausgewählt ist.

Standardmäßig werden alle Wiederholungspläne angezeigt. Klicke auf das zweite Dropdown-Menü um die Pläne nach allen Plänen, aktiven Plänen oder inaktiven Plänen zu filtern.