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Häufige Fragen aus dem Support

Hier findest du echte Fragen aus dem Praxisalltag und die passenden Antworten – von der Zeiterfassung über Auswertungen bis zu Lizenz und Schichtplanung.

Zeiterfassung & Korrekturen​

Ein Mitarbeiter hat vergessen zu stempeln – wie korrigiere ich das?​

Es gibt zwei Wege:

  • Als Inhaber oder Admin: Öffne in der Monatsauswertung des Mitarbeiters den betreffenden Tag und korrigiere die Arbeitszeit direkt über den Bleistift-Button in der Tagesliste. Änderungen an Stempeln werden immer nachvollziehbar gespeichert.
  • Durch den Mitarbeiter selbst: Über den Antrag auf Änderung der Arbeitszeit kann der Mitarbeiter die Korrektur für vergangene Tage direkt in seinem Zugang anfragen; du gibst sie mit einem Klick frei. Aktiviere dafür in den Auswertungseinstellungen die Funktion Antrag auf Änderung der Arbeitszeit erlauben.

Korrekturen sind nur rückwirkend möglich – also für gestern und ältere Tage. Mehr dazu unter Zeiten nachtragen.

Beim Login erscheint „Verbindungsfehler – keine Verbindung zum Server“​

Wenn ein einzelnes Gerät diese Meldung zeigt, obwohl das Internet funktioniert, liegt es häufig an einem sehr alten Browser: In veralteten Browserversionen werden moderne Web-Funktionen nicht mehr vollständig unterstützt.

  • Aktualisiere den Browser (kostenlos, schnell – und ein Sicherheitsgewinn).
  • TimeMonkey funktioniert mit allen aktuellen Chromium-basierten Browsern (auch wenn es nicht Google Chrome selbst ist).

Zur Eingrenzung hilft: Kommt eine konkrete Fehlermeldung? Betrifft es alle oder nur einzelne Mitarbeiter? Geht es um die Stempeluhr oder den Mitarbeiterzugang? Seit wann tritt es auf? Ein Screenshot der Meldung beschleunigt die Prüfung.

Arbeitszeitkonto & Auswertung​

Welche Mitarbeiterdaten müssen gepflegt sein, damit Über- und Plusstunden ausgewertet werden?​

Für eine korrekte Auswertung müssen im Mitarbeiter die vertragliche Arbeitszeit (mit korrektem gültig ab) und das Startdatum Arbeitszeitkonto startet ab hinterlegt sein. Erst ab diesem Datum werden Über- und Minusstunden berechnet. Mehr dazu unter Mitarbeiter.

Resturlaub oder Stunden werden nicht richtig verrechnet​

Ursache ist meist eine vertragliche Arbeitszeit mit falscher Gültigkeit (falsches gültig ab-Datum). Trage den Wert für die vertragliche Arbeitszeit im Arbeitszeit- und Urlaubskonto einmal mit der richtigen Gültigkeit neu ein und lösche den falschen Eintrag anschließend. Danach wird das Konto ab dem korrekten Datum geführt.

Wo finde ich die Überstunden oder die Daten des Vorjahres?​

In der Jahresauswertung – dort werden Zeiten und Überstunden je Mitarbeiter dargestellt. Siehe Jahresauswertung.

Die Überstunden weichen zwischen Inhaber-Ansicht und Mitarbeiterzugang ab​

Beide Ansichten nutzen denselben Berechnungsweg – es gibt keinen getrennten Algorithmus. Abweichungen entstehen durch die Daten. Typische Ursachen:

  1. Unterschiedliche gültig ab-Stände der vertraglichen Arbeitszeit.
  2. Nicht aktualisierte Urlaubsgutschriften nach einer nachträglichen Änderung der Sollzeit – öffne den Urlaubseintrag und nutze Werte jetzt aktualisieren.
  3. Offene, noch nicht freigegebene Anträge (Zeiten-Nachträge), die erst nach Freigabe zählen.
  4. Ein falsches Startdatum Arbeitszeitkonto startet ab.

Zur schnellen Prüfung kannst du den Support-Zugang aktivieren, dann sehen wir uns den Fall direkt an.

Gibt es eine Ampel-Anzeige für Über- und Minusstunden?​

Ja. Auf der Seite Auswertung zeigt eine Ampel (grün/gelb/rot), ob sich der Stundenstand innerhalb der vorgesehenen Grenzen bewegt. Die Grenzwerte sind konfigurierbar – absolut in Stunden oder prozentual, mit Warn- und Kritisch-Schwelle.

