Monatsauswertung
Wenn du nachvollziehen möchtest, wie sich die Stunden eines Mitarbeiters in einem Monat zusammensetzen, bist du in der Monatsauswertung richtig. Hier bekommst du einen schnellen Überblick über Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Korrekturen und Auffälligkeiten eines Monats.
Öffne in der Menüleiste Auswertung und wähle einen Mitarbeiter aus. So gelangst du in die Monats- und Jahresansicht.
Über den Pfeil neben dem Mitarbeiter kannst du den Mitarbeiter wechseln. Über den Pfeil neben dem Jahr wechselst du das Jahr. Über den Pfeil neben dem Monat kannst du einen anderen Monat auswählen oder mit Jahresansicht direkt in die Jahresauswertung springen. Mit dem Button Heute gelangst du jederzeit zurück in die Monatsansicht des aktuellen Monats.
Die Monatsansicht besteht aus den drei Kacheln Monatskonto, Stundengutschriften und Tagesübersicht sowie der Tagesliste mit allen einzelnen Tagen des Monats.
Standardmäßig siehst du immer den gesamten Monat. Wenn du stattdessen nur den aktuellen Stand bis heute prüfen möchtest, kannst du zusätzlich die Funktion Monat bis heute nutzen. Diese Ansicht ist nur im aktuellen Monat verfügbar.
Gesamter Monat
Wenn du einen Monat vollständig prüfen oder im Nachhinein sauber nachvollziehen möchtest, ist diese Ansicht die richtige. In der Monatsansicht beziehen sich alle Kennzahlen auf den gesamten ausgewählten Monat bis einschließlich des letzten Tages.
Arbeitszeitkonto
Im Arbeitszeitkonto siehst du die Über-/Minusstunden seit Jahresbeginn bis zum letzten Tag des ausgewählten Monats. Wurde die Zeiterfassung für den Mitarbeiter erst im laufenden Jahr begonnen, bezieht sich die Anzeige auf den Zeitraum ab diesem Startdatum.
Monatskonto
Im Monatskonto wird sichtbar, wie sich die Stunden des ausgewählten Monats zusammensetzen. So kannst du schnell erkennen, woher Plus- oder Minusstunden kommen.
- Stunden laut Schichtplanung zeigen, wie viele Stunden im Schichtplan für den Mitarbeiter eingeplant waren. Diese Angabe dient der Orientierung und hat keinen direkten Einfluss auf das Arbeitszeitkonto.
- Vertragliche Arbeitsstunden basieren auf den in den Mitarbeitereinstellungen hinterlegten regulären Wochenstunden oder Monatsstunden.
- Stundengutschriften fassen die gutzuschreibenden Stunden aus Abwesenheiten des Monats zusammen.
- Geleistete Arbeitszeit ist die Summe der tatsächlich erfassten Arbeitszeit.
- Stundenkorrektur erscheint als eigene Zeile, wenn für diesen Monat eine manuelle Korrektur hinterlegt wurde.
- Verbuchte Arbeitsstunden ergeben sich aus geleisteter Arbeitszeit, Stundengutschriften und gegebenenfalls der Stundenkorrektur.
- Monatsdifferenz zeigt den Unterschied zwischen Sollarbeitszeit und verbuchten Arbeitsstunden und damit die Über- oder Minusstunden des aktuellen Monats.
Stundengutschriften
In den Stundengutschriften siehst du auf einen Blick, welche bezahlten Stunden durch Abwesenheiten gutgeschrieben werden. Unbezahlter Urlaub oder unbezahlte Weiterbildungen tauchen zwar in der Tagesliste auf, werden hier aber nicht mitgerechnet. Freizeitausgleich, Berufsschule, Weiterbildung und Kurzarbeit werden nur dann angezeigt, wenn es im ausgewählten Monat dazu auch Einträge gibt.
Tagesübersicht
Die Tagesübersicht hilft dir, den Monat nicht nur in Stunden, sondern auch in Tagen zu verstehen. Hier werden die Anzahl der Arbeitstage und die Anzahl der Abwesenheiten je Kategorie zusammengefasst. Freizeitausgleich, Berufsschule, Weiterbildung und Kurzarbeit werden nur angezeigt, wenn im ausgewählten Monat entsprechende Einträge vorhanden sind.
