Mitarbeiter
Im Bereich Mitarbeiter verwaltest du dein gesamtes Team: von Personalien über Arbeitszeit- und Urlaubskonten bis hin zu individuellen Stempeloptionen. Um zur Übersicht zu gelangen, wähle in der Menüleiste den Punkt Mitarbeiter.
Wenn du dein Team bereits in einer anderen MonkeyMed App (z. B. in QM Monkey) angelegt hast, werden dir die entsprechenden Mitarbeiterkacheln hier bereits angezeigt.
- Noch keine Mitarbeiter vorhanden? Lies im Abschnitt Neue Mitarbeiter anlegen weiter, um dein Team aufzubauen.
- Mitarbeiter werden bereits angezeigt? Prima! Im Abschnitt Mitarbeiter bearbeiten erfährst du, wie du noch fehlende TimeMonkey-Einstellungen (wie z. B. Arbeitszeiten und Urlaub) ergänzt.
Neue Mitarbeiter anlegen
Klicke auf den Button Mitarbeiter hinzufügen.
Es öffnet sich eine Ansicht, in der du die Mitarbeiterinformationen eingeben kannst:
Bei allen Feldern mit einem roten Sternchen handelt es sich um Pflichtangaben. Beim Anlegen eines Mitarbeiters werden nur die Informationen aus dem Kurzprofil des Mitarbeiters abgefragt. Nach dem Anlegen des Mitarbeiters kannst du zudem weitere Informationen in den Rubriken Persönliche Angaben, Berufliche Angaben und Einstellungen hinterlegen. Lies hierzu im Abschnitt Mitarbeiter bearbeiten weiter.
Einen irrtümlich oder doppelt angelegten Mitarbeiter kannst du innerhalb von 2 Stunden nach dem Anlegen dauerhaft löschen, sofern für diesen Mitarbeiter noch kein Zeitstempel erfasst wurde. In allen anderen Fällen kann der Mitarbeiter nur noch archiviert werden.
Personendaten
Fülle nun die Felder Vorname und Nachname aus.
Trage das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Das Geburtsdatum ist relevant für eine korrekte Berechnung der Arbeitszeit.
Arbeitszeit- und Urlaubskonto
Lege hier die Sollstundenberechnung fest. Die Auswertungen werden immer Monats- und Jahresweise erstellt, bei der Berechnungsweise kannst du dich zwischen wöchentlichen und monatlichen vertraglichen Arbeitsstunden entscheiden.
In der Regel werden wöchentliche Arbeitszeiten vereinbart.
Wöchentliche Arbeitsstunden (Standard)
Teile die wöchentliche Arbeitszeit auf die Wochentage auf. Sofern vertraglich keine Wochentage vereinbart wurden, treffe eine Abschätzung, mit welcher Arbeitszeitverteilung in den häufigsten Fällen zu rechnen ist. Verwende die vertraglich vereinbarte Zeit auch, wenn es Abweichungen in der Schichtplanung gibt. (Prüfe bei starken Abweichungen die Notwendigkeit einer Vertragsanpassung.)
Für die Sollstundenberechnung in der Monatsauswertung werden je Monat die einzelnen Werte der Wochentage addiert. Dabei wird die tatsächliche Anzahl Wochentage des jeweiligen Monats verwendet. Zwischen den Monaten kann es daher zu einer unterschiedlichen Anzahl Sollstunden kommen, die sich über ein Jahr jedoch ausgleichen.
Beispiel:
- 40 Arbeitsstunden pro Woche
- Arbeitswochenstunden Mo-Fr: je 8 Stunden
- Vertragliche Sollstunden im Februar: 160 Stunden = (8*20)
- Vertragliche Sollstunden im März: 184 Stunden = (8*23)
Monatliche Arbeitsstunden (z.B. bei Minijob)
In einigen Fällen werden keine wöchentlichen Arbeitszeiten, sondern z.B. Arbeitszeitkontingente mit Mitarbeitern vereinbart. Wähle hierzu monatliche Arbeitsstunden aus, um feste monatliche Sollstunden zu hinterlegen. Gib diese monatlichen Sollstunden ein und wähle die Arbeitstage aus, an denen in der Regel gearbeitet werden soll.
