Vertraglich abgegoltene Überstunden
In vielen Arbeitsverträgen gibt es eine Klausel wie „Bis zu 30 Minuten Mehrarbeit pro Tag sind mit dem Gehalt abgegolten". Solche Zeiten sollen dann nicht zusätzlich als Überstunden auf dem Arbeitszeitkonto landen. Genau dafür gibt es in TimeMonkey die Einstellung Vertraglich abgegoltene Überstunden.
Ist die Einstellung hinterlegt, zieht TimeMonkey den vereinbarten Umfang automatisch von den Überstunden ab, bevor sie dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden. Nur darüber hinausgehende Überstunden landen im Arbeitszeitkonto. Du musst nichts manuell verrechnen.
Du kannst zwischen zwei Berechnungsarten wählen:
- pro Tag — z. B. „die ersten 30 Minuten Mehrarbeit pro Tag sind abgegolten"
- pro Monat — z. B. „die ersten 10 Überstunden pro Monat sind abgegolten"
Die beiden Regeln unterscheiden sich nicht nur im Zeitraum, sondern auch darin, welche Überstunden sie abgelten. Der Unterschied wird weiter unten im Abschnitt Umgang mit Stundengutschriften erklärt.
Wo finde ich die Einstellung?
Die Einstellung gehört zum einzelnen Mitarbeiter. Öffne den Mitarbeiter im Bereich Mitarbeiter und wechsle in den Abschnitt Arbeitszeit- und Urlaubskonto.
Dort wählst du bei Vertraglich abgegoltene Überstunden:
- die Berechnungsart pro Tag oder pro Monat
- den Umfang — bei der Tagesregel in Minuten, bei der Monatsregel in Stunden
Pro Mitarbeiter gilt immer genau eine der beiden Regeln, nie beide gleichzeitig. Mit dem Wert 0 ist die Abgeltung ausgeschaltet.
Wie bei anderen Vertragswerten wird jede Änderung mit einem Gültig-ab-Datum historisiert. TimeMonkey rechnet für jeden Tag mit der Einstellung, die an diesem Datum gültig war — rückwirkende Auswertungen bleiben dadurch korrekt.
Tagesregel: pro Tag
Die Tagesregel bildet Vertragsklauseln ab, die sich auf den einzelnen Arbeitstag beziehen. Abgegolten wird dabei ausschließlich tatsächlich gestempelte Arbeitszeit, die über der vertraglichen Arbeitszeit des Tages liegt — also echte Mehrarbeit.
Beispiel bei 8 Stunden vertraglicher Arbeitszeit und 30 Minuten pro Tag:
| Gearbeitet | Mehrarbeit | Davon abgegolten | Im Arbeitszeitkonto |
|---|---|---|---|
| 8:00 h | 0:00 h | 0:00 h | 0:00 h |
| 8:20 h | 0:20 h | 0:20 h | 0:00 h |
| 9:00 h | 1:00 h | 0:30 h | +0:30 h |
| 7:00 h | — | 0:00 h | −1:00 h |
Die Berechnung lautet sinngemäß:
Mehrarbeit = gestempelte Arbeitszeit - vertragliche Arbeitszeit
Abgegolten = min(Mehrarbeit, eingestellte Minuten pro Tag) (nur wenn Mehrarbeit > 0)
An Tagen ohne Mehrarbeit wird nichts abgezogen — Minusstunden werden durch die Abgeltung also nie größer.
Monatsregel: pro Monat
Die Monatsregel bildet Vertragsklauseln ab, die sich auf den Monat insgesamt beziehen. Abgegolten wird hier der positive Saldo des gesamten Monats — einmal pro Monat, nicht pro Tag.
In den Monatssaldo fließt dabei alles ein, was das Monatskonto ausmacht: geleistete Arbeitszeit, Stundengutschriften aus Abwesenheiten und eventuelle Stundenkorrekturen, abzüglich der Sollstunden.
