Mitarbeiter
Im Bereich Mitarbeiter verwaltest du dein gesamtes Team: von Personalien über Arbeitszeit- und Urlaubskonten bis hin zu individuellen Stempeloptionen. Um zur Übersicht zu gelangen, wähle in der Menüleiste den Punkt Mitarbeiter.
Wenn du dein Team bereits in einer anderen MonkeyMed App (z. B. in QM Monkey) angelegt hast, werden dir die entsprechenden Mitarbeiterkacheln hier bereits angezeigt.
- Noch keine Mitarbeiter vorhanden? Lies im Abschnitt Neue Mitarbeiter anlegen weiter, um dein Team aufzubauen.
- Mitarbeiter werden bereits angezeigt? Prima! Im Abschnitt Mitarbeiter bearbeiten erfährst du, wie du noch fehlende TimeMonkey-Einstellungen (wie z. B. Arbeitszeiten und Urlaub) ergänzt.
Neue Mitarbeiter anlegen
Klicke auf den Button Mitarbeiter hinzufügen.
Es öffnet sich eine Ansicht, in der du die Mitarbeiterinformationen eingeben kannst:
Bei allen Feldern mit einem roten Sternchen handelt es sich um Pflichtangaben. Beim Anlegen eines Mitarbeiters werden nur die Informationen aus dem Kurzprofil des Mitarbeiters abgefragt. Nach dem Anlegen des Mitarbeiters kannst du zudem weitere Informationen in den Rubriken Persönliche Angaben, Berufliche Angaben und Einstellungen hinterlegen. Lies hierzu im Abschnitt Mitarbeiter bearbeiten weiter.
Einen irrtümlich oder doppelt angelegten Mitarbeiter kannst du innerhalb von 2 Stunden nach dem Anlegen dauerhaft löschen, sofern für diesen Mitarbeiter noch kein Zeitstempel erfasst wurde. In allen anderen Fällen kann der Mitarbeiter nur noch archiviert werden.
Personendaten
Fülle nun die Felder Vorname und Nachname aus.
Trage das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Das Geburtsdatum ist relevant für eine korrekte Berechnung der Arbeitszeit.
Arbeitszeit- und Urlaubskonto
Lege hier die Sollstundenberechnung fest. Die Auswertungen werden immer Monats- und Jahresweise erstellt, bei der Berechnungsweise kannst du dich zwischen wöchentlichen und monatlichen vertraglichen Arbeitsstunden entscheiden.
In der Regel werden wöchentliche Arbeitszeiten vereinbart.
Wöchentliche Arbeitsstunden (Standard)
Teile die wöchentliche Arbeitszeit auf die Wochentage auf. Sofern vertraglich keine Wochentage vereinbart wurden, treffe eine Abschätzung, mit welcher Arbeitszeitverteilung in den häufigsten Fällen zu rechnen ist. Verwende die vertraglich vereinbarte Zeit auch, wenn es Abweichungen in der Schichtplanung gibt. (Prüfe bei starken Abweichungen die Notwendigkeit einer Vertragsanpassung.)
Für die Sollstundenberechnung in der Monatsauswertung werden je Monat die einzelnen Werte der Wochentage addiert. Dabei wird die tatsächliche Anzahl Wochentage des jeweiligen Monats verwendet. Zwischen den Monaten kann es daher zu einer unterschiedlichen Anzahl Sollstunden kommen, die sich über ein Jahr jedoch ausgleichen.
Beispiel:
- 40 Arbeitsstunden pro Woche
- Arbeitswochenstunden Mo-Fr: je 8 Stunden
- Vertragliche Sollstunden im Februar: 160 Stunden = (8*20)
- Vertragliche Sollstunden im März: 184 Stunden = (8*23)
Monatliche Arbeitsstunden (z.B. bei Minijob)
In einigen Fällen werden keine wöchentlichen Arbeitszeiten, sondern z.B. Arbeitszeitkontingente mit Mitarbeitern vereinbart. Wähle hierzu monatliche Arbeitsstunden aus, um feste monatliche Sollstunden zu hinterlegen. Gib diese monatlichen Sollstunden ein und wähle die Arbeitstage aus, an denen in der Regel gearbeitet werden soll.
