Einführung
Keine Lust zu lesen? Schau dir unsere Video-Tutorials an. Auf unserem YouTube-Kanal kannst du dir ansehen, wie das iPhone als Stempeluhr verwendet wird.
TimeMonkey ist eine Zeiterfassungs- und Personalmanagement-Software, die ohne Elektriker und ohne Installation auf dem Computer auskommt. Als Stempeluhr wird ein iPhone oder iPad verwendet, das ortsfest montiert wird. Alternativ kannst du ein Android-Gerät mit der TimeMonkey Android-App (Beta) nutzen. Dazu wird die TimeMonkey Webapp verwendet, um deinen Account anzulegen und deinen Standort und deine Mitarbeiter zu verwalten. Die Webapp erreichst du einfach im Internetbrowser unter https://time.monkeymed.de.
In der Webapp können Zeitkonten verwaltet werden, Schichten geplant sowie Urlaube, Weiterbildungen und weitere Abwesenheiten organisiert werden. Auch die monatlichen und jährlichen Auswertungen können direkt über die Webapp an den Steuerberater oder Mitarbeiter verschickt werden. Die Webapp kann von überall aufgerufen werden, auch mit Smartphones.
Als Stempeluhr wird ein iPhone mit der TimeMonkey iOS-App für Zeiterfassung aus dem Apple App Store verwendet. Hierfür wird ein iPhone oder iPad ortsfest montiert, in der StempelApp werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst. Die App unterstützt iPhones ab iOS 15 und iPads ab iPadOS 15. Mitarbeiter stempeln per PIN-Code. Auf unterstützten iPhones können sie außerdem NFC-Karten oder NFC-Anhänger nutzen. Nach dem Stempeln wird dem Mitarbeiter eine Tagesübersicht der gestempelten Zeiten angezeigt.
Als Stempeluhr kannst du jetzt auch ein Android-Gerät ab Android 8.0 mit der TimeMonkey Android-App (Beta) verwenden. Bei den meisten Android-Geräten sitzt der NFC-Leser auf der Rückseite – berücksichtige das bei der Montage.
Wir können Android grundsätzlich nicht für alle Geräte und Varianten testen. Wir empfehlen deshalb weiterhin ein iPhone und können bei technischen Problemen mit Android-Geräten nicht helfen. Alle Details findest du im Kapitel Android Stempeluhr App (Beta).
TimeMonkey - mehr als nur Zeiterfassung
TimeMonkey deckt die Bereiche Arbeitszeiterfassung, Arbeitszeitauswertung, Schichtplanung Abwesenheitsplanung und Recruiting ab.
Die Arbeitszeiterfassung erfolgt über ein festinstalliertes iPhone als Stempeluhr mit TimeMonkey iOS-App oder alternativ über ein Android-Gerät mit der TimeMonkey Android-App (Beta). Mitarbeiter können wahlweise mit NFC-Karte, NFC-Schlüsselanhänger oder mit persönlicher Pin stempeln. Außerdem kann je Mitarbeiter das Self-Service Stempeln aktiviert werden. sodass dieser Mitarbeiter über einen Mitarbeiterzugang von zuhause stempeln kann. Diese Funktion kann jederzeit in Echtzeit aktiviert oder deaktiviert werden. TimeMonkey funktioniert auch in Kombination mit unserer TunnelMonkey VPN Lösung. Dabei wird die Arbeitszeit für die Dauer der VPN Verbindung erfasst.
Die Arbeitszeitauswertung erfasst alle Überstunden und Minusstunden tagesaktuell. Zudem können Monats- und Jahresauswertungen erstellt, heruntergeladen und per E-Mail an Steuerberater und Mitarbeiter versendet werden. Zudem können Mitarbeiter zum Self-Service eingeladen werden. Dann erhalten Sie einen eigenen Mitarbeiterzugang, in dem sie ihre Arbeitszeiten selber einsehen können.
In der Schichtplanung können sowohl Schichten pro Mitarbeiter als auch für mehrere Mitarbeiter angelegt, Pläne als Favoriten markiert und als Vorlage in andere Wochen kopiert werden. Dabei wird auf Kollisionen mit Abwesenheiten wie Urlaub und Feiertage hingewiesen. Bei der Planung stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung: die Sortierung nach Bereichen und Mitarbeitern, die Darstellung als Liste in der Wochenansicht sowie die Tages- und Jahresansicht.
In der Abwesenheitsplanung können Urlaube, Freizeitausgleich, Berufsschule, Weiterbildungen, Krankheitstage und Kurzarbeit hinterlegt werden. Urlaubseinträge können entweder für einzelne Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter als Betriebsurlaub erstellt werden. Die Gutschrift für Feiertage erfolgt automatisch anhand der hinterlegten wöchentlichen Arbeitszeit. In der Abwesenheitsplanung kann die Stundengutschrift je Mitarbeiter und Feiertag individuell angepasst werden.
Viele Funktionen wie Startstempel zählen erst ab der eingeplanten Zeit oder Gesetzliche Pausenzeiten werden automatisch berücksichtigt bieten Möglichkeiten zur Anpassung an den Arbeitsalltag und können bei Bedarf aktiviert werden. Zudem können mitarbeiterindividuell pauschale Zeiten z.B. für Umziehen addiert oder z.B. für Raucherpausen subtrahiert werden.
In dem Bereich Recruiting kann eine Karriereseite erstellt werden, auf der offene Stellen ausgeschrieben werden. Die Karriereseite und die offenen Stellen sind an Google Jobs angebunden, um die Anzahl der Bewerber zu erhöhen. Zudem können intern Boni für erfolgreiche Empfehlungen neuer Mitarbeiter ausgezahlt und Bewertungen von Mitarbeitern zu ihrem Arbeitsplatz auf der Karriereseite veröffentlicht werden.
