Mitarbeitende
Wählen Sie in der Menüleiste den Punkt Mitarbeitende. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bereits in einer MonkeyMed App, z.B. in MediFlow angelegt haben, sehen Sie bereits die Mitarbeiterkacheln. Lesen Sie in diesem Fall im Abschnitt Mitarbeiter bearbeiten wie Sie Mitarbeitereinstellungen vervollständigen. Wenn Sie noch keine Mitarbeiter sehen, lesen Sie bitte in dem Abschnitt Neue Mitarbeiter anlegen weiter.
Neue Mitarbeiter anlegen
Klicken Sie auf den Button Mitarbeiter hinzufügen.
Es öffnet sich eine Ansicht, in der Sie die Mitarbeiterinformationen eingeben können:
Bei allen Feldern mit einem roten Sternchen handelt es sich um Pflichtangaben. Beim Anlegen eines Mitarbeiters werden nur die Informationen aus dem Kurzprofil des Mitarbeitenden abgefragt. Nach dem Anlegen des Mitarbeitenden können Sie zudem weitere Informationen in den Rubriken Persönliche Angaben, Berufliche Angaben und Einstellungen hinterlegen. Lesen Sie hierzu im Abschnitt Mitarbeiter bearbeiten weiter.
Einen irrtümlich oder doppelt angelegten Mitarbeitenden können Sie innerhalb von 2 Stunden nach dem Anlegen dauerhaft löschen, sofern noch keien Zeitstempel für diesen Mitarbeitenden erfasst wurden. In jedem anderen Fall wird der Mitarbeitende nur noch auf inaktiv gesetzt.
Personendaten
Füllen Sie nun die Felder Vorname und Nachname aus.
Tragen Sie das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Das Geburtsdatum ist relevant für eine korrekte Berechnung der Arbeitszeit.
Arbeitszeiten
Legen Sie hier die Sollstunden-Berechnung fest. Die Auswertungen werden immer Monats- und Jahresweise erstellt, bei der Berechnungsweise können Sie zwischen wöchentlichen und monatlichen Arbeitsstunden entscheiden.
In der Regel werden wöchentliche Arbeitszeiten vereinbart.
Wöchentliche Arbeitsstunden (Standard)
Teilen Sie die wöchentliche Arbeitszeit auf die Wochentage auf. Sofern vertraglich keine Wochentage vereinbart wurden, treffen Sie eine Abschätzung, mit welcher Arbeitszeitverteilung in den häufigsten Fällen zu rechnen ist. Verwenden Sie die vertraglich vereinbarte Zeit auch wenn es Abweichungen in der Schichtplanung gibt. (Prüfen Sie bei starken Abweichungen die Notwendigkeit von Vertragsanpassungen.)
Für die Sollstundenberechnung in der Monatsauswertung werden je Monat die einzelnen Werte der Wochentage addiert. Dabei wird die tatsächliche Anzahl Wochentage des jeweiligen Monats verwendet. Zwischen den Monaten kann es daher zu einer unterschiedlichen Anzahl Sollstunden kommen, die sich über ein Jahr jedoch ausgleichen.
Beispiel:
- 40 Arbeitsstunden pro Woche
- Arbeitswochenstunden Mo-Fr: je 8 Stunden
- Vertragliche Sollstunden im Februar: 160 Stunden = (8*20)
- Vertragliche Sollstunden im März: 184 Stunden = (8*23)
Monatliche Arbeitsstunden (z.B. bei Minijob)
In einigen Fällen werden keine wöchentlichen Arbeitszeiten, sondern bspw. Arbeitszeitkontingente mit Mitarbeitenden vereinbart. Wählen Sie monatliche Arbeitsstunden aus, um feste monatliche Sollstunden zu hinterlegen. Geben Sie diese monatlichen Sollstunden ein und wählen Sie die Arbeitstage aus, an denen in der Regel gearbeitet werden soll.
Für die Monatsauswertung werden je Monat die hinterlegten Monatlichen Arbeitsstunden als Sollstunden verwendet. Für die tagesaktuelle Berechnung des Arbeistzeitkontos werden diese Sollstunden auf die hinterlegten Wochentage des Monats aufgeteilt. Hierdurch ergeben sich zwischen verschiedenen Monaten unterschiedliche Sollstunden je Wochentag.
Beispiel:
- 160 Arbeitsstunden pro Monat
- Arbeitswochentage Mo-Fr
- Sollstunden pro Arbeitstag im Februar 2023: 8 Stunden = (160/20)
- Sollstunden pro Arbeitstag im März 2023: 7 Stunden = (160/23)
Neben den Sollstunden je Monat (Vertragliche Arbeitsstunden) werden aus den angegebenen Arbeitszeiten auch die Stundengutschriften für Urlaube, Feiertage und weitere Abwesenheiten berechnet. Dabei wird bei jeder Abwesenheit geprüft, ob für den entsprechenden Abwesenheitstag Sollstunden (entsprechend der obrigen Berechnungsmethode) vorliegen. Diese Werte können Sie individuell je Mitarbeitenden auch im Nachhinein noch anpassen.