Für die Monatsauswertung werden je Monat die hinterlegten monatlichen Arbeitsstunden als Sollstunden verwendet. Für die tagesaktuelle Berechnung des Arbeitszeitkontos werden diese Sollstunden auf die hinterlegten Wochentage des Monats aufgeteilt. Hierdurch ergeben sich zwischen verschiedenen Monaten unterschiedliche Sollstunden je Wochentag.
Beispiel:
- 160 Arbeitsstunden pro Monat
- Arbeitswochentage Mo-Fr
- Sollstunden pro Arbeitstag im Februar 2023: 8 Stunden = (160/20)
- Sollstunden pro Arbeitstag im März 2023: 7 Stunden = (160/23)
Neben den Sollstunden je Monat (Vertragliche Arbeitsstunden) werden aus den angegebenen Arbeitszeiten auch die Stundengutschriften für Urlaube, Feiertage und weitere Abwesenheiten berechnet. Dabei wird bei jeder Abwesenheit geprüft, ob für den entsprechenden Abwesenheitstag Sollstunden nach der obigen Berechnungsmethode vorliegen. Diese Werte kannst du individuell je Mitarbeiter auch im Nachhinein noch anpassen.
Im Feld Arbeitszeitpauschale kannst du positive oder negative Werte in Minuten eingeben. Positive Werte werden dem Mitarbeiter zusätzlich zu der gestempelten Zeit gutgeschrieben. Dies kann beispielsweise für eine pauschale Gutschrift für Umziehzeiten genutzt werden, wenn das Umziehen von Arbeits- und Alltagskleidung in der Freizeit erfolgt. Negative Werte werden dem Mitarbeiter von der Arbeitszeit abgezogen. Dies kann beispielsweise für einen pauschalen Abzug für Raucherpausen genutzt werden.
Gib im Feld Zeiterfassung startet ab das Datum an, an dem die Arbeitszeitauswertung mit Berechnung der Überstunden und Minusstunden beginnen soll. Du kannst den Testlauf auch schon vorher starten und bereits Zeiten stempeln und hinterlegen, das Arbeitszeitkonto beginnt jedoch erst zu diesem Datum mit der Berechnung der Über- und Minusstunden.
Gib im Feld Verbleibender Jahresurlaub die Urlaubstage für das aktuelle Jahr an, die dem Mitarbeiter vom Startdatum der Zeiterfassung bis zum Ende des aktuellen Kalenderjahres zur Verfügung stehen.
Gib im Feld Jährlicher Urlaubsanspruch in Tagen die vertraglich vereinbarten Urlaubstage für ein ganzes Kalenderjahr an. Die hier angegebenen Urlaubstage werden ab dem nächsten Kalenderjahr gültig.
Berufliche E-Mail-Adresse
Gib die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an, wenn du planst, dem Mitarbeiter aus TimeMonkey Arbeitszeitauswertungen per E-Mail zu schicken, ihn zum Mitarbeiterzugang einzuladen oder ihn als Vertreter bei anderen Mitarbeitern zu hinterlegen. Verwende hierzu entweder die berufliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters oder eine E-Mail-Adresse in Absprache mit dem Mitarbeiter.
Eigenschaften
Gib Mitarbeiter-Eigenschaften an, wie beispielsweise Arzt, Springer, Anmeldung etc. Trage hierfür die Begriffe einzeln in das Feld ein und klicke auf den Plus-Button. Gib anschließend den nächsten Begriff ein. Nach diesen Eigenschaften kannst du später filtern, z.B. im Kalender oder in der Schichtplanung.
