Einführung

Keine Lust zu lesen? Jetzt TimeMonkey auf YouTube anschauen.

TimeMonkey ist eine Zeiterfassungs-Software, die speziell für Arztpraxen und Kliniken entwicklet wurde. TimeMonkey besteht aus einer Webapp und einer iOS-StempelApp.

In der Webapp können Zeitkonten verwaltet werden, Schichten geplant sowie Urlaube, Kurzarbeit und weitere Abwesenheiten organisiert werden. Auch die monatlichen und jährlichen Auswertungen können direkt über die Webapp an den Steuerberater oder Mitarbeiter verschickt werden. Die Webapp kann von überall aufgerufen werden, auch mit Smartphones.

Als Stempeluhr wird ein iPhone mit der TimeMonkey iOS-StempelApp aus dem Apple App Store verwendet. Hierfür wird ein iPhone ortsfest montiert, in der StempelApp werden die Arbeitszeiten der Praxismitarbeiter erfasst. Als Stempeluhr können alle iOS-15-fähigen iPhones verwendet werden. Mitarbeitende können sich entweder via Pin‑Code, NFC-Karte oder NFC-Anhänger (NFC ab iPhone 7) ein- und ausstempeln. Nach dem Stempeln wird dem Mitarbeiter eine Tagesübersicht der gestempelten Zeiten angezeigt.

TimeMonkey - mehr als nur Zeiterfassung

TimeMonkey deckt die Bereiche Arbeitszeiterfassungs, Arbeitszeitauswertung, Schichtplanung und Abwesenheitsplanung ab.

Die Arbeitszeiterfassung erfolgt über ein festinstalliertes iPhone als Stempeluhr mit TimeMonkey iOS-App. Mitarbeiter können wahlweise mit NFC-Karte, NFC-Schlüsselanhänger oder mit persönlicher Pin stempeln. Außerdem kann je Mitarbeiter das Self-Service Stempeln aktiviert werden. sodass dieser Mitarbeiter über einen Mitarbeiterzugang von zuhause stempeln kann. Diese Funktion kann jederzeit in Echtzeit aktiviert oder deaktiviert werden. TimeMonkey funktioniert auch in Kombination mit unserer TunnelMonkey VPN Lösung. Dabei wird die Arbeitszeit für die Dauer der VPN Verbindung erfasst.

Die Arbeitszeitauswertung erfasst alle Überstunden und Minusstunden tagesaktuell. Zudem können Monats- und Jahresauswertungen erstellt, heruntergeladen und per E-Mail an Steuerberater und Mitarbeiter versendet werden. Zudem können Mitarbeiter zum Self-Service eingeladen werden. Dann erhalten Sie einen eigenen Mitarbeiterzugang, in dem sie ihre Arbeitszeiten selber einsehen können.

In der Schichtplanung können sowohl Standardschichten angelegt und abgewandelt werden, wie auch wochenindividuelle Schichtpläne erstellt werden. Dabei wird auf Feiertage und Urlaubskollisionen hingewiesen. Die eingeplanten Zeiten werden wochenweise im Dienstplan und monatsweise im Kalender angezeigt.

In der Abwesenheitsplanung können Urlaube, Freizeitausgleich, Berufsschule, Weiterbildungen, Krankheitstage und Kurzarbeit hinterlegt werden. Urlaubseinträge können entweder für einzelne Mitabeiter oder für alle Mitarbeiter als Praxisurlaub erstellt werden. Die Gutschrift für Feiertage erfolgt automatisch anhand der hinterlegten wöchentlichen Arbeitszeit. In der Abwesenheitsplanung kann die Stundengutschrift je Mitarbeiter und Feiertag individuell angepasst werden.

Viele Funktionen wie Startstempel zählen erst ab der eingeplanten Zeit oder Gesetzliche Pausenzeiten werden automatisch berücksichtig wurden zusammen mit Arztpraxen entwickelt und können bei Bedarf aktiviert werden. Zudem können mitarbeiterindividuell pauschale Zeiten z.B. für Umziehen addiert oder z.B. für Raucherpausen subtrahiert werden.

