Mitarbeitende
Wähle in der Menüleiste den Punkt Mitarbeitende. Wenn du Mitarbeiter bereits in einer MonkeyMed App, z.B. in MediFlow angelegt hast, siehst du bereits die Mitarbeiterkacheln. Lese in diesem Fall im Abschnitt Mitarbeiter bearbeiten wie du die Mitarbeitereinstellungen vervollständigen kannst. Wenn du noch keine Mitarbeiter siehst, lese bitte in dem Abschnitt Neue Mitarbeiter anlegen weiter.
Neue Mitarbeiter anlegen
Klicken Sie auf den Button Mitarbeiter hinzufügen.
Es öffnet sich eine Ansicht, in der du die Mitarbeiterinformationen eingeben kannst:
Bei allen Feldern mit einem roten Sternchen handelt es sich um Pflichtangaben. Beim Anlegen eines Mitarbeiters werden nur die Informationen aus dem Kurzprofil des Mitarbeitenden abgefragt. Nach dem Anlegen des Mitarbeitenden kannst du zudem weitere Informationen in den Rubriken Persönliche Angaben, Berufliche Angaben und Einstellungen hinterlegen. Lies hierzu im Abschnitt Mitarbeiter bearbeiten weiter.
Einen irrtümlich oder doppelt angelegten Mitarbeitenden kannst du innerhalb von 2 Stunden nach dem Anlegen dauerhaft löschen, sofern noch kein Zeitstempel für diesen Mitarbeitenden erfasst wurde. In jedem anderen Fall wird der Mitarbeitende auf inaktiv gesetzt.
Personendaten
Fülle nun die Felder Vorname und Nachname aus.
Trage das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Das Geburtsdatum ist relevant für eine korrekte Berechnung der Arbeitszeit.
Arbeitszeit- und Urlaubskonto
Lege hier die Sollstundenberechnung fest. Die Auswertungen werden immer Monats- und Jahresweise erstellt, bei der Berechnungsweise kannst du dich zwischen wöchentlichen und monatlichen vertraglichen Arbeitsstunden entscheiden.
In der Regel werden wöchentliche Arbeitszeiten vereinbart.
Wöchentliche Arbeitsstunden (Standard)
Teile die wöchentliche Arbeitszeit auf die Wochentage auf. Sofern vertraglich keine Wochentage vereinbart wurden, treffe eine Abschätzung, mit welcher Arbeitszeitverteilung in den häufigsten Fällen zu rechnen ist. Verwende die vertraglich vereinbarte Zeit auch wenn es Abweichungen in der Schichtplanung gibt. (Prüfe bei starken Abweichungen die Notwendigkeit von Vertragsanpassungen.)
Für die Sollstundenberechnung in der Monatsauswertung werden je Monat die einzelnen Werte der Wochentage addiert. Dabei wird die tatsächliche Anzahl Wochentage des jeweiligen Monats verwendet. Zwischen den Monaten kann es daher zu einer unterschiedlichen Anzahl Sollstunden kommen, die sich über ein Jahr jedoch ausgleichen.
Beispiel:
- 40 Arbeitsstunden pro Woche
- Arbeitswochenstunden Mo-Fr: je 8 Stunden
- Vertragliche Sollstunden im Februar: 160 Stunden = (8*20)
- Vertragliche Sollstunden im März: 184 Stunden = (8*23)
Monatliche Arbeitsstunden (z.B. bei Minijob)
In einigen Fällen werden keine wöchentlichen Arbeitszeiten, sondern bspw. Arbeitszeitkontingente mit Mitarbeitenden vereinbart. Wähle hierzu monatliche Arbeitsstunden aus, um feste monatliche Sollstunden zu hinterlegen. Gebe diese monatlichen Sollstunden ein und wähle die Arbeitstage aus, an denen in der Regel gearbeitet werden soll.
Für die Monatsauswertung werden je Monat die hinterlegten Monatlichen Arbeitsstunden als Sollstunden verwendet. Für die tagesaktuelle Berechnung des Arbeistzeitkontos werden diese Sollstunden auf die hinterlegten Wochentage des Monats aufgeteilt. Hierdurch ergeben sich zwischen verschiedenen Monaten unterschiedliche Sollstunden je Wochentag.
Beispiel:
- 160 Arbeitsstunden pro Monat
- Arbeitswochentage Mo-Fr
- Sollstunden pro Arbeitstag im Februar 2023: 8 Stunden = (160/20)
- Sollstunden pro Arbeitstag im März 2023: 7 Stunden = (160/23)
Neben den Sollstunden je Monat (Vertragliche Arbeitsstunden) werden aus den angegebenen Arbeitszeiten auch die Stundengutschriften für Urlaube, Feiertage und weitere Abwesenheiten berechnet. Dabei wird bei jeder Abwesenheit geprüft, ob für den entsprechenden Abwesenheitstag Sollstunden (entsprechend der obrigen Berechnungsmethode) vorliegen. Diese Werte kannst du individuell je Mitarbeitenden auch im Nachhinein noch anpassen.