Pin-Code für TimeMonkey iOS-App
Sofern du dich für die Zeiterfassung mit PIN entschieden hast, lege im Feld PIN eine 5‑ bis 10‑stellige PIN (nur Zahlen) fest. Diese PIN wird verwendet, um die Identität des Mitarbeiters beim Stempeln über das iPhone mit der TimeMonkey iOS-App zuzuordnen. Die PIN sollte daher vertraulich behandelt werden.
Aus Sicherheitsgründen können Mitarbeiter keine PIN selbst anlegen oder ändern. Änderungen erfolgen bei Bedarf durch eine berechtigte Person in der Webapp – dadurch wird das Risiko reduziert, dass PINs häufig geändert und an Kollegen weitergegeben werden.
Eine PIN kann pro Standort nur einmal vergeben werden.
Die gleiche PIN kann auch in QM Monkey z.B. für die Freigabe von Sterilisationsvorgängen verwendet werden. Änderst du die PIN in TimeMonkey, wird sie automatisch auch in QM Monkey angepasst und andersherum. Dies gilt auch für alle anderen Mitarbeiterinformationen, die für beide Softwareprodukte relevant sind.
Vertreter
Wähle die Mitarbeiter aus, die als Vertreter für diesen Mitarbeiter in Frage kommen. Diese Mitarbeiter können dann bei der Erstellung von Urlaubseinträgen per E-Mail informiert werden. Klicke hierzu in der Liste der Mitarbeiter auf den Namen des Mitarbeiters, der als Vertreter hinzugefügt werden soll. Über die Suche kann die Liste der Mitarbeiter reduziert werden.
Speichern
Bestätige die Angaben durch Klicken auf den Button Änderungen speichern oben links. Wiederhole die vorherigen Schritte bis alle Mitarbeiter erfasst wurden.
Mitarbeiter bearbeiten
Klicke auf den Personen-Button in der oberen rechten Ecke der Mitarbeiterkachel in der Kachelansicht oder rechts in der Mitarbeiterzeile in der Listenansicht, um die Personalakte zu öffnen.
Kachelansicht
Listenansicht
Kurzprofil
Im Kurzprofil findest du die wichtigsten Kacheln aus den anderen Bereichen. Um Angaben zu ändern, klicke auf das Bleistift-Icon oben rechts in der Kachel. Ändere die Angaben und bestätige die Änderung, indem du auf das Speichern-Icon mit dem Pfeil nach unten oben rechts in der Kachel klickst.
Arbeitszeit- und Urlaubskonto bearbeiten
Bei den Werten aus Arbeitszeit- und Urlaubskonto handelt es sich um zeitraumbezogene Datensätze. Das bedeutet, dass unterschiedliche Werte für unterschiedliche Zeiträume gültig sein können. Beim Ändern dieser Datensätze erfolgt daher immer auch eine Abfrage, ab wann der neue Datensatz gültig sein soll. Datensätze können auch rückwirkend geändert werden, indem als Gültigkeitsdatum ein Datum aus der Vergangenheit verwendet wird.
Erstelle einen neuen Datensatz, indem du auf den Button Neuen Wert eintragen klickst und dann den Typ des Datensatzes auswählst. Zum Bestätigen des geänderten Datensatzes klickst du oben rechts auf das Speichern-Icon mit dem Pfeil nach unten.
Eine Übersicht der vertraglichen wöchentlichen Arbeitsstunden, Arbeitszeitpauschale und Urlaubsanspruch kannst du weiter unten einsehen. Hierdurch lassen sich auch Vertragsänderungen abbilden.
Mit dem Speichern wird ein neuer Wert erstellt. Möchtest du Werte löschen, klicke auf das Tonnen-Icon rechts in der Zeile des Wertes, der gelöscht werden soll.
Der erste gültige Eintrag der Arbeitszeit bestimmt den Startzeitpunkt der Zeiterfassung. Möchtest du zu einem späteren Zeitpunkt starten, entferne den bisherigen Wert aus dem Verlauf und trage die Werte mit dem neuen Gültigkeitsdatum als neuen Wert für die vertragliche Arbeitszeit ein.