Navigation und Übersicht

Die Navigation in TimeMonkey erfolgt über die Menüleiste auf der linken Seite.

Im Folgenden werden die TimeMonkey Seiten der Menüpunkte vorgestellt. Die Inhalte und Verfügbarkeiten der Ansichten können für Administratoren und Mitarbeiterzugänge (Self-Service) abweichen.

Dashboard

Im Dashboard werden alle Planzeiten und gestempelten Zeiten des hetigen Tages angezeigt. Das Datum kann mit den Pfeilen auf die nächsten oder verherigen Tage umgestellt werden. Mit Klick auf heute gelangen Sie direkt zum aktuellen Datum.

Auswertung

In der Auswertung sehen Sie auf einen Blick den aktuellen Stand der Über- und Minusstunden, der genommenen Urlaubstage, krankgeschriebenen Arbeitstage und der geleisteten Arbeitstage. Mit Klick auf den jeweiligen Mitarbeiter gelangen Sie zu den Monats- un Jahresauswertungen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Tutorial Auswertung.

Dienstplan

Der Dienstplan zeigt pro Mitarbeiter die eingeplanten Arbeitszeiten aus der Schichtplanung. Die Wochenansicht kann mit den Pfeilen auf die nächste oder vorherige Woche umgestellt werden. Mit Klick auf heute gelangen Sie direkt zur aktuellen Woche. Mit Klick auf den Pfeil neben dem Mitarbeiternamen können Sie den Mitarbeiter ändern.

Schichtplanung

In der Schichtplanung können Sie jeder Kalenderwoche eine Schicht zuweisen. Dabei können Sie Schichtvorlagen verwenden oder individuelle Schichten erstellen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Tutorial Schichtplanung.

Abwesenheiten

In den Abwesenheiten können Sie Urlaube, Freizeitausgleich, Berufsschule, Weiterbildungen, Krankheitstage, Kurzarbeit und von der Regel abweichende Stundengutschriften für Feiertage organisieren. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Tutorial Abwesenheiten.

Kalender

In der Kalenderansicht können Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick für den gesamten Monat sehen. Die Monatsansicht kann mit den Pfeilen auf den nächsten oder vorherigen Monat umgestellt werden. Mit Klick auf heute gelangen Sie direkt zum aktuellen Monat. Mit Klick auf den Pfeil neben Alle Mitarbeiter können Sie einzelne Mitarbeiter auswählen. Wenn Sie Ihren Mauszeiger über einen Kalenderaeintrag halten, werden Ihnen weitere Informationen hierzu eingeblendet.

Mitarbeiter

In den Mitarbeitereinstellungen sehen Sie alle aktiven Mitarbeiter. Lesen Sie in dem Tutorial Zeiterfassung wie Sie Mitarbeiter anlegen und bearbeiten können. Mit dem Button inaktive Mitarbeiter anzeigen können Sie die Ansicht ändern, sodass Sie ehemalige Mitarbeiter sehen können.

Einstellungen

In den Einstellungen können Sie Ihr TimeMonkey Abonnement verwalten. Zudem können Sie Ihre Praxisdaten, Auswertungseinstellungen und die Daten Ihres Steuerberaters mit Klick auf das Bleistift-Icon ändern. Ihr Passwort können Sie mit Klick auf E-Mail jetzt anfordern ändern. Sie erhalten dann eine E-Mail auf die Mailadresse mit der Sie sich angemeldet haben.

In der Historie sehen Sie die Änderungen bei der Adresse und Auswertungseinstellungen, wann diese gemacht wurde und ab wann sie gültig ist. TimeMonkey übernimmt bei Funktionen mit Historie immer die zu dem jeweiligen Zeitpunkt gültigen Einstellungen. Sie können Änderungen für die Adresse oder Auswertungseinstellungen auch schon für die Zukunft festlegen. Wenn Sie den Zeitpunkt der Gültigkeit ändern wollen, klicken Sie bitte auf das Bleistift-Icon und löschen Sie ungültige Einträge aus der Historie, indem Sie auf das Mülleimer-Icon klicken.