Was steht im Excel-Export der Monatsauswertung?​

Je Arbeitstag: Tagessaldo, gestempelte Pausen, Pausenkorrektur und Pausen gesamt – bei vollständig gestempelten Tagen inklusive des in der Schichtplanung hinterlegten automatischen bzw. festen Pausenabzugs. In der Monatsauswertung selbst sind die tagesgenauen Plus- und Minuszeiten dauerhaft sichtbar; Details zur Berechnung erscheinen, wenn du mit der Maus über die Arbeitszeit fährst. Siehe Monatsauswertung.

Feiertage & Notdienst​

An einem Feiertag gearbeitet – warum werden die Stunden nicht zusätzlich gutgeschrieben?​

Das hängt von der Einstellung Feiertagsgutschrift ab (Einstellungen → Reiter Zeiterfassung). Ist dort Nur ausgefallene Zeit gutschreiben aktiv, vergleicht TimeMonkey bei Feiertagsarbeit die erfasste Arbeitszeit mit der hinterlegten Feiertagsgutschrift und übernimmt den höheren Wert ins Arbeitszeitkonto. Gestempelte Feiertagsarbeit erscheint deshalb nicht zusätzlich, wenn die Feiertagsgutschrift gleich hoch oder höher ist. So rechnen ältere Standorte, solange die Einstellung nicht geändert wurde.

Für Fälle wie Notdienst am Feiertag gibt es die Einstellung Feiertagsgutschrift + Arbeitszeit (additive Feiertagsgutschrift): Damit werden Feiertagsgutschrift und geleistete Arbeitszeit gutgeschrieben. Bei neu angelegten Standorten ist diese Option bereits voreingestellt. Prüfe deshalb zuerst in der Kachel Feiertagsgutschrift, welche Berechnungsart aktiv ist.

Wichtig bei rückwirkender Aktivierung (z. B. gültig ab 01.01.): Nimm bereits von Hand gemachte Korrekturen (Monatskonto) gegebenenfalls zurück, sonst kommt es zu Doppelgutschriften. Aktiviere die Änderung am besten ab einem Zeitpunkt, ab dem noch keine manuellen Korrekturen vorgenommen wurden. Mehr dazu unter Feiertagsgutschrift.

Urlaub & Abwesenheiten​

Wie bilde ich Elternzeit ab?​

Als Inhaber oder Administrator erfasst du Elternzeit über Abwesenheiten → Elternzeit. Falls die Kachel ausgeblendet ist, aktiviere Elternzeit unter Einstellungen → Abwesenheiten → Anzeige konfigurieren. Siehe Anzeige der Abwesenheitskategorien.

Für vollständige Freistellung:

  1. Wähle den Mitarbeiter aus und klicke auf Neuen Eintrag erstellen.
  2. Wähle Nein – vollständige Freistellung und trage Beginn (einschließlich) und Ende (einschließlich) ein.
  3. Wähle bei Urlaubsanspruch kürzen? zwischen Noch nicht entschieden, Nein und Ja, die Kürzung wurde mitgeteilt. Bei Ja musst du das Datum der bereits erfolgten Mitteilung eintragen. Das Speichern informiert den Mitarbeiter nicht automatisch und ersetzt keine Kürzungserklärung.
  4. Prüfe die angezeigten Berechnungsgrundlagen und Jahresansprüche unter Urlaubsansprüche prüfen. Du kannst den Vorschlag übernehmen oder den bestätigten Jahresanspruch anpassen. Bestätige die Prüfung, sofern das Formular sie verlangt. Prüfe außerdem vorhandene Schichten, Stempel und andere Abwesenheiten, korrigiere oder storniere überschneidenden Urlaub und bestätige dies im Formular.
  5. Klicke auf Elternzeit speichern.

Während der vollständigen Elternzeit pausiert das Arbeitszeitkonto: Automatische Tagesbuchungen entfallen; Stundenkorrekturen und Jahresüberträge bleiben möglich. Vorhandene Schichten, Stempel und andere Abwesenheiten bleiben gespeichert, werden während der Pause aber nicht ins Arbeitszeitkonto eingerechnet. Du musst die Vertragsstunden dafür nicht auf 0 setzen.