Für die Monatsauswertung werden je Monat die hinterlegten monatlichen Arbeitsstunden als Sollstunden verwendet. Für die tagesaktuelle Berechnung des Arbeitszeitkontos werden diese Sollstunden auf die hinterlegten Wochentage des Monats aufgeteilt. Hierdurch ergeben sich zwischen verschiedenen Monaten unterschiedliche Sollstunden je Wochentag.
Beispiel:
- 160 Arbeitsstunden pro Monat
- Arbeitswochentage Mo-Fr
- Sollstunden pro Arbeitstag im Februar 2023: 8 Stunden = (160/20)
- Sollstunden pro Arbeitstag im März 2023: 7 Stunden = (160/23)
Neben den Sollstunden je Monat (Vertragliche Arbeitsstunden) werden aus den angegebenen Arbeitszeiten auch die Stundengutschriften für Urlaube, Feiertage und weitere Abwesenheiten berechnet. Dabei wird bei jeder Abwesenheit geprüft, ob für den entsprechenden Abwesenheitstag Sollstunden nach der obigen Berechnungsmethode vorliegen. Diese Werte kannst du individuell je Mitarbeiter auch im Nachhinein noch anpassen.
Im Feld Arbeitszeitpauschale kannst du positive oder negative Werte in Minuten eingeben. Positive Werte werden dem Mitarbeiter zusätzlich zu der gestempelten Zeit gutgeschrieben. Dies kann beispielsweise für eine pauschale Gutschrift für Umziehzeiten genutzt werden, wenn das Umziehen von Arbeits- und Alltagskleidung in der Freizeit erfolgt. Negative Werte werden dem Mitarbeiter von der Arbeitszeit abgezogen. Dies kann beispielsweise für einen pauschalen Abzug für Raucherpausen genutzt werden. Der Wert wird an jedem Tag, an dem der Mitarbeiter gearbeitet hat, einmal verrechnet – die Details findest du unter Arbeitszeitpauschale.
Sieht der Arbeitsvertrag vor, dass ein Teil der Überstunden bereits mit dem Gehalt abgegolten ist, hinterlegst du das im Feld Abgegoltene Überstunden — wahlweise pro Tag (in Minuten) oder pro Monat (in Stunden). TimeMonkey zieht den vereinbarten Umfang dann automatisch von den Überstunden ab, bevor sie dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden. Wie sich die beiden Berechnungsarten unterscheiden, erfährst du unter Vertraglich abgegoltene Überstunden.
Gib im Feld Arbeitszeitkonto startet ab das Datum an, an dem die Arbeitszeitauswertung mit Berechnung der Überstunden und Minusstunden beginnen soll. Du kannst den Testlauf auch schon vorher starten und bereits Zeiten stempeln und hinterlegen, das Arbeitszeitkonto beginnt jedoch erst zu diesem Datum mit der Berechnung der Über- und Minusstunden.
Gib im Feld Verbleibender Urlaubsanspruch die Urlaubstage für das aktuelle Jahr an, die dem Mitarbeiter vom Startdatum der Zeiterfassung bis zum Ende des aktuellen Kalenderjahres zur Verfügung stehen. Tritt der Mitarbeiter im laufenden Jahr ein, trägst du hier den anteiligen Anspruch für das Eintrittsjahr ein, zum Beispiel 10 Tage bei 30 Tagen Jahresurlaub und Eintritt am 1. September. TimeMonkey kürzt den Anspruch im Eintrittsjahr nicht automatisch.
Gib im Feld Jährlicher Urlaubsanspruch in Tagen die vertraglich vereinbarten Urlaubstage für ein ganzes Kalenderjahr an. Die hier angegebenen Urlaubstage werden ab dem nächsten Kalenderjahr gültig.
