Monatsauswertung
Klicken Sie in der Menüleiste auf Auswertung und dann auf einen Mitarbeiter, um die Monats- und Jahresansicht zu öffnen.
Mit Klick auf den Pfeil neben dem Mitarbeiter können Sie den Mitarbeiter ändern. Mit Klick auf den Pfeil neben dem Jahr, können Sie das Jahr ändern. Mit Klick auf den Pfeil neben dem Monat können Sie den Monat ändern oder mit Auswahl Jahresansicht in die Jahresansicht wechseln. Mit Klick auf den Button Heute gelangen Sie zur Monatsansicht des aktuellen Monats.
Die Monatsansicht umfasst die drei Kacheln Monatskonto, Stundengutschriften und Tagesübersicht, sowie die Tagesauswertung, in der alle Tage einzeln aufgeführt sind.
Standardmäßig gelangen Sie in die Monatsansicht, die den gesamten Monat beinhaltet. Um die Auswertung bis zum heutigen Tag anzuzeigen, aktivieren Sie die Funktion Monat bis heute, die nur für den aktuellen Monat verfügbar ist.
Gesamter Monat
In der Monatsansicht beziehen sich alle Kennzahlen auf den gesamten Monat bis einschließlich des letzten Tages, bzw. bis zum heutigen Tag (sofern Monat bis heute aktiviert ist, siehe nächsten Abschnitt)
Arbeitszeitkonto
- Das Arbeitszeitkonto gibt die Über-/Minusstunden seit Anfang des Jahres bis zum letzten Tag des ausgewählten Monats bzw. bis zum heutigen Tag (sofern Monat bis heute aktiviert ist) an. Wurde mit der Zeiterfassung erst im aktuellen Jahr begonnen, beziehen sich die Über-/Minusstunden auf den Zeitraum von Beginn der Zeiterfassung des Mitarbeiters bis zum letzten Tag des ausgewählten Monats bzw. bis zum heutigen Tag (sofern Monat bis heute aktiviert ist).
Monatskonto
In dem Monatskonto sind die Stunden laut Schichtplanung, vertraglichen Stunden, Sollstunden nach Abzügen, Geleistete Stunden, Monatsdifferenz und Über-/Minusstunden enthalten.
- Die Stunden laut Schichtplanung ergeben sich aus den eingeplanten Tagen des Mitarbeiters im Schichtplan an den jeweiligen Tagen des Monats. Die Anzahl dieser Stunden hat keinen Einfluss auf das Arbeitszeitkonto, bzw. die Über-/Minusstunden, die Angabe dieser Stunden dient lediglich der Übersicht.
- Die vertraglichen Arbeitsstunden ergeben sich aus den in den Mitarbeitereinstellungen hinterlegten regulären Wochenstunden je Mitarbeiter und der Anzahl an Wochentagen im jeweiligen Monat bzw. der hinterlegten Monatsstunden des Mitarbeitenden.
- Die Stundengutschriften ergeben sich aus der Summe der Stundengutschriften für die Abwesenheiten im Monat (vgl. nächsten Abschnitt).
- Die geleistete Arbeitszeit fasst die geleisteten Arbeitsstunden des Monats zusammen, die sich durch die Zeiterfassung ergibt.
- Sofern eine Stundenkorrektur für diesen monat eingetragen wurde, wird diese hier angeführt.
- Die verbuchten Arbeitsstunden bilden die Summe aus Stundengutschrift, geleisteter Arbeitszeit und Stundengutschrift.
- Die Monatsdifferenz ergibt aus den vertraglichen Arbeitsstunden (Sollarbeitszeit) abzüglich der verbuchten Arbeitsstunden und ergibt somit die Über-/Minusstunden des aktuellen Monats.
Stundengutschriften
In den Stundengutschriften werden die gutzuschreibenden Stunden zusammengefasst. Diese ergeben sich aus den Abwesenheiten und den hierfür hinterlegten Stunden. Dabei werden hier nur Stunden aufgeführt, bei denen es sich um bezahlte Stunden handelt. Unbezahlter Urlaub oder unbezahlte Weiterbildungen erscheinen in der Tagesauswertung, werden in der Stundengutschrift jedoch nicht erfasst. Freizeitausgleich, Berufsschule, Weiterbildung und Kurzarbeit werden nur angezeigt, wenn im ausgewählten Monat aus dieser Kategorie Einträge vorliegen.
Tagesübersicht
Die Tagesübersicht fasst die Tagesanzahl der Abwesenheiten und Arbeitstage je Kategorie zusammen. Freizeitausgleich, Berufsschule, Weiterbildung und Kurzarbeit werden nur angezeigt, wenn im ausgewählten Monat aus dieser Kategorie Einträge vorliegen.
Arbeitszeitkonto korrigieren
Klicken Sie auf den Button Arbeitszeitkonto korrigieren, um eine Anpassung am Arbeitszeitkonto vorzunehmen. Geben Sie in dem geöffneten Fenster die Anzahl Stunden ein, um die Sie das Arbeitszeitkonto korrigieren möchten. Geben Sie einen negativen Wert ein, um das Arbeitszeitkonto zu reduzieren, z.B. bei einer Auszahlung von Stunden. Geben Sie einen positiven Wert ein, um die Stunden zu erhöhen, z.B. wenn Sie Stunden aus einem anderen System übertragen.