Bei Teilzeit während der Elternzeit wählst du Ja – Teilzeit während der Elternzeit und öffnest Zur Personalakte – Arbeitszeit und Urlaub. Passe dort die Vertragsstunden und gegebenenfalls Arbeitstage für den Teilzeitzeitraum an und hinterlege die ursprünglichen Werte wieder ab dem ersten Tag danach. Prüfe bei geänderten Arbeitstagen auch den Urlaubsanspruch. Dieser Weg speichert keine Elternzeit-Abwesenheit und nimmt keine Elternzeitkürzung des Urlaubsanspruchs vor.

Wie trage ich halbe Urlaubstage ein (z. B. Heiligabend als halber Tag)?​

Aktiviere halbe Urlaubstage einmalig in den Einstellungen im Reiter „Abwesenheiten“, Kachel „Halbe Urlaubstage“: Bestätige den Hinweis über den Schalter und klicke auf Halbe Urlaubstage jetzt aktivieren. Die Funktion ist bewusst nicht standardmäßig aktiv – der gesetzliche Urlaubsanspruch bezieht sich immer auf ganze Tage, und halbe Urlaubstage können zu einem erhöhten Urlaubsanspruch führen (vor der Verwendung wird eine Rechtsberatung empfohlen). Die Aktivierung kann nicht wieder rückgängig gemacht werden.

Danach erscheint beim Urlaubseintrag pro Tag die Auswahl für halbe Tage – die Stundengutschrift halbiert sich automatisch und es wird nur ein halber Urlaubstag verbraucht. Siehe Urlaub.

Kann ich Heiligabend und Silvester als halbe Feiertage hinterlegen?​

Nein – Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) sind keine gesetzlichen Feiertage, und es gibt in TimeMonkey keine Einstellung, Feiertage prozentual (z. B. „50 % frei“) zu definieren. Die gesetzlichen Feiertage werden automatisch über das Bundesland in den Standortdaten zugeordnet und lassen sich nicht einzeln umkonfigurieren.

Der richtige Weg sind halbe Urlaubstage (siehe vorherige Frage): Trage den Urlaub nach der Aktivierung erneut ein und wähle für den 24.12. und den 31.12. jeweils halbe Tage aus. Beispiel: Ein Mitarbeiter in Teilzeit mit den Arbeitstagen Montag, Dienstag und Donnerstag nimmt vom 21.12. bis 31.12. Urlaub – das ergibt 4 volle Urlaubstage (21., 22., 28. und 29.12.) plus zwei halbe (24. und 31.12.), also insgesamt 5 Urlaubstage. Setze die Stunden der beiden Tage dabei nicht auf 0: Tage ohne Stunden zählen nicht als Urlaubstag, und der Mitarbeiter erhält für sie auch keine Stundengutschrift.

Weicht die berechnete Tagesanzahl danach weiterhin von deiner Erwartung ab, aktiviere die Support-Freigabe und gib dem Support kurz Bescheid – dann können die hinterlegten Einstellungen und Eintragungen direkt geprüft werden.

Kann ich Urlaub in Stunden statt in Tagen führen?​

Der verbindliche Urlaubsanspruch bleibt in Tagen – der gesetzliche Urlaubsanspruch bemisst sich nach Tagen. Rund um Stunden gibt es zwei Hilfen:

  • Urlaubsstunden anzeigen (Einstellungen): zeigt zu beanspruchten und geplanten Urlaubstagen zusätzlich die Stunden an. Diese Stundenanzeige ist ausdrücklich nur eine Orientierungshilfe ohne Gewähr – maßgeblich bleibt wegen der tagebasierten Gesetzeslage immer der Wert in Tagen.
  • Im einzelnen Urlaubseintrag kannst du die Stundengutschrift pro Tag individuell bearbeiten (Stunden bearbeiten), z. B. abweichend von der Vertragszeit.

Siehe Urlaub.

Ein Urlaubstag wird als Minusstunden angezeigt, obwohl der Urlaub korrekt eingetragen ist​

Häufigste Ursache: Die beim Anlegen des Urlaubs gespeicherte Stundengutschrift ist niedriger als die aktuell gültige Sollzeit – typisch, wenn die vertragliche Arbeitszeit nachträglich geändert wurde. Der Tagessaldo ergibt sich aus Arbeitszeit + bezahlten Gutschriften − Vertragszeit. Ist für den Mitarbeiter eine Abgeltung von Überstunden pro Tag hinterlegt, wird zusätzlich der abgegoltene Teil der Arbeitszeit über der Vertragszeit abgezogen (siehe Vertraglich abgegoltene Überstunden).