Berufliche E-Mail-Adresse
Gib die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an, wenn du planst, dem Mitarbeiter aus TimeMonkey Arbeitszeitauswertungen per E-Mail zu schicken, ihn zum Mitarbeiterzugang einzuladen oder ihn als Vertreter bei anderen Mitarbeitern zu hinterlegen. Verwende hierzu entweder die berufliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters oder eine E-Mail-Adresse in Absprache mit dem Mitarbeiter.
Gruppen
Ordne den Mitarbeiter passenden Gruppen zu, beispielsweise Prophylaxe, Assistenz oder Anmeldung. Im Bearbeitungsmodus kannst du Gruppen auswählen und ergänzen. Nach den Gruppen kannst du später filtern, beispielsweise im Kalender oder in der Schichtplanung.
Arbeitszeitpauschale
Die Arbeitszeitpauschale aus dem Arbeitszeit- und Urlaubskonto ist ein fester Minutenwert pro Tag, zum Beispiel als Gutschrift für Umzieh- oder Rüstzeiten (Umziehpauschale, Umkleidezeit) oder als Abzug für Raucherpausen. Sie wird einmal pro Tag verrechnet, nicht bei jedem Ein- und Ausstempeln: Wie oft der Mitarbeiter an einem Tag stempelt, spielt keine Rolle. Auch die Mittagspause führt nicht dazu, dass die Pauschale ein zweites Mal angerechnet wird – egal ob die Pause gestempelt oder automatisch abgezogen wird.
Trage deshalb immer den Gesamtwert für den ganzen Tag ein.
Beispiele:
- Insgesamt 5 Minuten Umziehzeit am Tag: Arbeitszeitpauschale 5 Minuten
- 5 Minuten Umziehzeit vor Arbeitsbeginn und 5 Minuten nach Arbeitsende: Arbeitszeitpauschale 10 Minuten
- Zieht sich der Mitarbeiter zusätzlich vor und nach der Mittagspause um (4 × 5 Minuten): Arbeitszeitpauschale 20 Minuten
Für die Berechnung gilt außerdem:
- Die Pauschale wird nur an Tagen verrechnet, für die Arbeitszeit erfasst ist – gestempelt oder nachträglich eingetragen. Dann zählt sie in voller Höhe, auch an kurzen Arbeitstagen. An Tagen ohne erfasste Arbeitszeit, etwa bei Urlaub, Krankheit oder an einem arbeitsfreien Feiertag, entfällt sie. Ausnahme: Übernimmst du bei einer Abwesenheit die Planzeit mit dem Button P als Stundengutschrift, ist die Pauschale darin enthalten, weil sie Teil der geplanten Arbeitszeit ist. Arbeitet der Mitarbeiter an diesem Tag zusätzlich, etwa bei einem halben Urlaubstag, enthält auch die geleistete Arbeitszeit die Pauschale; prüfe dann die Stundengutschrift.
- Solange an einem Tag ein Stempel fehlt, zum Beispiel das Ausstempeln am Abend, wird für diesen Tag keine Arbeitszeit und damit auch keine Pauschale berechnet.
- Ein negativer Wert kann die geleistete Arbeitszeit eines Tages höchstens auf 0 verringern.
- Ist Gesetzliche Pausenzeiten automatisch einhalten aktiviert, zählt die Pauschale bei der Prüfung mit, ob eine gesetzliche Pause fällig ist. Beispiel für einen volljährigen Mitarbeiter in Deutschland: 6:00 Stunden gestempelte Arbeitszeit ohne gestempelte Pause und 10 Minuten Pauschale ergeben 6:10 Stunden. Damit sind mehr als 6 Stunden erreicht, es werden 30 Minuten Pause abgezogen und 5:40 Stunden angerechnet.
- In der Schichtplanung wird die Pauschale ebenfalls einmal pro Tag in die geplante Arbeitszeit eingerechnet. Ist der Mitarbeiter an einem Tag in mehrere Schichten eingeplant, wird sie bei der frühesten Schicht des Tages eingerechnet.