Mobile Zeiterfassung über den Mitarbeiterzugang
Du kannst Mitarbeitern erlauben, von unterwegs bzw. zuhause ihre Zeiten zu erfassen. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter einen Mitarbeiterzugang hat und zusätzlich die Funktion Mobile Zeiterfassung aktiviert ist. Einen Mitarbeiterzugang kannst du im Bereich Mitarbeitereinstellungen aktivieren. In der Kachel Stempeloptionen kannst du die Mobile Zeiterfassung aktivieren. Anschließend kann der Mitarbeiter sich im Mitarbeiterzugang einloggen und im Dashboard seine Zeiten stempeln. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Eine Anleitung hierzu findest du im Kapitel Mobil stempeln sowie im Abschnitt Mitarbeiterzugang.
NFC-Chips verwalten
In der Kachel Stempeloptionen siehst du außerdem direkt, ob dem Mitarbeiter bereits ein NFC-Chip zugewiesen wurde. Der Status wird als Badge Zugewiesen oder Nicht zugewiesen angezeigt.
Die eigentliche Vergabe des NFC-Chips erfolgt in der TimeMonkey iOS-App. Solange noch kein Chip hinterlegt ist, findest du in der Webapp den Link NFC-Chip zuweisen, der direkt zur Anleitung NFC-Chips anlernen führt.
Ist bereits ein Chip hinterlegt, kannst du die Verknüpfung im Bearbeitungsmodus der Kachel über den Button Trennen aufheben. Nach dem Klick erscheint der Hinweis Änderungen mit dem Speichern-Icon speichern, um den NFC-Chip final zu trennen. Erst nach dem Speichern ist der Chip entkoppelt und kann einem anderen Mitarbeiter neu zugewiesen werden.
Wird ein Mitarbeiter archiviert, wird ein zugewiesener NFC-Chip ebenfalls automatisch getrennt.
Persönliche Angaben
Personendaten
Die Personendaten Vorname, Nachname und Geburtsdatum sind die gleichen, wie im Kurzprofil.
Persönliche Kontaktinformationen
Hinterlege die privaten Kontaktinformationen wie private Telefonnummer, private E-Mail-Adresse und Adresse (Postanschrift).
Notfallkontakt
Gib einen Notfallkontakt des Mitarbeiters mit Vorname, Nachname und Telefonnummer an.
Familienbezogene Angaben
In den Persönlichen Angaben kannst du außerdem historische Angaben pflegen, die für gesetzliche Ansprüche wie Kinderkrankengeld, Mutterschutz und Pflegeunterstützungsgeld relevant sein können.
- Alleinerziehend: Hinterlege im Zeitverlauf, ob der Mitarbeiter alleinerziehend ist. Dadurch lassen sich Änderungen mit Gültigkeitsdatum nachvollziehbar speichern.
- Krankenversicherung des Mitarbeiters: Erfasse historisch, ob der Mitarbeiter gesetzlich (GKV) oder privat (PKV) krankenversichert ist.
Kinder
In der Kachel Kinder kannst du beliebig viele Kinder für einen Mitarbeiter anlegen. Beim Anlegen eines Kindes hinterlegst du Vorname, Nachname und Geburtsdatum.
Wie beim Arbeitszeitkonto können auch bei Kindern zeitabhängige Angaben mit Gültigkeitszeiträumen gepflegt werden:
- Krankenversicherung: Lege je Zeitraum fest, ob das Kind gesetzlich (GKV) oder privat (PKV) versichert ist.
- Behinderung: Halte historisch fest, ob für das Kind eine Behinderung vorliegt (Ja/Nein).
Berufliche Angaben
Arbeitsverhältnis
Hinterlege das Eintrittsdatum und ggf. später das Austrittsdatum des Mitarbeiters.