In dem Feld Arbeitszeitpauschale können positive oder negative Werte in Minuten eingeben werden. Positive Werte werden dem Mitarbeiter zusätzlich zu der gestempelten Zeit gutgeschrieben. Dies kann beispielsweise für eine pauschale Gutschrift für Umziehzeiten genutzt werden, wenn das Umziehen von Arbeits- und Alltagskleidung in der Freizeit erfolgt. Negative Werte werden dem Mitarbeiter von der Arbeitszeit abgezogen. Dies kann beispielsweise für einen pauschalen Abzug für Raucherpausen genutzt werden.
Gebe in dem Feld Zeiterfassung startet ab das Datum an, an dem die Arbeitszeitauswertung mit Berechnung der Überstunden/Minusstunden beginnen soll. Du kannst den Testlauf auch schon vorher starten und bereits Zeiten stempeln und hinterlegen, das Arbeitszeitkonto beginnt jedoch erst zu diesem Datum mit der Berechnung der Über- und Minusstunden.
Gebe in dem Feld Verbleibender Jahresurlaub die Urlaubstage für das aktuelle Jahr an, die dem Mitarbeiter vom Startdatum der Zeiterfassung (siehe Feld Zeiterfassung startet ab) bis zum Ende des aktuellen Kalenderjahres zur Verfügung stehen.
Gebe in dem Feld Jährlicher Urlaubsanspruch in Tagen die vertraglich vereinbarten Urlaubstage für ein ganzes Kalenderjahr an. Die hier angegebenen Urlaubstage werden ab dem nächsten Kalenderjahr gültig.
Berufliche E-Mail-Adresse
Gebe die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an, wenn du planst dem Mitarbeitenden aus TimeMonkey Arbeitszeitauswertungen per E-Mail zu schicken, ihn zum Mitarbeiterzugang einzuladen oder ihn/sie als Vertreter:In bei anderen Mitarbeitenden zu hinterlegen. Verwende hierzu entweder die berufliche E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden oder eine E-Mail-Adresse in Absprache mit dem Mitarbeitenden.
Eigenschaften
Gebe Mitarbeiter-Eigenschaften an, wie beispielsweise Arzt, Springer, Anmeldung, etc. Trage hierfür die Begriffe einzeln in das Feld ein und klicke auf den Plus-Button. Gebe anschließend den nächsten Begriff ein. Nach diesen Eigenschaften kannst du später filtern, z.B. im Kalender oder in der Schichtplanung.
Pin-Code für TimeMonkey iOS-App
Sofern du dich für die Zeiterfassung mit Pin entschieden hast, lasse in dem Feld Pin eine 5-stellige bis 10-stellige Pin bestehend aus Zahlen durch deinen Mitarbeiter vergeben. Diese Pin wird verwendet, um die Identität des Miatrbeitenden bem Stempeln über das iPhone mit der TimeMonkey iOS-App zuzuordnen. Die Pin sollte daher vertraulich behandelt werden. Eine Pin kann pro Standort nur einmal vergeben werden.
Die gleiche Pin kann auch in MediFlow z.B. für die Freigabe von Sterilisationsvorgängen verwendet werden. Ändern Sie die Pin im TimeMonkey, wird sie automatisch auch im MediFlow angepasst und anders herum. Dies gilt auch für alle anderen Mitarbeiterinformationen, die für beide Softwares relevant sind.
Vertreter:Innen
Wähle die Mitarbeitenden aus, die als Vertreter:Innen für diesen Mitarbeitenden in Frage kommen. Diese Mitarbeiter können dann bei der Erstellung von Urlaubseinträgen per E-Mail informiert werden. Klicke hierzu in der Liste der Mitarbeitenden auf den Namen des Mitarbeitenden, der als Vertreter hinzugefügt werden soll. Über die Suche kann die Liste der Mitarbeitenden reduziert werden.
Speichern
Bestätige die Angaben durch Klicken auf den Button Änderungen speichern oben links. Wiederhole die vorherigen Schritte bis alle Mitarbeiter erfasst wurden.
Mitarbeiter bearbeiten / Digitale Personalakte
Klicke auf den Personen-Button in der oberen rechten Ecke der Mitarbeiterkachel in der Kachelansicht oder rechts in der Mitarbeiterzeile in der Listenansicht, um die Personalakte zu öffnen.