Öffne den Urlaubseintrag und führe Werte jetzt aktualisieren aus bzw. prüfe die Stundengutschrift des Tages. Weitere mögliche Ursachen: die Abwesenheit ist als unbezahlt markiert, eine Kollision mit einem Feiertag, oder der Eintrag ist noch ein offener Antrag (zählt erst nach Freigabe).

Können Mitarbeiter Urlaube und Abwesenheiten der Kollegen sehen, ohne Adminrechte?​

Ja, über die Sichtbarkeits-Einstellungen im Mitarbeiterzugang. Du kannst je Abwesenheitsart (Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich …) festlegen, ob sie für andere sichtbar ist – ohne Adminrechte vergeben zu müssen. Die Einstellung findest du unter Einstellungen → Berechtigungen.

Schichtplanung​

Kann ein Mitarbeiter an einem Tag in mehrere Schichten eingeplant werden?​

Ja. Mehrere Schichten pro Tag und Mitarbeiter sind möglich; die Planzeiten summieren sich.

Gibt es eine Start- und Endzeitbegrenzung in der Schichtplanung?​

Ja. Öffne unter Schichtplanung eine neue oder bestehende Schicht und klappe Einstellungen zur Arbeitszeitberechnung auf. Die Einstellungen gelten für die Mitarbeiter dieser Schicht. Wähle Start ab (x Min. vor) Planstart und trage ein, wie viele Minuten vor dem geplanten Start als Arbeitszeit gewertet werden dürfen. Mit Ende bis (x Min. nach) Planende legst du entsprechend fest, wie viele Minuten nach dem geplanten Ende noch zählen. Zulässig sind jeweils 0 bis 1000 Minuten; der Wert 0 begrenzt die Berechnung genau auf den Planstart beziehungsweise das Planende. Speichere anschließend die Schicht.

Frühere Startstempel werden auf den erlaubten Zeitpunkt gekürzt; spätere Endstempel werden nur bis zum erlaubten Zeitpunkt gewertet. Bei mehreren Schichten an einem Tag gilt die Startbegrenzung nur für die früheste und die Endbegrenzung nur für die späteste Schicht. Ohne aktivierte Begrenzung bleiben Start beziehungsweise Ende flexibel. Den vollständigen Ablauf findest du unter Schicht erstellen – Einstellungen zur Arbeitszeitberechnung.

Kann TimeMonkey automatische Zuschläge für bestimmte Schichten berechnen?​

Aktuell noch nicht – zum Beispiel feste Zusatzstunden pro Samstagsschicht oder prozentuale Zuschläge auf die gearbeitete Zeit sind noch nicht automatisch hinterlegbar. Der Wunsch ist notiert und eine Umsetzung ist geplant, allerdings ohne festes Datum. Übergangsweise kannst du eine manuelle Korrektur über die Monatsgutschrift mit Notiz vornehmen.

Was sehen Mitarbeiter im Schichtplan?​

Die Sichtbarkeit ist vierstufig einstellbar: nur eigene Daten, gleiche Schicht, gleicher Bereich oder alle Mitarbeiter. Zusätzlich ist die Sichtbarkeit von Abwesenheiten je Kategorie separat steuerbar. So sehen Mitarbeiter auf Wunsch, mit wem sie eingeplant sind, ohne dass alle Informationen freigegeben werden. Die Einstellung findest du unter Einstellungen → Berechtigungen.

Jeder Mitarbeiter arbeitet an einem Tag anders – wie plane ich das ein?​

Lege für jedes unterschiedliche Zeitfenster eine eigene Schicht an; Mitarbeiter mit identischen Zeiten können sich eine Schicht teilen. Wenn ein Mitarbeiter aus einer bestehenden Schicht abweichen soll, nutze den Button Eigene Schicht (Mitarbeiter in eigene Schicht auslagern) – TimeMonkey erstellt eine Kopie der Schicht nur für diesen Mitarbeiter, deren Zeiten du dann anpasst. Siehe Schicht erstellen.

Kann ich den Kalender drucken oder aushängen?​

Ja. Es gibt eine druckbare Monatsansicht sowie eine Jahresansicht (Urlaube übers ganze Jahr, gemeinsame Mitarbeiterübersicht mit Überschneidungen, für den Ausdruck optimiert). Zwischen Monats- und Jahresansicht wechselst du oben im Kalender; ein Druckbutton ist integriert. Die Jahresansicht der Schichtplanung ist eine andere Funktion: Dort bearbeitest du Wochenpläne für mehrere Wochen gesammelt.

