Zum Hauptinhalt springen

Auswertungseinstellungen

In den TimeMonkey-Einstellungen kannst du die Funktion Gesetzliche Pausenzeiten automatisch einhalten aktivieren. Außerdem kannst du Antrag auf Änderung der Arbeitszeit freischalten, deinen Steuerberater hinterlegen und im Bereich PDF Export festlegen, dass im PDF-Export der Monatsauswertung der Stand des Arbeitszeitkontos angezeigt wird. In der Schichtplanung kannst du pro Schicht die Funktionen Startstempel zählen erst ab (x Minuten vor) der eingeplanten Startzeit und Abzug der geplanten Pausenzeiten nutzen.

Anträge auf Änderung der Arbeitszeit erlauben​

Aktiviere diese Funktion, wenn Mitarbeiter Änderungen an ihren Arbeitszeiten und Planzeiten nicht direkt selbst durchführen, sondern als Antrag einreichen sollen.

Nach der Aktivierung können Mitarbeiter in ihrer Monatsauswertung für den vorherigen Tag und ältere Tage Korrekturen anfragen. Für den laufenden Tag und für zukünftige Tage ist das noch nicht möglich. Inhaber und Admins können diese Änderungswünsche in der Auswertung prüfen und freigeben oder ablehnen.

Weitere Informationen findest du unter Zeiten nachtragen durch Mitarbeiter.

Feiertagsgutschrift​

Im Bereich Feiertagsgutschrift legst du fest, wie TimeMonkey eine bezahlte Feiertagsgutschrift behandelt, wenn Mitarbeiter an einem gesetzlichen Feiertag trotzdem arbeiten.

Du kannst wählen, ob nur die ausgefallene Zeit gutgeschrieben wird oder ob Feiertagsgutschrift und tatsächlich geleistete Arbeitszeit addiert werden. Änderungen werden mit einem Gültig-ab-Datum gespeichert, sodass für jede Tagesauswertung die an diesem Datum gültige Berechnungsart verwendet wird.

Weitere Informationen findest du unter Feiertage und Feiertagsgutschrift.

Gesetzliche Pausenzeiten automatisch einhalten​

Gesetzliche Pausenzeiten automatisch einhalten: Ist diese Funktion aktiviert, werden Pausenzeiten automatisch berechnet und von der Arbeitszeit abgezogen. Dies bezieht sich sowohl auf die Planzeit als auch auf die tatsächliche Arbeitszeit.

Für Mitarbeiter unter 18 Jahren:

  • 4,5 Stunden: 30 Minuten Ruhepause
  • 6 Stunden: 60 Minuten Ruhepause

Für Mitarbeiter ab 18 Jahren:

  • 6 Stunden: 30 Minuten Ruhepause
  • 9 Stunden: 45 Minuten Ruhepause

Ist die Funktion aktiv und die Arbeitszeit wird ohne Pause überschritten, wird die gesamte notwendige Pausenzeit als Zeitblock abgezogen. Beispiele bei aktivierter Funktion:

  • Zeiterfassung ohne Pause 6 Stunden und 45 Minuten: Arbeitszeit nach Abzug der Pausenzeit 6 Stunden und 15 Minuten
  • Zeiterfassung ohne Pause 6 Stunden und 15 Minuten: Arbeitszeit nach Abzug der Pausenzeit 5 Stunden und 45 Minuten

Diese Funktion ist mit tatsächlichem Aus- und Einstempeln für die Pause kombinierbar. In diesem Fall wird, falls erforderlich, die noch notwendige Pausenzeit anteilig ergänzt.

Arbeitszeitberechnung mit Schalter für die automatische Berücksichtigung der Pausenzeiten

Öffne Einstellungen → Zeiterfassung → Arbeitszeitberechnung und ändere den Schalter Gesetzliche Pausenzeiten automatisch einhalten.

Änderung der Pausenautomatik mit Gültigkeitsdatum und Häkchen zum Speichern

Gib unter Änderung gültig ab das Datum ein, ab dem die gewählte Einstellung gelten soll. Du kannst auch einen Zeitpunkt in der Vergangenheit oder Zukunft wählen. Bestätige die Änderung mit dem Häkchen rechts oben in der Kachel. Mit dem X verwirfst du die Änderung.

Die Aktivierung dieser Funktion ersetzt keine Rechtsberatung.

Mein Steuerberater​

Unter Einstellungen → Allgemein → Mein Steuerberater kannst du den Namen und die E-Mail-Adresse deines Steuerberaters hinterlegen.