Beispiel bei 10 Stunden pro Monat:
| Monatssaldo vor Abgeltung | Davon abgegolten | Im Arbeitszeitkonto |
|---|---|---|
| +12:00 h | 10:00 h | +2:00 h |
| +6:00 h | 6:00 h | 0:00 h |
| −3:00 h | 0:00 h | −3:00 h |
Auch hier gilt: Bei einem negativen Monatssaldo wird nichts abgezogen.
In der Monatsauswertung nutzt du die Ansicht Monat bis heute? Dann wird die Monatsregel auf den Saldo bis zum heutigen Tag angewendet, damit das Arbeitszeitkonto tagesaktuell bleibt.
Umgang mit Stundengutschriften: wichtiger Unterschied
Stundengutschriften — etwa für Feiertage, Krankheit oder Urlaub — erhöhen das Arbeitszeitkonto, ohne dass gearbeitet wurde. Die beiden Berechnungsarten behandeln diese Gutschriften bewusst unterschiedlich:
- Die Tagesregel zählt nur gestempelte Arbeitszeit über der vertraglichen Arbeitszeit. Stundengutschriften lösen keine Abgeltung aus.
- Die Monatsregel zählt den gesamten Monatssaldo — Stundengutschriften fließen darin mit ein.
Sichtbar wird der Unterschied vor allem, wenn an einem Feiertag gearbeitet wird und die Feiertagsgutschrift-Option Feiertagsgutschrift + Arbeitszeit aktiv ist.
Beispiel: 8 Stunden vertragliche Arbeitszeit, 8 Stunden Feiertagsgutschrift, 2 Stunden gearbeitet.
| Berechnungsart | Überstunden des Tages | Abgeltung |
|---|---|---|
| Tagesregel (30 Min./Tag) | +2:00 h | keine — die gestempelten 2 Stunden liegen nicht über den vertraglichen 8 Stunden |
| Monatsregel (10 Std./Monat) | +2:00 h | die 2 Stunden fließen in den Monatssaldo ein und können dort abgegolten werden |
Wenn du in der Tagesliste der Monatsauswertung an einem solchen Tag ein Plus siehst, obwohl keine Abgeltung abgezogen wurde, ist das also kein Fehler: Der Tooltip am Tagessaldo erklärt dir in diesem Fall direkt, dass die Tagesregel nur gestempelte Arbeitszeit über der vertraglichen Arbeitszeit abgilt.
Anzeige in der Auswertung
Abgegoltene Überstunden werden in der Auswertung transparent ausgewiesen, damit jederzeit nachvollziehbar bleibt, wohin Überstunden „verschwunden" sind:
- In der Monatsauswertung erscheint die Zeile Vertraglich abgegoltene Überstunden mit der Summe des Monats. Der Tooltip erklärt die aktive Berechnungsart und zeigt den gültigen Wert.
- Bei der Tagesregel siehst du den Abzug zusätzlich am einzelnen Tag in der Tagesliste.
- Im PDF- und Excel-Export erscheint die Spalte Vertraglich abgegoltene Überstunden.
- In der Schichtplanung berücksichtigt die Kontostand-Vorschau die Abgeltung ebenfalls, damit simulierte und tatsächliche Werte zusammenpassen.
Gut zu wissen
- Eine Regel pro Zeitraum: Es gilt immer entweder die Tages- oder die Monatsregel — je nachdem, was am jeweiligen Datum eingestellt war. Über das Gültig-ab-Datum kannst du die Berechnungsart zum Monatswechsel umstellen. Wähle dafür am besten den Monatsersten, damit ein Monat durchgehend nach einer Regel berechnet wird.
- Abgeltung wirkt nur auf Überstunden: Weder Tages- noch Monatsregel erzeugen zusätzliche Minusstunden.
- Voraussetzung ist der Vertrag: Die Einstellung bildet eine vertragliche Vereinbarung ab. Ob eine Abgeltungsklausel wirksam ist, hängt vom Einzelfall ab — hole bei Unsicherheiten arbeitsrechtlichen Rat ein.