- Der Wert gilt ab dem hinterlegten Gültigkeitsdatum. Ein Datum in der Vergangenheit wirkt sich auch auf bereits vergangene Tage aus. Wie du den Wert später änderst, erfährst du unter Arbeitszeit- und Urlaubskonto bearbeiten.
- In der Monatsauswertung steht die Pauschale je Tag grau neben der geplanten und der geleisteten Arbeitszeit.
Pin-Code für TimeMonkey iOS-App
Sofern du dich für die Zeiterfassung mit PIN entschieden hast, lege im Feld PIN eine 5‑ bis 10‑stellige PIN (nur Zahlen) fest. Diese PIN wird verwendet, um die Identität des Mitarbeiters beim Stempeln über das iPhone mit der TimeMonkey iOS-App (oder ein Android-Gerät mit der TimeMonkey Android-App) zuzuordnen. Die PIN sollte daher vertraulich behandelt werden.
Aus Sicherheitsgründen können Mitarbeiter keine PIN selbst anlegen oder ändern. Änderungen erfolgen bei Bedarf durch eine berechtigte Person in der Webapp – dadurch wird das Risiko reduziert, dass PINs häufig geändert und an Kollegen weitergegeben werden.
Eine PIN kann pro Standort nur einmal vergeben werden.
Die gleiche PIN kann auch in QM Monkey z.B. für die Freigabe von Sterilisationsvorgängen verwendet werden. Änderst du die PIN in TimeMonkey, wird sie automatisch auch in QM Monkey angepasst und andersherum. Dies gilt auch für alle anderen Mitarbeiterinformationen, die für beide Softwareprodukte relevant sind.
Vertreter
Wähle die Mitarbeiter aus, die als Vertreter für diesen Mitarbeiter in Frage kommen. Diese Mitarbeiter können dann bei der Erstellung von Urlaubseinträgen per E-Mail informiert werden. Klicke hierzu in der Liste der Mitarbeiter auf den Namen des Mitarbeiters, der als Vertreter hinzugefügt werden soll. Über die Suche kann die Liste der Mitarbeiter reduziert werden.
Speichern
Bestätige die Angaben durch Klicken auf den Button Erstellen oben links. Wiederhole die vorherigen Schritte bis alle Mitarbeiter erfasst wurden.
Mitarbeiter bearbeiten
Klicke auf den Personen-Button in der oberen rechten Ecke der Mitarbeiterkachel in der Kachelansicht oder rechts in der Mitarbeiterzeile in der Listenansicht, um die Personalakte zu öffnen.
Kachelansicht
Listenansicht
Kurzprofil
Im Kurzprofil findest du die wichtigsten Kacheln aus den anderen Bereichen. Um Angaben zu ändern, klicke auf das Bleistift-Icon oben rechts in der Kachel. Ändere die Angaben und bestätige sie mit dem Häkchen oben rechts in der Kachel.
Arbeitszeit- und Urlaubskonto bearbeiten
Bei den Werten aus Arbeitszeit- und Urlaubskonto handelt es sich um zeitraumbezogene Datensätze. Das bedeutet, dass unterschiedliche Werte für unterschiedliche Zeiträume gültig sein können. Beim Ändern dieser Datensätze erfolgt daher immer auch eine Abfrage, ab wann der neue Datensatz gültig sein soll. Datensätze können auch rückwirkend geändert werden, indem als Gültigkeitsdatum ein Datum aus der Vergangenheit verwendet wird.
Erstelle einen neuen Datensatz, indem du im Bearbeitungsmodus auf Wert hinzufügen klickst und dann den Typ des Datensatzes auswählst. Zum Bestätigen des geänderten Datensatzes klickst du oben rechts auf das Häkchen.
Eine Übersicht der vertraglichen wöchentlichen Arbeitsstunden, Arbeitszeitpauschale und Urlaubsanspruch kannst du weiter unten einsehen. Hierdurch lassen sich auch Vertragsänderungen abbilden.
