Urlaubsplanung

Klicke in der Menüleiste auf Abwesenheiten und klicke auf die Kachel Urlaub.

Urlaubsübersicht

Du gelangst zur Urlaubsübersicht, in der alle Urlaubseinträge des Mitarbeiters angezeigt werden. Ist ein bestimmter Mitarbeiter ausgewählt, wird oben eine Zusammenfassung der Urlaubstage des entsprechenden Kalenderjahres angezeigt.

Die Anzeige der Urlaubsstunden kann in den TimeMonkey Einstellungen aktiviert werden.

Mit dem Button Notiz kannst du pro Mitarbeiter pro Kalenderjahr Anmerkungen hinterlegen.

Alle Urlaube sehen und Mitarbeiter wechseln

Klicke auf den Pfeil neben dem Mitarbeiternamen und wähle alle Mitarbeiter aus, um alle Urlaubseinträge von allen Mitarbeitern zu sehen, oder klicke auf einen anderen Mitarbeiter, um den Mitarbeiter zu wechseln.

Urlaubsanträge durch Mitarbeiter

Offene Urlaubsanträge werden dir ausgegraut angezeigt, bis du sie bestätigt/genehmigt hast. Sie werden erst mit der Bestätigung gültig. Abgelehnte Anträge werden ebenfalls grau angezeigt.

Bis ein neuer Urlaubsantrag genehmigt wurde, kann ein Mitarbeiter diesen Antrag wieder zurückziehen. Um einen genehmigten Antrag zurückzuziehen, muss ein Storno-Antrag gestellt werden.

Urlaubseinträge mit Storno-Anträgen behalten ihre Gültigkeit, bis sie bestätigt wurden.

Mit den Filter-Buttons Aktiv, Ausstehend, Inaktiv kannst du die Anzeige der Urlaubseinträge filtern. Aktive Einträge sind alle Einträge, die direkt durch einen Inhaber/Admin erstellt wurden, genehmigte Urlaubsanträge sowie abgelehnte/noch nicht bestätigte Storno-Anträge.

Lasse dir alle offenen Anträge anzeigen, indem du dir nur die ausstehenden Einträge anzeigen lässt.

Klicke auf Neuen Eintrag erstellen, um einen neuen Urlaubseintrag anzulegen.

Neuer Eintrag

Du gelangst zur Ansicht Neuer Eintrag.

Eintragsdaten

Gib Startdatum und Enddatum des Urlaubseintrags an.

Wähle aus, ob die Stundengutschrift aktiv sein soll. Regulär ist die Stundengutschrift bei Urlaub aktiv, damit während des Urlaubs keine Minusstunden anfallen. Die Stundengutschrift sorgt dafür, dass das Arbeitszeitkonto für die Tage der Abwesenheit ausgeglichen wird.

Deaktiviere die Stundengutschrift nur, wenn es sich um unbezahlten Urlaub handelt.

Trage optional eine Bezeichnung für den Eintrag ein.

Entsprechend deiner Eingabe werden die Tage und Stunden berechnet, die dem Mitarbeiter für den Urlaub gutgeschrieben werden. Dabei werden standardmäßig die vertraglichen Arbeitsstunden (V) aus der Personalakte als Grundlage verwendet. Des Weiteren können die Planzeit aus der Schichtplanung (P) oder die durchschnittlichen vertraglichen Arbeitsstunden (Ø) als Grundlage ausgewählt werden. Alle Werte können anschließend noch abgeändert werden.

Damit Stunden bearbeitet werden können, muss zuerst der Schalter Stunden bearbeiten aktiviert werden.

Verrechnung von Urlaubstagen

Ist die Stundengutschrift aktiv, wird jeder Tag mit hinterlegten Stunden größer 0 als Urlaubstag gewertet.

Halbe Urlaubstage

Halbe Urlaubstage müssen einmalig in den TimeMonkey Einstellungen aktiviert werden (Reiter Abwesenheiten, Kachel Halbe Urlaubstage). Es erscheint dann neben den Stunden die Möglichkeit, halbe Tage auszuwählen: Die Stundengutschrift des Tages halbiert sich automatisch und es wird nur ein halber Urlaubstag verbraucht.

Du kannst die Funktion nach der Aktivierung nicht selbst wieder deaktivieren – schalte sie deshalb nicht nur vorübergehend für einen einzelnen halben Urlaubstag ein. Nach einer versehentlichen Aktivierung kann der Support die Einstellung einmalig zurücksetzen, sobald keine halben Urlaubstage mehr hinterlegt sind.