Kachelansicht
Listenansicht
Kurzprofil
Im Kurzprofil finden Sie die wichtigsten Kacheln aus den anderen Bereichen. Um Angaben zu ändern, klicken Sie auf das Bleistift-Icon oben rechts in der Kachel. Ändern Sie die Angaben und bestätigen Sie die Änderung, indem Sie auf das Speichern-Icon mit dem Pfeil nach unten oben rechts in der Kachel klicken.
Arbeitszeit- und Urlaubskonto bearbeiten
Bei den Werten aus Arbeitszeit- und Urlaubskonto handelt es sich um zeitraumbezogene Datensätze. Das bedeutet, dass unterschiedliche Werte für unterschiedliche Zeiträume gültig sein können. Beim Ändern dieser Datensätze erfolgt daher immer auch eine Abfrage, ab wann der neue Datensatz gültig sein soll. Datensätze können auch rückwirkend geändert werden, indem als Gültigkeitsdatum ein Datum aus der Vergangenheit verwendet wird.
Erstelle einen neuen Datensatz, indem du auf den Button Neuen Wert eintragen klickst und dann den Typ des Datensatzes anklickst. Zum bestätigen des geänderten Datensatzes klicke oben Rechts auf das Speichern-Icon mit dem Pfeil nach unten.
Eine Übersicht der vertraglichen wöchentlichen Arbeitsstunden, Arbeitszeitpauschale und Urlaubsanspruch kannst du weiter unten einsehen. Hierdurch lassen sich auch Vertragsänderungen abbilden.
Mit dem Speichern wird ein neuer Wert erstellt. Möchtest du Werte löschen, klicke auf das Tonne-Icon rechts in der Zeile des Wertes, der gelöscht werden soll.
Der erste gültige Eintrag der Arbeitszeit bestimmt den Startzeitpunkt der Zeiterfassung. Möchtest du zu einem späteren Zeitpunkt starten, entferne den bisherien Wert aus dem Verlauf und trage die Werte mit dem neuen Gültigkeitsdatum als neuen Wert für die vertragliche Arbeitszeit ein.
Mobile Zeiterfassung über den Mitarbeiterzugang
Du kannst Mitarbeitenden erlauben von unterwegs bzw. zuhause ihre Zeiten zu erfassen. Voraussetzung ist, dass der/die Mitarbeitende einen Mitarbeiterzugang hat und zusätzlich die Funktion Mobile Zeiterfassung aktiviert ist. Einen Mitarbeiterzugang kannst du in dem Bereich Mitarbeiter-Einstellungen aktivieren. In der Kachel Stempeloptionen kannst du die Mobile Zeiterfassung aktivieren. Anschließend kann der Mitarbeitende sich im Mitarbeiterzugang einloggen und kann im Dashboard seine Zeiten stempeln. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Eine Anleitung hierzu findest du in dem Kapitel Mobil stempeln sowie im Abschnitt Mitarbeiterzugang.
Persönliche Angaben
Personendaten
Die Personendaten Vorname, Nachname und Geburtsdatum sind die gleichen, wie im Kurzprofil.
Persönliche Kontaktinformationen
Hinterlege die privaten Kontaktinformationen wie private Telefonnumer, private E-Mail-Adresse und Adresse (Postanschrift).
Notfallkontakt
Gebe einen Notfallkontakt des Mitarbeitenden an mit Vor-, Nachnamen und Telefonnummer.
Berufliche Angaben
Arbeitsverhältnis
Hinterlege das Eintrittsdatum und ggf. später das Austrittsdatum des Mitarbeitenden.
Arbeitszeit- und Urlaubskonto, Berufliche E-Mail-Adresse, Eigenschaften, Vertreter:Innen
Siehe Kurzprofil.
Anmerkung
Hier kannst du eine Anmerkungen hinterlegen.
Dokumente
Lade wichtige Mitarbeiterdokumente in der Personalakte hoch.
Dokument hinzufügen
Füge neue Dokumente hinzu, indem du auf das Plus-Icon rechts in der Tabelle klicken. Wählen das Dokument mit Klick auf das gelbe Dokumenten-Icon aus und wähle die Datei aus, die du speichern möchtest. Gebe eine Bezeichnung für das Dokument ein, z.B. Arbeitsvertrag und hinterlege bei Bedarf eine Notiz. Speichere das Dokument mit Klick auf das Speichern-Icon.
Dokument herunterladen
Das Dokument kannst du anschließend herunterladen, indem du auf das grüne Dokumenten-Icon klicken. Der Dateiname des heruntergeladenen Dokuments setzt sich aus der Bezeichnung und dem Mitarbeiternamen zusammen.