Mitarbeiterzugang & Stempeln​

Gibt es eine TimeMonkey-App für Mitarbeiter (App Store / Play Store)?​

Der Mitarbeiterzugang ist bewusst eine Web-App: Deine Mitarbeiter öffnen sie einfach im Smartphone-Browser und können sie bei Bedarf wie eine App auf dem Startbildschirm ablegen. Die Vorteile: identische Oberfläche auf Android und iPhone, keine Store-Updates nötig, neue Funktionen sofort verfügbar, und sie läuft auf praktisch jedem Gerät ohne Installation. Über den Mitarbeiterzugang können Mitarbeiter – je nach Freigabe – den Dienstplan einsehen, Abwesenheiten beantragen, Arbeitszeitkonto und Auswertungen ansehen, Aufgaben bearbeiten, mobil stempeln und vergessene Stempel nachtragen.

Die einzige Store-App ist die TimeMonkey Stempel-App für die fest montierte Stempeluhr (siehe nächste Frage). Siehe auch Login für Mitarbeiter.

Wie richte ich eine zentrale Stempelstelle (Stempeluhr) ein?​

Für eine feste Stempelstelle wird ein iPhone oder iPad fest montiert und als Stempeluhr verwendet – mit der TimeMonkey Stempel-App, zum Beispiel am Empfang oder im Personalraum. Das ist ausdrücklich kein persönliches Gerät: Das fest montierte Gerät wird einmalig für den Standort eingerichtet, und alle Mitarbeiter stempeln daran – per persönlicher PIN oder NFC-Chip – ohne eigenes Login.

Du kannst beliebig viele Stempelstellen einrichten: Große Praxen montieren zum Beispiel mehrere iPhones auf verschiedenen Etagen, andere installieren die Stempel-App zusätzlich auf ihren Anamnese-iPads. Wir empfehlen ein zentrales, fest montiertes Gerät – in kleinen Praxen genügt aber auch ein iPhone, das griffbereit an der Anmeldung liegt. Ein ausgedientes iPhone reicht dafür völlig aus, und du brauchst keinen Elektriker. Professionelle, abschließbare Halterungen mit Stromversorgung gibt es bei unserem Partner smart things – den 15-%-Gutscheincode findest du in den Einstellungen.

Davon zu unterscheiden sind der Mitarbeiterzugang (persönlicher Zugang je Mitarbeiter) und der Standortzugang am PC (vor allem Anzeige- und Übersichtsansicht). Siehe iOS-Stempel-App installieren.

Kann ich vorgeben, dass Mitarbeiter nur am Terminal stempeln – und mobiles Stempeln nur für einzelne freigeben?​

Ja, genau das ist das Standardkonzept: Vor Ort wird an der fest installierten Stempeluhr (Terminal) gestempelt. Die mobile Zeiterfassung über den Mitarbeiterzugang ist standardmäßig deaktiviert und wird pro Mitarbeiter freigegeben – in der Mitarbeiterakte in der Kachel Stempeloptionen. Du kannst sie für einzelne Mitarbeiter, für alle oder für niemanden aktivieren.

Die Freigabe wirkt in Echtzeit: Du kannst das mobile Stempeln also auch nur für ein paar Stunden oder eine Woche freischalten und danach wieder abschalten. Siehe Mobil stempeln.

Gibt es Geofencing bzw. eine GPS-Beschränkung beim mobilen Stempeln? Gilt das Handy als eigener Standort?​

Nein, ein Geofencing gibt es bewusst nicht: Wer vor Ort ist, stempelt an der Stempeluhr – das mobile Stempeln ist für Arbeit außerhalb des Standorts gedacht, zum Beispiel Hausbesuche oder Abrechnungskräfte. Gesteuert wird stattdessen über die Freigabe pro Mitarbeiter, die sich in Echtzeit aktivieren und wieder deaktivieren lässt.

Das Smartphone gilt dabei nicht als eigener Standort: Mobil gestempelte Zeiten laufen ganz normal auf den Betriebsstandort und erscheinen in denselben Auswertungen wie die Stempel vom Terminal.