Zusätzlich siehst du hier die Anzahl der Verspätungen, also Tage mit verspätetem Arbeitsbeginn.
Arbeitszeitkonto korrigieren
Manchmal muss ein Monat im Nachhinein noch sauber angepasst werden, zum Beispiel weil Stunden aus einem anderen System übernommen oder Überstunden ausgezahlt wurden. Genau dafür gibt es die Funktion Arbeitszeitkonto korrigieren.
Klicke in der Monatsauswertung oben rechts unter den Filtern auf Arbeitszeitkonto korrigieren. Im geöffneten Fenster gibst du die Anzahl Stunden ein, um die das Arbeitszeitkonto angepasst werden soll. Dabei sind sowohl negative als auch positive Werte möglich:
- Ein negativer Wert reduziert das Arbeitszeitkonto, zum Beispiel bei einer Auszahlung von Überstunden.
- Ein positiver Wert erhöht das Arbeitszeitkonto, zum Beispiel wenn Stunden aus einem anderen System übernommen werden.
Die Eingabe kann entweder als Dezimalzahl wie -20,5 oder im Format HH:MM wie -20:30 erfolgen.
Trage außerdem einen Kommentar ein, damit die Korrektur später nachvollziehbar bleibt, zum Beispiel Überstundenauszahlung mit dem November-Gehalt.
Nach dem Speichern erscheint die Änderung im Monatskonto als eigene Zeile Stundenkorrektur und wird direkt bei den verbuchten Arbeitsstunden berücksichtigt.
Nutze diese Funktion für monatliche Korrekturen, nicht für einzelne fehlerhafte Stempel eines Tages. Solche Anpassungen nimmst du direkt in der Tagesliste des betreffenden Tages vor.
Monat bis heute
Wenn du mitten im laufenden Monat wissen möchtest, wo ihr gerade steht, ist die Ansicht Monat bis heute besonders hilfreich. Hier beziehen sich alle Kennzahlen auf den aktuellen Monat bis einschließlich des heutigen Tages.
Die drei Kacheln Monatskonto, Stundengutschriften und Tagesübersicht beziehen sich in dieser Ansicht auf den Zeitraum vom Monatsanfang bis heute. Dadurch sind sowohl die vertraglichen Stunden als auch die Stunden laut Schichtplanung entsprechend reduziert. Abwesenheiten in der Zukunft werden hier noch nicht berücksichtigt.
Die Ansicht Monat bis heute berücksichtigt auch die geleistete Arbeitszeit des heutigen Tages. Diese Zeit ist erst dann vollständig korrekt, wenn der Mitarbeiter zum letzten Mal ausgestempelt hat. Bis dahin kann es vorübergehend zu Abweichungen in der Monatsdifferenz kommen, die sich am Ende des Tages wieder ausgleichen.
Tagesliste
Wenn du nicht nur Summen sehen, sondern einzelne Tage im Detail prüfen möchtest, ist die Tagesliste der richtige Bereich. In der Ansicht gesamter Monat werden alle Tage des Monats angezeigt, in der Ansicht Monat bis heute alle Tage bis einschließlich heute. Der heutige Tag ist blau hinterlegt.
Reguläre Arbeitszeit und Feiertage
Dieser Bereich hilft dir bei der schnellen Einordnung eines Tages. Direkt hinter dem Datum werden die in den Mitarbeitereinstellungen hinterlegten regulären Arbeitszeiten je Wochentag grau hinterlegt angezeigt. Falls es sich um einen Feiertag handelt, erscheint dort zusätzlich der Name des Feiertags.
Planzeiten und Stempel
Hier kannst du schnell vergleichen, was geplant war und was tatsächlich gestempelt wurde. In der oberen Zeile stehen die Planzeiten aus der Schichtplanung, in der unteren Zeile die tatsächlichen Stempel des Mitarbeiters.