Monat bis heute
In der Ansicht Monat bis heute beziehen sich alle Kennzahlen auf den aktuellen Monat bis einschließlich des heutigen Tages.
Die drei Kacheln Monatskonto, Stundengutschrift und Tagesübersicht (vgl. Erklärung gesamter Monat) beziehen sich in der Ansicht Monat bis heute auf den Zeitraum Anfang des Monats bis zum heutigen Tag. Dadurch sind sowohl die vertraglichen Stunden und Stunden laut Schichtplanung reduziert, zudem werden keine Abwesenheiten berücksichtigt, die in der Zukunft liegen.
Die Ansicht Monat bis heute berücksichtigt auch die geleistete Arbeitszeit des heutigen Tages. Die Arbeitszeit wird erst mit dem letzten Ausstempeln korrekt erfasst. Hierdurch können sich temporäre Abweichungen in der Monatsdifferenz ergeben, die am Ende des Tages mit dem letzten Ausstempeln wieder stimmig werden.
Tagesauswertung
Die Tagesauswertung gibt in der Ansicht gesamter Monat alle Tage des Monats an und in der Ansicht Monat bis heute alle Tage bis zum heutigen Tag. Der heutige Tag ist blau hinterlegt.
Reguläre Arbeitszeit und Feiertage
Direkt hinter dem Datum werden die in den Mitarbeitereinstellungen hinterlegten regulären Arbeitszeiten je Wochentag grau hinterlegt angegeben. Sofern es sich um einen Feiertag handelt, wird zudem der Name des Feiertags grau hinterlegt angezeigt.
Planzeiten und Stempel
Die nächsten Spalten geben in der oberen Zeile die Planzeiten aus den der Schichtplanung an. In der unteren Zeile werden die tatsächlichen Stempel des Mitarbeiters dargestellt. Ist die Funktion gesetzliche Pausenzeiten einhalten aktiviert, werden automatisch berechnete Pausenzeiten gelb dargestellt.
Planarbeitszeit und geleistete Arbeitszeit
In der oberen Zeile wird die geplante Arbeitszeit dargestellt, in der unteren Zeile die geleistete Arbeitszeit. Wurde für den Mitarbeiter eine Arbeitszeit-Pauschale hinterlegt, wird diese grau angezeigt. Liegt für einen Tag eine Abwesenheit vor, so erscheint ein grau hinterlegter Buchtstabe mit der Abkürzung der Abwesenheit:
- U: Urlaub
- K: Krankheit
- F: Feiertag
- KA: Kurzarbeit
- W: Weiterbildung
- B: Berufsschule
- FA: Freizeitausgleich
Wenn Sie den Mauszeiger über die Abkürzung halten, wird Ihnen die Abwesenheit mit der jeweiligen Gutschrift angezeigt.
Geleistete Arbeitszeit korrigieren
Klicken Sie auf den Bleistift-Button, um die Arbeitszeit in einer Zeile zu verändern. Veränderungen an Stempeln werden immer nachvollziehbar gespeichert. Stimmen Sie der Meldungen zu, die Sie darüber informieren.
Neuen Stempel erzeugen
Geben Sie die Uhrzeit ein, für die ein Stempel erzeugt werden soll, klicken Sie anschließend auf den Speichern-Button links neben der Uhrzeit. Ein neuer Stempel wurde erzeugt.
Stempel entfernen
Klicken Sie auf den Tonnen-Button, neben einem Stempel, um diesen zu entfernen.
Klicken Sie anschließend auf den X-Button rechts in der Zeile, um den Bearbeitungsmodus der Zeile zu verlassen.
Mitarbeiter, die zum Self Service eingeladen wurden, können sich mit Ihrem Mitarbeiterlogin anmelden. Sie können Ihre Monatsansicht sehen, haben jedoch keine Option ihre Stempel zu verändern.
Monatsauswertung per E-Mail versenden
Klicken Sie auf den Brief-Button oben rechts in der Ecke.
Wählen Sie aus, ob Sie die Auswertung an Ihren
- Steuerberater
- Mitarbeiter
- an Sie selbst
schicken möchten. Sofern Sie im aktuellen Monat die Funktion Monat bis heute oder im aktuellen Jahr die Funktion Jahr bis heute ausgewählt haben, wird auch die versendete PDF nur die Daten bis zum aktuellen Tag enthalten.
Monatsauswertung per CSV, Monatsauswertung oder Jahresauswertung per PDF exportieren
In der Monatsauswertung haben Sie die Möglichkeit eine CSV-Datei zu exportieren. In der Monats- und Jahresauswertung können Sie zudem PDF-Dateien mit den entsprechenden Daten erstellen. Sofern Sie im aktuellen Monat die Funktion Monat bis heute oder im aktuellen Jahr die Funktion Jahr bis heute ausgewählt haben, wird auch die erstellte PDF nur die Daten bis zum aktuellen Tag enthalten.