Arbeitszeit- und Urlaubskonto, Berufliche E-Mail-Adresse, Eigenschaften, Vertreter
Die Felder funktionieren wie im Kurzprofil beschrieben.
Anmerkung
Hier kannst du eine Anmerkung hinterlegen.
Dokumente
Lade wichtige Mitarbeiterdokumente in der Personalakte hoch.
Dokument hinzufügen
Füge neue Dokumente hinzu, indem du auf das Plus-Icon rechts in der Tabelle klickst. Wähle das Dokument mit Klick auf das gelbe Dokumenten-Icon aus und wähle die Datei aus, die du speichern möchtest. Gib eine Bezeichnung für das Dokument ein, z.B. Arbeitsvertrag, und hinterlege bei Bedarf eine Notiz. Speichere das Dokument mit Klick auf das Speichern-Icon.
Dokument herunterladen
Das Dokument kannst du anschließend herunterladen, indem du auf das grüne Dokumenten-Icon klickst. Der Dateiname des heruntergeladenen Dokuments setzt sich aus der Bezeichnung und dem Mitarbeiternamen zusammen.
Dokumentenbezeichnung oder Notiz ändern / Dokument löschen
Klicke auf das Bleistift-Icon, um den Dokumentennamen zu ändern oder eine Notiz hinzuzufügen. Klicke auf das Tonnen-Icon, um das Dokument zu löschen.
Einstellungen
Mitarbeiterzugang
Richte den Mitarbeiterzugang in der Mitarbeiterakte im Bereich Einstellungen ein. Hinterlege dafür zuerst die berufliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters und öffne die Kachel über das Bearbeitungs-Icon mit dem Bleistift oben rechts.
Solange noch kein aktiver Mitarbeiterzugang besteht, siehst du den Button Jetzt einladen. TimeMonkey prüft die hinterlegte E-Mail-Adresse vor dem Einrichten. Ist sie ungültig oder nicht verifizierbar, kann kein Mitarbeiterzugang angelegt werden.
Klicke anschließend auf Jetzt einladen.
Mit dem Klick wird der Mitarbeiterzugang eingerichtet und direkt mit dem Mitarbeiter verknüpft. Falls für diese E-Mail-Adresse bereits ein Benutzerkonto existiert, wird dieses weiterverwendet. Zusätzlich versendet TimeMonkey automatisch eine E-Mail an die hinterlegte Adresse.
Nach der Einrichtung siehst du die E-Mail-Adresse, auf die der Mitarbeiterzugang eingerichtet wurde, sowie die Berechtigungsstufe. Du kannst dem Mitarbeiter Admin-Rechte geben, indem du auf das Admin-Icon mit dem Personensymbol und Pfeil nach oben klickst. Den Zugang deaktivierst du über das Löschen-Icon mit der Tonne.
Verlasse den Bearbeitungsmodus, indem du auf das Häkchen-Icon oben rechts in der Kachel klickst.
Fortbildungspunkte
Lege in der Kachel Fortbildungspunkte fest, wie viele Punkte in welchem Zeitraum erreicht werden sollen. Beim Anlegen neuer Weiterbildungen kannst du die dazugehörigen Punkte je Weiterbildung angeben und dir den Fortschritt in der Mitarbeiterübersicht über das Dropdownmenü oben rechts anzeigen lassen.
Berufliche E-Mail-Adresse, Stempeloptionen
Die Felder funktionieren wie im Kurzprofil beschrieben.
Mitarbeiter löschen oder archivieren
Mitarbeiter kannst du innerhalb der ersten 2 Stunden nach dem Anlegen vollständig löschen. Klicke hierzu auf das Tonnen-Icon. Anschließend können Mitarbeiter nur noch archiviert werden. Klicke hierfür auf das Archiv-Icon. Archivierte Mitarbeiter können in der Schichtplanung nicht neu eingeplant werden und werden in der Auswertung nicht mehr angezeigt. Sie können jedoch jederzeit wieder reaktiviert werden, sodass du anschließend wieder auf Auswertungen und Unterlagen zugreifen kannst.