Ist die Funktion gesetzliche Pausenzeiten einhalten aktiviert, werden automatisch berechnete Pausenzeiten gelb dargestellt. Beginnt ein Mitarbeiter später als geplant, erscheint ab einer Minute Differenz ein Alarm-Icon für die Verspätung.
Planarbeitszeit und geleistete Arbeitszeit
In diesem Bereich siehst du, wie viel Arbeitszeit geplant war und wie viel tatsächlich geleistet wurde. In der oberen Zeile steht die geplante Arbeitszeit, in der unteren Zeile die geleistete Arbeitszeit. Wurde für den Mitarbeiter eine Arbeitszeit-Pauschale hinterlegt, wird sie grau angezeigt.
Liegt für einen Tag eine Abwesenheit vor, erscheint ein grau hinterlegter Buchstabe mit der passenden Abkürzung:
- U: Urlaub
- K: Krankheit
- F: Feiertag
- KA: Kurzarbeit
- W: Weiterbildung
- B: Berufsschule
- FA: Freizeitausgleich
Wenn du den Mauszeiger über die Abkürzung bewegst, wird die Abwesenheit mit der jeweiligen Gutschrift angezeigt.
Geleistete Arbeitszeit korrigieren
Wenn an einem einzelnen Tag ein Stempel fehlt oder korrigiert werden muss, kannst du die Arbeitszeit direkt in der Tagesliste bearbeiten. Klicke dafür auf den Bleistift-Button in der entsprechenden Zeile.
Änderungen an Stempeln werden immer nachvollziehbar gespeichert. Bestätige die Hinweise, die dich darüber informieren.
Diese Bearbeitungsfunktion steht Inhabern und Admins zur Verfügung.
Neuen Stempel erzeugen
Wenn ein Stempel komplett fehlt, kannst du ihn hier direkt ergänzen. Trage die Uhrzeit ein und klicke anschließend links neben der Uhrzeit auf den Speichern-Button. Der neue Stempel wird sofort angelegt.
Stempel entfernen
Wenn ein Stempel gelöscht werden soll, klicke neben dem entsprechenden Eintrag auf den Tonnen-Button.
Über den X-Button rechts in der Zeile verlässt du anschließend den Bearbeitungsmodus wieder.
Ist die Funktion Antrag auf Änderung der Arbeitszeit erlauben aktiviert, können Mitarbeiter mit Mitarbeiterzugang für den vorherigen Tag und ältere Tage Korrekturen ihrer Arbeits- und Planzeiten beantragen.
Für den laufenden Tag und für zukünftige Tage können keine Korrekturen beantragt werden.
Die Prüfung und Übernahme der beantragten Änderungen erfolgt durch Inhaber oder Admins.
Weitere Informationen findest du unter Zeiten nachtragen durch Mitarbeiter.
Monatsauswertung per E-Mail versenden
Wenn du eine Auswertung direkt weitergeben möchtest, kannst du sie aus der Monatsansicht per E-Mail versenden. Klicke dafür oben rechts auf den Brief-Button.
Anschließend wählst du aus, ob die Auswertung an deinen
- Steuerberater
- Mitarbeiter
- oder an dich selbst
geschickt werden soll. Wenn du im aktuellen Monat die Funktion Monat bis heute ausgewählt hast, enthält auch die versendete PDF nur die Daten bis zum aktuellen Tag.
Monatsauswertung exportieren
Wenn du die Daten außerhalb von TimeMonkey weiterverarbeiten oder archivieren möchtest, kannst du die Monatsauswertung auch exportieren.
Als Excel-Datei (.xlsx) stehen dir die Exporte Tagesauswertung (Start, Pausen, Ende, Arbeitszeit) und Alle Zeitstempel (inkl. gelöschter Zeitstempel) zur Verfügung.
Zusätzlich kannst du eine PDF-Datei mit den entsprechenden Daten erstellen. Wenn im aktuellen Monat die Funktion Monat bis heute aktiv ist, enthält auch die erzeugte PDF nur die Daten bis zum aktuellen Tag.