Wenn du die Angaben hinterlegst, kannst du in der Auswertung die Monats- und Jahresauswertung deiner Mitarbeiter direkt an den Steuerberater versenden. Erfahre in dem Kapitel Auswertung > Monatsauswertung > Monatsauswertung per E-Mail versenden bzw. Auswertung > Jahresauswertung > Jahresauswertung per E-Mail versenden, wie du die entsprechende Auswertung an den Steuerberater versendest.

Kachel Mein Steuerberater mit Name, E-Mail-Adresse und Bearbeiten-Schaltfläche

Klicke hierzu auf Bearbeiten oben rechts in der Kachel.

Name und E-Mail-Adresse des Steuerberaters bearbeiten und mit dem Häkchen speichern

Trage den Namen und die E-Mail-Adresse deines Steuerberaters ein und speichere die Angaben mit dem Häkchen rechts oben in der Kachel.

PDF-Export konfigurieren​

Unter Einstellungen → Zeiterfassung → PDF Export legst du fest, welche Zusatzinformationen im PDF-Export der Monatsauswertung angezeigt werden.

PDF-Export mit Schaltern für den Stand des Arbeitszeitkontos und monatliche Notizen

Aktiviere dort die Option Stand des Arbeitszeitkontos anzeigen, wenn im PDF neben der Monatsdifferenz auch der kumulierte Saldo ab dem 1. Januar des ausgewählten Jahres bis zum letzten Tag des ausgewählten Monats einschließlich Jahresübertrag und Monatsüberträgen erscheinen soll.

Aktiviere zusätzlich die Option Monatliche Notizen anzeigen, wenn deine monatlichen Notizen ebenfalls im PDF-Export der Monatsauswertung erscheinen sollen. Beide Schalter sitzen in der Kachel PDF Export und lassen sich unabhängig voneinander ein- und ausschalten.

Das ist besonders hilfreich, wenn Monatsauswertungen ausgedruckt oder an Dritte weitergegeben werden und der aktuelle Gesamtsaldo direkt sichtbar sein soll.

Weitere Informationen findest du unter Monatsauswertung exportieren.

Startstempel zählen erst ab (x Minuten vor) der eingeplanten Zeit​

Startstempel zählen erst ab (x Minuten vor) der eingeplanten Zeit: Ist diese Funktion aktiviert, startet die Arbeitszeit frühestens mit der in der Schichtplanung eingeplanten Startzeit und einem Puffer von x Minuten vor dieser Zeit. Beispiel – 0 ist als Wert für x eingetragen:

  • Kommt der Mitarbeiter früher als eingeplant war, wird die eingeplante Startzeit als Startstempel verwendet.
  • Kommt der Mitarbeiter später als eingeplant war, wird der tatsächliche Startstempel als Startzeitpunkt verwendet.
  • Kommt der Mitarbeiter gar nicht, wird auch keine Arbeitszeit berechnet.
  • Ist der Mitarbeiter an einem Tag nicht eingeplant, aber stempelt, wird der gestempelte Zeitpunkt als Startstempel verwendet.

Beispiel – 5 ist als Wert für x eingetragen:

  • Kommt der Mitarbeiter früher als 5 Minuten vor dem geplanten Startzeitpunkt, wird 5 Minuten vor dem eingeplanten Startzeitpunkt als Startstempel verwendet.
  • Kommt der Mitarbeiter später als 5 Minuten vor dem geplanten Startzeitpunkt, wird der tatsächliche Startstempel als Startzeitpunkt verwendet.
  • Kommt der Mitarbeiter gar nicht, wird auch keine Arbeitszeit berechnet.
  • Ist der Mitarbeiter an einem Tag nicht eingeplant, aber stempelt, wird der gestempelte Zeitpunkt als Startstempel verwendet.

Grundsätzlich ist die Berechnung der Arbeitszeit komplett unabhängig von der Schichtplanung, außer die Funktion Startstempel zählen erst ab (x Minuten vor) der eingeplanten Zeit oder Abzug der geplanten Pausenzeiten ist in Schichten aktiv. In diesem Fall können die eingeplante Startzeit sowie die geplanten Pausenzeiten einen Einfluss auf die Arbeitszeitberechnung haben.

Weitere Details zu den Auswertungseinstellungen in der Schichtplanung findest du in den Einstellungen zur Arbeitszeitberechnung der Schichtplanung.