Registrierung und Anmeldung
Die Anmeldung bei TimeMonkey erfolgt über deinen MonkeyMed Account. Um einen MonkeyMed Account anzulegen, folge bitte der Anleitung im Kapitel Der MonkeyMed Account. Falls du bereits einen MonkeyMed Account besitzt, startest du im Kapitel Der MonkeyMed Account direkt mit dem Kapitel Login. Folge anschließend den Anleitungen in den Kapiteln Lizenzen verwalten und Zeiterfassung, um die Grundfunktionen von TimeMonkey einzurichten.
Navigation
Die Navigation in TimeMonkey erfolgt über die Menüleiste auf der linken Seite.
Im Dashboard werden alle Planzeiten und gestempelten Zeiten des aktuellen Tages angezeigt. Das Datum kann mit den Pfeilen auf die nächsten oder vorherigen Tage umgestellt werden. Mit Klick auf heute gelangst du direkt zum aktuellen Datum.
In den Aufgaben behältst du den Überblick über alle Aufgaben und weist einzelne Aufgaben deinen Mitarbeitern zu. Mitarbeiter bekommen ihre Aufgaben beim Ein- und Ausstempeln an der Stempeluhr sowie über ihren Mitarbeiterzugang zum Abhaken angezeigt. Weitere Informationen hierzu erhältst du im Kapitel Aufgaben.
In der Auswertung siehst du auf einen Blick den aktuellen Stand der Über- und Minusstunden, der genommenen Urlaubstage, krankgeschriebenen Arbeitstage und der geleisteten Arbeitstage. Mit Klick auf den jeweiligen Mitarbeiter gelangst du zu den Monats- und Jahresauswertungen. Weitere Informationen hierzu erhältst du im Kapitel Auswertung.
In der Schichtplanung weist du jeder Kalenderwoche einen Wochenplan zu. Dabei kannst du andere Wochenpläne als Vorlage verwenden oder komplett neue Wochenpläne erstellen. Wählst du oben einen einzelnen Mitarbeiter aus, siehst du dessen persönlichen Dienstplan mit den eingeplanten Arbeitszeiten. Die Wochenansicht schaltest du mit den Pfeilen auf die nächste oder vorherige Woche, mit heute springst du zur aktuellen Woche. Über den Pfeil neben dem Namen wechselst du zu einem anderen Mitarbeiter. Weitere Informationen hierzu erhältst du im Kapitel Schichtplanung.
In den Abwesenheiten kannst du Urlaube, Freizeitausgleich, Berufsschule, Weiterbildungen, Krankheitstage, Kurzarbeit und von der Regel abweichende Stundengutschriften für Feiertage organisieren. Weitere Informationen hierzu erhältst du im Kapitel Abwesenheiten.
In der Kalenderansicht kannst du die Aktivitäten deiner Mitarbeiter auf einen Blick für den gesamten Monat sehen. Die Monatsansicht kann mit den Pfeilen auf den nächsten oder vorherigen Monat umgestellt werden. Mit Klick auf heute gelangst du direkt zum aktuellen Monat. Mit Klick auf den Pfeil neben Alle Mitarbeiter kannst du einzelne Mitarbeiter auswählen. Wenn du deinen Mauszeiger über einen Kalendereintrag hältst, werden dir weitere Informationen hierzu eingeblendet.
Unter Mitarbeiter siehst du alle aktiven Mitarbeiter. Lies im Kapitel Zeiterfassung wie du Mitarbeiter anlegen und bearbeiten kannst. Mit dem Button inaktive Mitarbeiter anzeigen kannst du die Ansicht ändern, sodass du ehemalige Mitarbeiter sehen kannst.
In den Einstellungen verwaltest du deine Lizenz, Standortdaten und Berechtigungen. Die Reiter Allgemein, Berechtigungen, Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheiten führen dich zu den jeweiligen Optionen. Kacheln mit Eingabefeldern öffnest du über Bearbeiten; andere Optionen änderst du direkt per Schalter.
Bei zeitabhängigen Daten, etwa Standortadresse und Pauseneinstellungen, zeigt Frühere Werte anzeigen den Verlauf. TimeMonkey verwendet jeweils den für das betreffende Datum gültigen Wert. Änderungen kannst du auch für die Zukunft hinterlegen. Weitere Informationen findest du im Kapitel Einstellungen.
Kapitel
Lies im Kapitel Der MonkeyMed Account, bei welchen Webapps du dich mit einem MonkeyMed Account anmelden kannst, wie du dich registrierst und wie du dich einloggst.
Lies im Kapitel Lizenzen verwalten, wie du deine MonkeyMed Software Lizenzen verwaltest.
Lies im Kapitel Zeiterfassung, wie du die TimeMonkey Webapp und das Stempeluhr-iPhone mit iOS App einrichtest, um mit der Arbeitszeiterfassung zu starten. Was du bei einem Android-Gerät als Stempeluhr beachten musst, liest du im Kapitel Android Stempeluhr App (Beta).
Lies im Kapitel Auswertung, wie du das aktuelle Stundenkonto deiner Mitarbeiter einsiehst und wie du Arbeitszeitauswertungen für Monate und Jahre erstellst und versendest.
Lies im Kapitel Schichtplanung, wie du Vorlagen für Schichten erstellst, individuelle Schichten anlegst und Schichtpläne verwaltest.
Lies im Kapitel Abwesenheiten, wie du Urlaube, Freizeitausgleich, Weiterbildungen, Berufsschule, Krankheitstage und Kurzarbeit verwaltest sowie Stundengutschriften für Feiertage anpasst.