Mit dem Speichern wird ein neuer Wert erstellt. Möchtest du Werte löschen, klicke auf das Tonnen-Icon rechts in der Zeile des Wertes, der gelöscht werden soll. Wie du den Urlaubsanspruch für einzelne Jahre änderst, zum Beispiel im Eintrittsjahr, steht unter Urlaubsanspruch für ein Kalenderjahr ändern.
Der erste gültige Eintrag der Arbeitszeit bestimmt den Startzeitpunkt der Zeiterfassung. Möchtest du zu einem späteren Zeitpunkt starten, entferne den bisherigen Wert aus dem Verlauf und trage die Werte mit dem neuen Gültigkeitsdatum als neuen Wert für die vertragliche Arbeitszeit ein.
Mobile Zeiterfassung über den Mitarbeiterzugang
Du kannst Mitarbeitern erlauben, von unterwegs bzw. zuhause ihre Zeiten zu erfassen. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter einen Mitarbeiterzugang hat und zusätzlich die Funktion Mobile Zeiterfassung aktiviert ist. Einen Mitarbeiterzugang kannst du im Bereich Mitarbeitereinstellungen aktivieren. In der Kachel Stempeloptionen kannst du die Mobile Zeiterfassung aktivieren. Anschließend kann der Mitarbeiter sich im Mitarbeiterzugang einloggen und im Dashboard seine Zeiten stempeln. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Eine Anleitung hierzu findest du im Kapitel Mobil stempeln sowie im Abschnitt Mitarbeiterzugang.
NFC-Chips verwalten
In der Kachel Stempeloptionen siehst du außerdem direkt, ob dem Mitarbeiter bereits ein NFC-Chip zugewiesen wurde. Der Status wird als Badge Zugewiesen oder Nicht zugewiesen angezeigt.
Die eigentliche Vergabe des NFC-Chips erfolgt in der TimeMonkey Stempel-App. Solange noch kein Chip hinterlegt ist, findest du in der Webapp den Link NFC-Chip zuweisen, der direkt zur Anleitung NFC-Chips anlernen führt.
Ist bereits ein Chip hinterlegt, kannst du die Verknüpfung im Bearbeitungsmodus der Kachel über den Button Trennen aufheben. Nach dem Klick erscheint der Hinweis Änderungen mit dem Speichern-Icon speichern, um den NFC-Chip final zu trennen. Erst nach dem Speichern ist der Chip entkoppelt und kann einem anderen Mitarbeiter neu zugewiesen werden.
Wird ein Mitarbeiter archiviert, wird ein zugewiesener NFC-Chip ebenfalls automatisch getrennt.
Urlaubsanspruch für ein Kalenderjahr ändern
Den Urlaubsanspruch änderst du im Kurzprofil in der Kachel Arbeitszeit- und Urlaubskonto, nicht über den Übertrag in der Jahresauswertung: Der Übertrag ist für Resturlaub aus dem Vorjahr gedacht, nicht für den Anspruch des laufenden Jahres.
Der Urlaubsanspruch gilt immer für ein ganzes Kalenderjahr, und pro Kalenderjahr ist nur ein Wert zulässig. Maßgeblich ist das Jahr des Gültigkeitsdatums: Der Wert gilt für dieses Kalenderjahr und für alle folgenden Jahre, bis du für ein späteres Jahr einen neuen Wert hinterlegst. Unter Alle Werte stehen die Urlaubstage deshalb mit der Jahreszahl statt mit einem Datum.
TimeMonkey kürzt den Anspruch im Eintrittsjahr nicht automatisch. Ist ein Mitarbeiter im laufenden Jahr eingetreten und soll im ersten Jahr nur den anteiligen Urlaub erhalten, hinterlegst du die Werte über Wert hinzufügen → Urlaubsanspruch:
- Für das Eintrittsjahr den anteiligen Anspruch, den du selbst ausrechnest. Beispiel: Eintritt am 01.09.2026 und 30 Tage Jahresurlaub – du trägst 10 Tage mit dem Gültigkeitsdatum 01.09.2026 ein.