In dem Feld Arbeitszeit-Pauschale können positive oder negative Werte in Minuten eingeben werden. Positive Werte werden dem Mitarbeiter zusätzlich zu der gestempelten Zeit gutgeschrieben. Dies kann beispielsweise für eine pauschale Gutschrift für Umziehzeiten genutzt werden, wenn das Umziehen von Arbeits- und Alltagskleidung in der Freizeit erfolgt. Negative Werte werden dem Mitarbeiter von der Arbeitszeit abgezogen. Dies kann beispielsweise für einen pauschalen Abzug für Raucherpausen genutzt werden.
Geben Sie in dem Feld Zeiterfassung startet ab das Datum an, an dem die Arbeitszeitauswertung mit Berechnung der Überstunden/Minusstunden beginnen soll. Sie können den Testlauf auch schon vorher starten und bereits Zeiten stempeln und hinterlegen, das Arbeitszeitkonto beginnt jedoch erst zu diesem Datum mit der Berechnung er Über- und Minusstunden.
Geben Sie in dem Feld Jährlicher Urlaubsanspruch in Tagen die vertraglich vereinbarten Urlaubstage für ein ganzes Kalenderjahr an. Die hier angegebenen Urlaubstage werden ab dem nächsten Kalenderjahr gültig.
Geben Sie in dem Feld Verbleibender Jahresurlaub die Urlaubstage für das aktuelle Jahr an, die dem Mitarbeiter vom Startdatum der Zeiterfassung (siehe Feld Zeiterfassung startet ab) bis zum Ende des aktuellen Kalenderjahres zur Verfügung stehen.
Berufliche E-Mail-Adresse
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an, wenn Sie planen dem Mitarbeitenden aus TimeMonkey Arbeitszeitauswertungen per E-Mail zu schicken, ihn zum Self-Service Mitarbeiterzugang einzuladen oder ihn/sie als Vertreter:In bei anderen Mitarbeitenden zu hinterlegen. Verwenden Sie hierzu entweder die berufliche E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden oder eine E-Mail-Adresse in Absprache mit dem Mitarbeitenden.
Eigenschaften
Geben Sie Mitarbeiter-Eigenschaften an, wie beispielsweise Arzt, Springer, Anmeldung, etc. Tragen Sie hierfür die Begriffe einzeln in das Feld ein und klicken Sie auf den Plus-Button. Geben Sie anschließend den nächsten Begriff ein. Nach diesen Eigenschaften können Sie später filtern, z.B. im Kalender oder in der Schichtplanung.
Vertreter:Innen
Wählen Sie Mitarbeitende aus, die als Vertreter:Innen für diesem Mitarbeitenden in Frage kommen. Diese Mitarbeitenden können dann bei der Erstellung von Urlaubseinträgen per E-Mail informiert werden. Klicken Sie hierzu in der Liste der Mitarbeitenden auf den Namen des Mitarbeitenden, den Sie als Vertreter hinzufügen wollen. Über die Suche können Sie die Liste der Mitarbeitenden reduzieren.
Scrollen Sie nach unten und geben Sie einen Pin-Code für den Mitarbeitenden frei.
Pin-Code für TimeMonkey iOS-App
Sofern Sie sich für die Zeiterfassung mit Pin entschieden haben, lassen Sie in dem Feld Pin eine 5-stellige bis 10-stellige Pin durch ihren Mitarbeiter vergeben. Diese Pin wird verwendet, um die Identität des Miatrbeitenden bem Stempeln über das iPhone mit der TimeMonkey iOS-App zuzuordnen. Die Pin sollte daher vertraulich behandelt werden. Eine Pin kann pro Standort nur einmal vergeben werden.
Die gleiche Pin kann auch in MediFlow z.B. für die Freigabe von Sterilisationsvorgängen verwendet werden. Ändern Sie die Pin im TimeMonkey, wird sie automatisch auch im MediFlow angepasst und anders herum. Dies gilt auch für alle anderen Mitarbeiterinformationen, die für beide Softwares relevant sind.
Speichern
Bestätigen Sie Ihre Angaben durch Klicken auf den Button Änderungen speichern oben links. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte bis Sie alle Mitarbeiter erfasst haben.
Mitarbeiter bearbeiten / Digitale Personalakte
Wählen Sie nacheinander alle Mitarbeiter aus. Klicken Sie hierzu auf den Personen-Button in der oberen rechten Ecke der Mitarbeiterkachel in der Kachelansicht oder rechts in der Mitarbeiterzeile in der Listenansicht.