Soll die Funktion nicht aktiviert werden, lassen sich zwei halbe Urlaubstage – etwa Heiligabend und Silvester – zu einem ganzen Urlaubstag zusammenfassen: Gewährst du den 24.12. und den 31.12. bisher jeweils zur Hälfte als bezahlte Freizeit und ziehst für die andere Hälfte je einen halben Urlaubstag ab, kannst du stattdessen den 24.12. vollständig als Sonderfeiertag hinterlegen und den 31.12. als vollständigen Urlaubstag vom Urlaubskonto abziehen. In Summe bleibt es bei einem geschenkten Arbeitstag und einem Urlaubstag. Ein Sonderfeiertag gilt immer für alle Mitarbeiter. Nutze diesen Weg deshalb nur, wenn die Regelung für den gesamten Standort gelten soll, nicht für einzelne Mitarbeiter. Die Schritte findest du in den Fragen aus dem Support.

Typischer Anwendungsfall sind Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.): Trage den Urlaub normal ein und wähle für diese Tage halbe Tage aus. Setze die Stunden einzelner Tage dagegen nicht auf 0 – Tage ohne Stunden werden nicht als Urlaubstag gewertet und es erfolgt auch keine Gutschrift.

Vertreter informieren

Du hast die Möglichkeit, die Vertreter des Mitarbeiters über die anstehende Abwesenheit zu informieren. Hierzu musst du die möglichen Vertreter zuvor in den Mitarbeitereinstellungen des Mitarbeiters hinterlegen. Anschließend kannst du beim Erstellen des Urlaubseintrags die Mitarbeiter auswählen, die per E-Mail informiert werden sollen.

Aktivitäten

In der rechten Spalte werden dir alle Aktivitäten für die Kalenderwochen des angegebenen Zeitraums dargestellt. Mit Klick auf die blau hinterlegte Überschrift der Kalenderwoche kannst du die Ansicht dieser Kalenderwoche zuklappen. Mit erneutem Klick auf die Kalenderwoche oder eine andere angegebene Kalenderwoche öffnet sich die Ansicht der Kalenderwoche wieder.

Standardmäßig werden dir nur die Aktivitäten des ausgewählten Mitarbeiters dargestellt. Der Schalter trägt dabei den Namen des Mitarbeiters (z. B. Nur Max Mustermann anzeigen). Deaktiviere ihn, um die Aktivitäten aller Mitarbeiter zu sehen.

Aktivitäten umfassen alle

• P: Planzeiten aus Schichtplänen (grün)
• A: Arbeitszeiten gemäß Arbeitszeiterfassung (grau)
• Abwesenheiten
  • U: Urlaube
  • K: Krankheit
  • F: Feiertag
  • KA: Kurzarbeit
  • W: Weiterbildung
  • B: Berufsschule
  • FA: Freizeitausgleich

Speichern

Klicke auf den Speichern-Button, um den Eintrag zu sichern.

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Praxisurlaub

Wähle in der Urlaubsplanung alle Mitarbeiter aus. Klicke auf Neuen Eintrag erstellen, um einen neuen Praxisurlaub anzulegen.

Du gelangst zur Ansicht Neuer Eintrag.

Wähle bei Eintrag für Alle Mitarbeiter aus. Gib Startdatum und Enddatum ein.

Ist die Stundengutschrift aktiv, werden Stunden dem Stundenkonto gutgeschrieben und Urlaubstage verrechnet.

Schließtage kannst du je nach Regelung als Praxisurlaub (mit aktiver Stundengutschrift und Verrechnung von Urlaubstagen) erfassen – oder, wenn kein Urlaubstag abgezogen werden soll, als Sonderfeiertag in der Kategorie Feiertage (automatisch für alle Mitarbeiter, ohne Verrechnung von Urlaubstagen).

Gutschrift Tage und Stunden im Praxisurlaub

Berücksichtige, dass die Tage und Stunden je nach Mitarbeiter unterschiedlich ausfallen können. Nach Erstellung des Praxisurlaubs werden die Tage und Stunden je Mitarbeiter angezeigt.

Bei der Tage-Stunden-Übersicht hast du die Möglichkeit, bei den Stunden als Basis Planzeiten aus der Schichtplanung (P), die vertraglichen Arbeitsstunden aus den Personalakten (V) oder die durchschnittlichen vertraglichen Arbeitsstunden (Ø) zu verwenden. Bei den durchschnittlichen vertraglichen Arbeitsstunden wird bei Wochenstunden der Wochendurchschnitt und bei Monatsstunden der Jahresdurchschnitt der Arbeitsstunden gebildet und für jeden in der Personalakte hinterlegten Arbeitstag verwendet.

Bei volle Gutschrift wird dieser Basiswert verwendet (je nach Wahl P, V oder Ø) und für alle Tage mit einem Basiswert größer 0 ein voller Urlaubstag verrechnet.

Bei halbe Gutschrift wird dieser Basiswert halbiert und auch nur ein halber Urlaubstag verrechnet.

Bei Gutschrift festlegen kann eine Gutschrift festgelegt werden, die für alle Mitarbeiter gleich gilt. Es wird ein voller Urlaubstag verrechnet.

Klicke auf Speichern, um den Praxisurlaub zu sichern.