- Für das Folgejahr den vollen Anspruch, im Beispiel 30 Tage mit dem Gültigkeitsdatum 01.01.2027. Steht für das Folgejahr unter Alle Werte schon der richtige Wert, legst du keinen weiteren an.
- Steht für das Eintrittsjahr noch ein anderer Wert im Verlauf, lösche ihn über das Tonnen-Icon. Solange er ein späteres Gültigkeitsdatum im selben Jahr hat, bleibt er für das Jahr maßgeblich.
Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters entstehen beide Werte bereits aus den Feldern Verbleibender Urlaubsanspruch und Jährlicher Urlaubsanspruch.
Im Kurzprofil zeigt Jährlicher Urlaubsanspruch den wirksamen Anspruch für das aktuelle Kalenderjahr. Er kann vom eingetragenen Wert abweichen: Ist ein Austrittsdatum hinterlegt, kürzt TimeMonkey den Anspruch im Austrittsjahr gegebenenfalls anteilig, und ein bei einer Elternzeit bestätigter Urlaubswert hat Vorrang.
Persönliche Angaben
Personendaten
Die Personendaten Vorname, Nachname und Geburtsdatum sind die gleichen, wie im Kurzprofil.
Persönliche Kontaktinformationen
Hinterlege die privaten Kontaktinformationen wie private Telefonnummer, private E-Mail-Adresse und Adresse (Postanschrift).
Notfallkontakt
Gib einen Notfallkontakt des Mitarbeiters mit Vorname, Nachname und Telefonnummer an.
Familienbezogene Angaben
In den Persönlichen Angaben kannst du außerdem historische Angaben pflegen, die für gesetzliche Ansprüche wie Kinderkrankengeld, Mutterschutz und Pflegeunterstützungsgeld relevant sein können.
- Alleinerziehend: Hinterlege im Zeitverlauf, ob der Mitarbeiter alleinerziehend ist. Dadurch lassen sich Änderungen mit Gültigkeitsdatum nachvollziehbar speichern.
- Krankenversicherung des Mitarbeiters: Erfasse historisch, ob der Mitarbeiter gesetzlich (GKV) oder privat (PKV) krankenversichert ist.
Kinder
In der Kachel Kinder kannst du beliebig viele Kinder für einen Mitarbeiter anlegen. Beim Anlegen eines Kindes hinterlegst du Vorname, Nachname und Geburtsdatum.
Wie beim Arbeitszeitkonto können auch bei Kindern zeitabhängige Angaben mit Gültigkeitszeiträumen gepflegt werden:
- Krankenversicherung: Lege je Zeitraum fest, ob das Kind gesetzlich (GKV) oder privat (PKV) versichert ist.
- Behinderung: Halte historisch fest, ob für das Kind eine Behinderung vorliegt (Ja/Nein).
Berufliche Angaben
Arbeitsverhältnis
Hinterlege das Eintrittsdatum und ggf. später das Austrittsdatum des Mitarbeiters.
Arbeitszeit- und Urlaubskonto, Berufliche E-Mail-Adresse, Gruppen, Vertreter
Die Felder funktionieren wie im Kurzprofil beschrieben.
Anmerkung
Hier kannst du eine Anmerkung hinterlegen.
Dokumente
Lade wichtige Mitarbeiterdokumente in der Personalakte hoch.
Dokument hinzufügen
Klicke auf Dokument hochladen. Ziehe die Datei in das Uploadfeld oder wähle sie dort aus. Unterstützt werden PDF, JPG, PNG und DOCX bis 10 MB. Gib eine Bezeichnung ein, wähle bei Bedarf eine Kategorie und ergänze Datum und Notiz. Klicke auf Dokument speichern.
Dokument herunterladen
Klicke in der Dokumentzeile auf Herunterladen. Über Vorschau kannst du unterstützte Dateien direkt ansehen. Mit der Suche sowie den Filtern Kategorien und Jahr findest du einzelne Dokumente schneller.