Kachelansicht
Listenansicht
Kurzprofil
Im Kurzprofil finden Sie die wichtigsten Kacheln aus den anderen Bereichen. Um Angaben zu ändern, klicken Sie auf das Bleistift-Icon oben rechts in der Kachel. Ändern Sie die Angaben und bestätigen Sie die Änderung, indem Sie auf das Speichern-Icon mit dem Pfeil nach unten oben rechts in der Kachel klicken.
Arbeitszeiten bearbeiten
Bei den Arbeitszeiten handelt es sich um zeitraumbezogene Datensätze. Das bedeutet, dass unterschiedliche Werte für unterschiedliche Zeiträume gültig sein können. Beim ändern dieser Datensätze erfolgt daher immer auch eine Abfrage, ab wann der neue Datensatz gültig wird. Datensätze können auch rückwirkend geändert werden, indem ein als Gültiggeitsdatum ein Datum aus der Vergangenheit verwendet wird. Zum bestätigen des geänderten Datensatzes klicken Sie oben Rechts auf das Speichern-Icon mit dem Pfeil nach unten.
Eine Übersicht der regulären wöchentlichen Arbeitsstunden, Arbeitszeit-Pauschale und Urlaubsanspruch können Sie in der Historie einsehen. Hierüber lassen sich auch Vertragsänderungen abbilden.
Es wird ein neuer Eintrag in der Historie erstellt. Wollen Sie Werte löschen, klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon mit dem Bleistift oben rechts ind er Historienkachel. Klicken Sie auf das Löschen-Icon mit der Tonne rechts in der Zeile des Wertes, den Sie löschen möchten. Der Wert wird sofort gelöscht. Den bearbeitungsmodus der Historienkachel können Sie verlassen indem Sie auf das Häkchen-Icon oben rechts in der Kachel klicken.
Der erste gültige Eintrag der Arbeitszeit bestimmt den Startzeitpunkt der Zeiterfassung. Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt starten, entfernen Sie den bisherien Wert aus der Historie und tragen Sie die Werte mit dem neuen Gültigkeitsdatum in der Kachel Arbeitszeiten ein.
Stempeln von unterwegs über den Self-Service Mitarbeiterzugang
Sie können Mitarbeitenden erlauben von unterwegs bzw. zuhause zu stempeln. Voraussetzung ist, dass der/die Mitarbeitende einen Self-Service Mitarbeiterzugang hat und zusätzlich die Funktion Self-Service stempeln aktiviert ist. Einen Mitarbeiterzugang können Sie in dem Bereich Einstellungen aktivieren. In der Kachel Stempeloptionen können Sie das Self-Service stempeln aktivieren. Anschließend kann der Mitarbeitende sich mit im Self-Service einloggen und kann dann von überall stempeln. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Eine detailierte Anleitung finden Sie in dem Kapitel Mobil stempeln sowie im Abschnitt Self-Service Mitarbeiterzugang.
Persönliche Angaben
Personendaten
Die Personendaten Vorname, Nachname und Geburtsdatum sind die gleichen, wie im Kurzprofil.
Persönliche Kontaktinformationen
Hinterlegen Sie die privaten Kontaktinformationen wie privater Telefonnumer, privater E-Mail-Adresse und Adresse (Postanschrift).
Notfallkontakt
Geben Sie einen Notfallkontakt des Mitarbeitenden an mit Vor-, Nachnamen und Telefonnummer.
Berufliche Angaben
Arbeitsverhältnis
Hinterlegen Sie das Eintrittsdatum und ggf. später das Austrittsdatum des Mitarbeitenden.
Arbeitszeiten, Historie, Berufliche E-Mail-Adresse, Eigenschaften, Vertreter:Innen
Siehe Kurzprofil.
Anmerkung
Hier haben Sie die möglichkeit Anmerkungen zu hinterlegen.
Dokumente
Laden Sie wichtige Mitarbeiter-Dokumente in der Personalakte hoch.
Dokument hinzufügen
Fügen Sie neue Dokumente hinzu, indem Sie auf das Plus-Icon rechts in der Tabelle klicken. Wählen Sie das Dokument mit Klick auf das gelbe Dokumenten-Icon aus und wählen Sie die Datei aus, die Sie speichern möchten. Geben Sie eine Bezeichnung für das Dokument ein, z.B. Arbeitsvertrag und hinterlegen Sie bei Bedarf eine Notiz. Speichern Sie das Dokument mit Klick auf das Speichern-Icon.