Dokumentenbezeichung oder Notiz ändern / Dokument löschen
Klicke auf das Bleistift-Icon um den Dokumentennamen zu ändern oder eine Notiz hinzuzufügen. Klicke auf das Tonnen-Icon, um das Dokument zu löschen.
Einstellungen
Mitarbeiterzugang
Aktiviere hier den Mitarbeiterzugang. Ergänze ggf. vorab die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden, auf die der Zugang eingerichtet wird. Klicke auf das Bearbeitungs-Icon mit dem Bleistift oben rechts in der Kachel.
Klicke auf den Button Jetzt einladen.
Nach der Einrichtung des Zugang siehst du die E-Mail-Adresse, auf die der Mitarbeiterzugang eingerichtet wurde sowie die Berechtigungsstufe. Du kannst dem Mitarbeitenden Admin-Rechte geben, indem du auf das Admin-Icon mit dem Personensymbol und Pfeil nach oben klickst. Du kannst den Zugang deaktivieren, indem du auf das Löschen-Icon mit der Tonne klickst.
Verlasse den Bearbeitungsmodus, indem du auf das Häkchen-Icon oben rechts in der Kachel klickst.
Fortbildungspunkte
Lege in der Kachel Fortbildungspunkte fest, wie viele Punkte in welchem Zeitraum erreicht werden sollen. Beim Anlegen neuer Weiterbildungen kannst du die dazugehörigen Punkte je Weiterbildung angeben und dir den Fortschritt in der Mitarbeiterübersicht über das Dropdownmenü oben rechts anzeigen lassen.
Berufliche E-Mail-Adresse, Stempeloptionen
Siehe Kurzprofil.
Mitarbeiter löschen oder archivieren / deaktivieren
Mitarbeiter/Personalakten können innerhalb der ersten 2 Stunden nach dem Anlegen vollständig gelöscht werden. Klicke hierzu auf das Tonnen-Icon. Anschließend können Mitarbeiter/Personalakten nur noch archiviert/deaktiviert werden, klicke hierzu auf das Archiv-Icon. Archivierte/deaktivierte Mitarbeitende können in der Schichtplanung nicht neu eingeplant werden und werden in der Auswertung nicht mehr angezeigt. Archivierte/deaktivierte Personalakten können aber jederzeit wieder reaktiviert werden, sodass auf Auswertungen und Unterlagen dann wieder zugegriffen werden kann.
Mitarbeiterzugang
Der Login erfolgt für alle TimeMonkey Nutzer über die gleiche Webapp. Beim Login wird erkannt, ob es sich um einen Mitarbeiter, einen Administrator oder einen Eigentümer handelt.
Der Mitarbeiterzugang und das mobile Stempeln funktionieren ausschließlich über die Webapp. Die mobile Zeiterfassung funktioniert demenstprechend auf allen aktuellen Smartphones (Android, iOS, etc.) sowie anderen Endgeräten mit aktuellem Browser.
In der Mitarbeiterübersicht kannst du Mitarbeiter zum Mitarbeiterzugang einladen. Klicke hierfür auf Jetzt einladen. Voraussetzung ist die hinterlegte Mitarbeiter-E-Mail-Adresse. Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, kannst du den Mitarbeiter bearbeiten und die E-Mail-Adresse hinzufügen.
Mit der Einladung zum Mitarbeiterzugang erhält der Mitarbeiter eine Mail mit der Aufforderung ein Passwort zu vergeben. Nachdem der Mitarbeiter ein persönliches Passwort festgelegt hat, kann er sich mit seiner E-Mail-Adresse in der TimeMonkey Webapp einloggen. Alternativ kann der Mitarbeiter beim Anmeldevorgang in der Webapp auf Passwort vergessen klicken, um ein neues Passwort festzulegen.
Der Mitarbeiter kann im Mitarbeiterzugang seine persönlichen Plan- und Ist-Arbeitszeiten einsehen. Außerdem kann er für ihn angelegte Einträge in Abwesenheiten sehen, jedoch nicht bearbeiten. Bei Krankentagen kann er seine AU-Bescheinigung selbst hochladen.
Wird der Mitarbeiter zum Mitarbeiterzugang eingeladen, kann er in seinem persönlichen Mitarbeiterzugang nicht automatisch stempeln. Die Option Mobile Zeiterfassung muss zusätzlich aktiviert werden. Ist die Option Mobile Zeiterfassung aktiviert, erscheint im Dashboard vom Mitarbeiterzugang der zusätzliche Button Jetzt stempeln.
Mitarbeitende Ansichten und Suche
Du hast die Möglichkeit zwischen der Kachelansicht und der Listenansicht zu wechseln.
Bei beiden Ansichten kannst du außerdem das Suchfeld oder den Eigenschaften-Filter nutzen, um die Anzeige einzugrenzen.