Dokumentenbezeichnung oder Notiz ändern / Dokument löschen
Öffne in der Dokumentzeile Weitere Aktionen (drei Punkte) und wähle Bearbeiten, um Bezeichnung, Kategorie, Datum oder Notiz zu ändern. Bestätige mit Änderungen speichern. Über Löschen entfernst du ein hochgeladenes Dokument. Bei Dokumenten aus Abwesenheitseinträgen führt Eintrag öffnen zum zugehörigen Eintrag.
Einstellungen
Mitarbeiterzugang
Richte den Mitarbeiterzugang in der Mitarbeiterakte im Bereich Einstellungen ein. Hinterlege dafür zuerst die berufliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters: Öffne die Kachel E-Mail Adresse über das Bearbeitungs-Icon mit dem Bleistift oben rechts, trage die Adresse ein und speichere sie.
Solange noch kein aktiver Mitarbeiterzugang besteht und eine gültige berufliche E-Mail-Adresse hinterlegt ist, siehst du in der Kachel direkt den Button Zum Mitarbeiterzugang einladen. TimeMonkey prüft die hinterlegte E-Mail-Adresse vor dem Einrichten. Ist sie ungültig oder nicht verifizierbar, kann kein Mitarbeiterzugang angelegt werden.
Klicke auf Zum Mitarbeiterzugang einladen, um den Zugang einzurichten.
Mit dem Klick wird der Mitarbeiterzugang eingerichtet und direkt mit dem Mitarbeiter verknüpft. Falls für diese E-Mail-Adresse bereits ein Benutzerkonto existiert, wird dieses weiterverwendet. Zusätzlich versendet TimeMonkey automatisch eine E-Mail an die hinterlegte Adresse.
Nach der Einrichtung siehst du die E-Mail-Adresse, auf die der Mitarbeiterzugang eingerichtet wurde, sowie ein Rollen-Badge mit der Berechtigungsstufe. Klicke auf das Badge und wähle im Dropdown Admin, um dem Mitarbeiter Admin-Rechte zu geben, bzw. Mitarbeiter, um sie ihm wieder zu entziehen. Den Zugang entfernst du über das Tonnen-Icon (Zugang entfernen) und bestätigst anschließend im Dialog mit Entfernen.
Fortbildungspunkte
Klicke in der Kachel Fortbildungspunkte auf das Bleistift-Icon oben rechts, um den Bearbeitungsmodus zu öffnen. Klicke dann auf Zeitraum hinzufügen. Hinterlege Start, Ende und Zielpunkte sowie bei Bedarf eine Anmerkung. Du kannst mehrere Zeiträume anlegen. Speichere die Angaben mit dem Häkchen oben rechts in der Kachel. Beim Anlegen neuer Weiterbildungen kannst du die dazugehörigen Punkte je Weiterbildung angeben und dir den Fortschritt in der Mitarbeiterübersicht über das Dropdownmenü oben rechts anzeigen lassen.
Berufliche E-Mail-Adresse, Stempeloptionen
Die Felder funktionieren wie im Kurzprofil beschrieben.
Mitarbeiter löschen oder archivieren
Mitarbeiter kannst du innerhalb der ersten 2 Stunden nach dem Anlegen vollständig löschen. Klicke hierzu auf das Tonnen-Icon. Anschließend können Mitarbeiter nur noch archiviert werden. Klicke hierfür auf das Archiv-Icon. Archivierte Mitarbeiter können in der Schichtplanung nicht neu eingeplant werden und werden in der Auswertung nicht mehr angezeigt. Sie können jedoch jederzeit wieder reaktiviert werden, sodass du anschließend wieder auf Auswertungen und Unterlagen zugreifen kannst.
Login für Mitarbeiter
Der Mitarbeiterzugang ist der persönliche Bereich deiner Mitarbeiter in TimeMonkey. Dort können sie je nach freigeschalteten Funktionen ihre Zeiten, Planzeiten, Abwesenheiten und Aufgaben einsehen.
Der Login erfolgt für alle TimeMonkey-Nutzer über die gleiche Webapp. Beim Login erkennt TimeMonkey automatisch, ob es sich um einen Mitarbeiter, Admin oder Inhaber handelt.