Login für Mitarbeiter
Der Mitarbeiterzugang ist der persönliche Bereich deiner Mitarbeiter in TimeMonkey. Dort können sie je nach freigeschalteten Funktionen ihre Zeiten, Planzeiten, Abwesenheiten und Aufgaben einsehen.
Der Login erfolgt für alle TimeMonkey-Nutzer über die gleiche Webapp. Beim Login erkennt TimeMonkey automatisch, ob es sich um einen Mitarbeiter, Admin oder Inhaber handelt.
Mitarbeiter können sich nicht selbst für einen bestehenden Standort registrieren. Der Mitarbeiterzugang wird ausschließlich von einem Inhaber oder Admin in der Mitarbeiterakte über Jetzt einladen eingerichtet.
Wenn ein Mitarbeiter stattdessen die allgemeine Registrierung nutzt und selbst einen Standort anlegt, entsteht ein neuer, separater Standort und kein Zugang zum bestehenden Account.
Der Mitarbeiterzugang und das mobile Stempeln funktionieren ausschließlich über die Webapp. Die mobile Zeiterfassung funktioniert dementsprechend auf allen aktuellen Smartphones (Android, iOS, etc.) sowie anderen Endgeräten mit aktuellem Browser.
Öffne in der Mitarbeiterakte den Bereich Einstellungen > Mitarbeiterzugang und klicke auf Jetzt einladen. Voraussetzung ist eine hinterlegte berufliche E-Mail-Adresse.
Mit der Einrichtung des Mitarbeiterzugangs wird automatisch eine E-Mail an die hinterlegte Adresse versendet. Diese E-Mail informiert über die Freischaltung und erklärt den ersten Login.
Die E-Mail enthält kein festes Initialpasswort und keinen separaten Registrierungslink.
Für den ersten Login öffnet der Mitarbeiter die Login-Seite, gibt die eigene E-Mail-Adresse ein, klickt auf Fortfahren und wählt anschließend Passwort zurücksetzen. Danach wird eine weitere E-Mail versendet, über die ein persönliches Passwort festgelegt werden kann.
Besteht zu dieser E-Mail-Adresse bereits ein Benutzerkonto, verwendet TimeMonkey dieses weiter und verknüpft es mit dem Mitarbeiter. Auch in diesem Fall wird beim Einrichten des Mitarbeiterzugangs automatisch die Willkommens-E-Mail versendet.
Für bereits aktive Mitarbeiterzugänge gibt es aktuell keinen separaten Button, um die Willkommens-E-Mail erneut zu versenden. Wenn ein Mitarbeiter sein Passwort nicht mehr kennt oder die erste E-Mail nicht mehr vorliegt, ist der reguläre Weg daher ebenfalls Passwort zurücksetzen auf der Login-Seite.
Im Mitarbeiterzugang können Mitarbeiter insbesondere ihr Arbeitszeitkonto, ihre persönlichen Plan- und Ist-Arbeitszeiten, ihren Schichtplan, Abwesenheiten und persönliche Aufgaben einsehen. Je nach freigeschalteten Funktionen können sie dort auch Anträge stellen. Bei Krankentagen können sie außerdem ihre AU-Bescheinigung selbst hochladen.
Mit der Freischaltung des Mitarbeiterzugangs ist das mobile Stempeln noch nicht automatisch aktiviert. Die Option Mobile Zeiterfassung muss zusätzlich aktiviert werden. Erst dann erscheint im Dashboard des Mitarbeiterzugangs der zusätzliche Button Jetzt stempeln.
Mitarbeiter-Ansichten und Suche
Du hast die Möglichkeit zwischen der Kachelansicht und der Listenansicht zu wechseln.
Bei beiden Ansichten kannst du außerdem das Suchfeld oder den Eigenschaften-Filter nutzen, um die Anzeige einzugrenzen.