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Zeiten nachtragen durch Mitarbeiter

Im Arbeitsalltag kommt es schnell mal vor: Man hat morgens vergessen, sich einzustempeln, oder die Schicht hat sich spontan verschoben und der Admin hat den Plan noch nicht angepasst.

Über die Funktion Antrag auf Änderung der Arbeitszeit können Mitarbeiter solche Korrekturen für vergangene Tage ganz einfach direkt in TimeMonkey anfragen. Inhaber und Admins sehen diese Änderungswünsche und können sie mit einem Klick freigeben.

Dialog zum Beantragen einer Änderung von Planzeit und Arbeitszeit

Funktion aktivieren​

Damit deine Mitarbeiter vergessene Zeiten oder Planänderungen nachtragen können, öffnest du Einstellungen → Zeiterfassung → Antragsberechtigung Arbeitszeit. Aktiviere dort den Schalter Anträge auf Änderung der Arbeitszeit erlauben. Weitere Optionen findest du in den Auswertungseinstellungen.

Schalter zum Erlauben von Anträgen auf Änderung der Arbeitszeit

Danach können Mitarbeiter in ihrer Monatsauswertung Korrekturen für vergangene Tage anfragen, also für den gestrigen und ältere Tage.

Zeiten als Mitarbeiter nachtragen lassen​

Wenn ein Mitarbeiter bemerkt, dass ein Stempel fehlt oder die eingetragene Schicht nicht stimmt, öffnet er in seinem Mitarbeiterzugang die Auswertung und wechselt in die Monatsauswertung. Über die Detailansicht des jeweiligen Tages kann dann direkt die Korrektur angefragt werden.

Korrekturantrag aus der Monatsauswertung im Mitarbeiterzugang
Gut zu wissen

Korrekturen sind nur rückwirkend möglich, also für den gestrigen oder ältere Tage. Für den aktuell laufenden oder zukünftige Tage können noch keine Zeiten nachgetragen werden.

Im Korrekturformular können zwei Bereiche unabhängig voneinander ausgefüllt werden:

Formular mit gewünschter Planzeit, Arbeitszeit und Begründung
  • Planzeit: Die Schicht hat sich verschoben? Hier können Beginn, Ende und Pause der eigentlich geplanten Zeit korrigiert werden.
  • Arbeitszeit: Stempeln vergessen? Hier wird die tatsächliche Arbeitszeit nachgetragen oder fehlerhafte Stempelungen korrigiert.
Gut zu wissen

Eine Planzeit kann nur korrigiert werden, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag in eine Schicht eingeplant ist. Ohne Schicht können nur die gestempelten Arbeitszeiten geändert werden.

Zusätzlich sollte eine kurze Begründung (z.B. "Stempeln vergessen") eingetragen werden. Mit Absenden landet die Korrektur direkt bei den Admins zur Freigabe.

Offene Korrekturen prüfen und freigeben​

Inhaber und Admins finden in der Auswertung eine Übersicht mit allen offenen Korrekturanfragen der Mitarbeiter.

Offene Anträge auf Änderung der Arbeitszeit prüfen

Wenn du eine Anfrage öffnest, siehst du übersichtlich die bisher eingetragene Zeit und daneben die gewünschte Änderung. Planzeit und Arbeitszeit können jeweils einzeln bewertet werden – du kannst also z.B. die Arbeitszeit-Korrektur annehmen, aber die Planzeit-Änderung ablehnen.

Wurden die betreffenden Zeiten seit der Anfrage bereits von einem Admin anderweitig geändert, erkennt das System das und der betroffene Teil kann nicht mehr doppelt übernommen werden.

Entscheidung treffen​

Du kannst die angefragten Änderungen für die Planzeit und die Arbeitszeit jeweils einzeln annehmen oder ablehnen.

Damit deine Entscheidung übernommen wird, musst du abschließend noch auf Antrag beantworten klicken. Erst dann wird die Änderung gespeichert.

Bisherige und beantragte Zeiten vergleichen und den Antrag beantworten

Sobald der Antrag beantwortet wurde, wird eine angenommene Zeit sofort in die Auswertung übernommen. Die bearbeiteten Anfragen bleiben zur späteren Nachvollziehbarkeit weiterhin im System gespeichert.