Mitarbeiter können sich nicht selbst für einen bestehenden Standort registrieren. Der Mitarbeiterzugang wird ausschließlich von einem Inhaber oder Admin in der Mitarbeiterakte über Zum Mitarbeiterzugang einladen eingerichtet.
Wenn ein Mitarbeiter stattdessen die allgemeine Registrierung nutzt und selbst einen Standort anlegt, entsteht ein neuer, separater Standort und kein Zugang zum bestehenden Account.
Der Mitarbeiterzugang und das mobile Stempeln funktionieren über die Webapp und damit auf allen aktuellen Smartphones (Android, iOS, etc.) sowie anderen Endgeräten mit aktuellem Browser. Mitarbeiter können sich außerdem in der TimeMonkey-App (iOS und Android) mit ihrem Mitarbeiterzugang einloggen.
Öffne in der Mitarbeiterakte den Bereich Einstellungen > Mitarbeiterzugang und klicke auf Zum Mitarbeiterzugang einladen. Voraussetzung ist eine hinterlegte berufliche E-Mail-Adresse.
Mit der Einrichtung des Mitarbeiterzugangs wird automatisch eine E-Mail an die hinterlegte Adresse versendet. Diese E-Mail informiert über die Freischaltung und erklärt den ersten Login.
Die E-Mail enthält kein festes Initialpasswort und keinen separaten Registrierungslink.
Für den ersten Login öffnet der Mitarbeiter die Login-Seite, gibt die eigene E-Mail-Adresse ein, klickt auf Fortfahren und wählt anschließend Passwort zurücksetzen. Danach wird eine weitere E-Mail versendet, über die ein persönliches Passwort festgelegt werden kann.
Besteht zu dieser E-Mail-Adresse bereits ein Benutzerkonto, verwendet TimeMonkey dieses weiter und verknüpft es mit dem Mitarbeiter. Auch in diesem Fall wird beim Einrichten des Mitarbeiterzugangs automatisch die Willkommens-E-Mail versendet.
Für bereits aktive Mitarbeiterzugänge gibt es aktuell keinen separaten Button, um die Willkommens-E-Mail erneut zu versenden. Wenn ein Mitarbeiter sein Passwort nicht mehr kennt oder die erste E-Mail nicht mehr vorliegt, ist der reguläre Weg daher ebenfalls Passwort zurücksetzen auf der Login-Seite.
Der Zugang bleibt dauerhaft mit der E-Mail-Adresse verknüpft, mit der er eingerichtet wurde. Eine spätere Änderung der beruflichen E-Mail-Adresse im Profil ändert die Login-Adresse nicht mit. Um den Zugang auf eine neue Adresse umzustellen: den bestehenden Zugang entfernen, die berufliche E-Mail-Adresse anpassen und den Mitarbeiter neu einladen – die Willkommens-E-Mail geht dann an die neue Adresse, Arbeitszeiten und Auswertungen bleiben vollständig erhalten.
Im Mitarbeiterzugang können Mitarbeiter insbesondere ihr Arbeitszeitkonto, ihre persönlichen Plan- und Ist-Arbeitszeiten, ihren Schichtplan, Abwesenheiten und persönliche Aufgaben einsehen. Je nach freigeschalteten Funktionen können sie dort auch Anträge stellen. Bei Krankentagen können sie außerdem ihre AU-Bescheinigung selbst hochladen.
Mit der Freischaltung des Mitarbeiterzugangs ist das mobile Stempeln noch nicht automatisch aktiviert. Die Option Mobile Zeiterfassung muss zusätzlich aktiviert werden. Erst dann erscheint im Dashboard des Mitarbeiterzugangs der zusätzliche Button Jetzt stempeln.
Mitarbeiter-Ansichten und Suche
Du hast die Möglichkeit zwischen der Kachelansicht und der Listenansicht zu wechseln.
Bei beiden Ansichten kannst du außerdem das Suchfeld oder den Eigenschaften-Filter nutzen, um die Anzeige einzugrenzen.