Dokument herunterladen
Das Dokument können Sie anschließend herunterladen, indem Sie auf das grüne Dokumenten-Icon klicken. Der Dateiname des heruntergeladenen Dokuments setzt sich aus der Bezeichnung und dem Mitarbeiternamen zusammen.
Dokumentenbezeichung oder Notiz ändern / Dokument löschen
Klicken Sie auf das Bleistift-Icon um den Dokumentennamen zu ändern oder eine Notiz hinzuzufügen. Klicken Sie auf das Tonnen-Icon, um das Dokument zu löschen.
Einstellungen
Self-Service Zugang
Aktivieren Sie hier den Self-Service Mitarbeiterzugang. Ergänzen Sie ggf. vorab die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden, auf die der Zugang eingerichtet wird. Klicken Sie auf das Bearbeitungs-Icon mit dem Bleistift oben rechts in der Kachel.
Klicken Sie auf den Button Jetzt einladen.
Nach der Einrichtung des Zugang sehen Sie die E-Mail-Adresse, auf die der Mitarbeiterzugang eingerichtet wurde sowie die Berechtigungsstufe. Sie können dem Mitarbeitenden Admin-Rechte geben, indem Sie auf das Admin-Icon mit dem Personensymbol und Pfeil nach oben klicken. Sie können den Zugang deaktivieren, indem Sie auf das Löschen-Icon mit der Tonne klicken.
Verlassen Sie den Bearbeitungsmodus, indem Sie auf das Häkchen-Icon oben rechts in der Kachel klicken.
Berufliche E-Mail-Adresse, Stempeloptionen
Siehe Kurzprofil.
Mitarbeiter löschen oder archivieren / deaktivieren
Mitarbeiter/Personalakten können innerhalb der ersten 2 Stunden nach dem Anlegen vollständig gelöscht werden. Klicken Sie hierzu auf das Tonnen-Icon. Anschließend können Mitarbeiter/Personalakten nur noch archiviert/deaktiviert werden, klicken Sie hierzu auf das Archiv-Icon. Archivierte/deaktivierte Mitarbeitende können in der Schichtplanung nicht neu eingeplant werden und werden in der Auswertung nicht mehr angezeigt. Archivierte/deaktivierte Personalakten können aber jederzeit wieder reaktiviert werden, sodass auf Auswertungen und Unterlagen dann wieder zugegriffen werden kann.
Self-Service Mitarbeiterzugang
Der Login erfolgt für alle TimeMonkey Nutzer über die gleiche Webapp. Beim Login wird erkannt, ob es sich um einen Mitarbeiter, einen Administrator oder einen Eigentümer handelt.
Der Self-Service Login und das mobile Stempeln funktionieren ausschließlich über die Webapp. Das mobile Stempeln funktioniert demenstprechend auf allen aktuellen Smartphones (Android, iOS, etc.) sowie anderen Endgeräten mit aktuellem Browser.
In der Mitarbeiterübersicht können Sie Mitarbeiter zum Self-Service Mitarbeiterzugang einladen. Klicken Sie hierfür auf Jetzt einladen. Voraussetzung ist die hinterlegte Mitarbeiter-Mailadresse. Ist keine Mailadresse hinterlegt, können Sie den Mitarbeiter bearbeiten und die Mailadresse hinzufügen.
Mit der Einladung zum Self-Service erhält der Mitarbeiter eine Mail mit der Aufforderung ein Passwort zu vergeben. Nachdem der Mitarbeiter ein persönliches Passwort festgelegt hat, kann er sich mit seiner Mailadresse in der TimeMonkey Webapp einloggen. Alternativ kann der Mitarbeiter beim Anmeldevorgang in der Webapp auf Passwort vergessen klicken, um ein neues Passwort festzulegen.
Der Mitarbeiter kann im Self-Service seine persönlichen Plan- und Ist-Arbeitszeiten einsehen. Außerdem kann er für ihn angelegte Einträge in Abwesenheiten sehen, jedoch nicht bearbeiten. Bei Krankentagen kann er seine AU-Bescheinigung selbst hochladen. In Einstellungen kann er das Passwort von seinem Mitarbeiterzugang ändern.
Wird der Mitarbeiter zum Self-Service eingeladen, kann er in seinem Mitarbeiterzugang nicht automatisch stempeln. Die Option Self-Service stempeln muss zusätzlich aktiviert werden. Ist die Option Self-Service stempeln aktiviert, erscheint im Dashboard vom Mitarbeiterzugang der zusätzliche Button Jetzt stempeln.
Mitarbeitende Ansichten und Suche
Sie haben die Möglichkeit zwischen der Kachelansicht und der Listenansicht zu wechseln.
Bei beiden Ansichten können Sie außerdem das Suchfeld oder den Eigenschaften-Filzer nutzen, um die Anzeige einzugrenzen.