Können Mitarbeiter an einem anderen, verbundenen Standort stempeln?​

Ja – über die fest montierte Stempeluhr des verbundenen Standorts, per NFC-Chip: Der NFC-Chip eines Mitarbeiters wird auch an der Stempeluhr (iOS-Stempel-App) des jeweils anderen, verbundenen Standorts erkannt. Standortübergreifendes Stempeln ist Teil der Stempel-App und funktioniert nur mit den NFC-Chips – nicht per PIN und nicht über den Browser, denn die Web-Anwendung stempelt immer am eigenen Standort.

Verbundene Standorte ermöglichen außerdem die standortübergreifende Vertretung: Vertreter aus dem jeweils anderen Standort können in der Personalakte hinterlegt und bei Abwesenheiten ausgewählt werden.

Können Mitarbeiter eigene Aufgaben anlegen?​

Ja. Es gibt drei Berechtigungsstufen für Aufgaben im Mitarbeiterzugang:

  1. Eigene Aufgaben sehen und abhaken (Standard),
  2. zusätzlich eigene Aufgaben erstellen,
  3. alle Aufgaben sehen und Aufgaben für alle Mitarbeiter erstellen.

Die Steuerung findest du in den erweiterten Einstellungen für Mitarbeiterzugänge unter Aufgaben im Mitarbeiterzugang. Siehe Aufgaben.

Ein Mitarbeiter kann sich nicht anmelden oder bekommt keine Willkommens-E-Mail​

Der Mitarbeiterzugang hängt an der E-Mail-Adresse, mit der er eingerichtet wurde – nur an diese Adresse gehen die Willkommens-E-Mail und die E-Mail zum Passwort zurücksetzen, und nur mit dieser Adresse funktioniert der Login. Diese Login-Adresse kann von der Adresse abweichen, die in der Mitarbeiterakte in der Kachel E-Mail Adresse unter E-Mail-Adresse steht: Dort siehst du immer die aktuell im Profil hinterlegte berufliche E-Mail-Adresse, nicht zwingend die Login-Adresse.

Die häufigste Ursache: Für den Mitarbeiter sind zwei unterschiedliche E-Mail-Adressen im Spiel – zum Beispiel seine private Adresse und eine abweichende Adresse, auf die der Zugang eingerichtet wurde. Versucht der Mitarbeiter dann, sich mit der anderen Adresse anzumelden oder das Passwort zurückzusetzen, läuft das ins Leere, weil zu dieser Adresse kein Zugang existiert. Wichtig zu wissen: Eine spätere Änderung der E-Mail-Adresse im Mitarbeiterprofil ändert nicht automatisch die Login-Adresse eines bereits eingerichteten Zugangs.

So löst du es:

  1. Lies die Login-Adresse ab: Öffne in der Mitarbeiterakte den Reiter Einstellungen und klicke in der Kachel E-Mail Adresse in der Zeile Mitarbeiterzugang auf das Tonnen-Icon (Zugang entfernen). Der Dialog zeigt die Login-Adresse in der Frage „Zugang für … wirklich entfernen?“. Schließe ihn danach mit Abbrechen – der Zugang bleibt unverändert. Vergleiche diese Adresse mit der Adresse, die der Mitarbeiter beim Login eingibt – beide müssen identisch sein.
  2. Der Mitarbeiter prüft Posteingang und Spam-Ordner der Zugangs-Adresse: Dort liegt die Willkommens-E-Mail, und mit dieser Adresse funktioniert auch Passwort zurücksetzen.
  3. Nur wenn künftig eine andere Adresse verwendet werden soll, stellt der Inhaber den Zugang um: in der Mitarbeiterakte den bisherigen Zugang entfernen, die berufliche E-Mail-Adresse ändern und den Mitarbeiter neu zum Mitarbeiterzugang einladen. Die Willkommens-E-Mail geht dann automatisch an die neue Adresse; Arbeitszeiten und Auswertungen des Mitarbeiters bleiben dabei vollständig erhalten.

Kommst du nicht weiter, aktiviere den Support-Zugriff – dann können wir direkt nachsehen, an welcher Adresse der Zugang hängt.

Ich habe aus Versehen ein eigenes Konto bzw. einen eigenen Standort angelegt – wie komme ich zu meinem Arbeitszeitkonto?​

Das ist kein Problem, und deine E-Mail-Adresse ist dadurch nicht blockiert – du musst sie nicht ändern oder „freigeben“. (Es gibt auch keine Funktion, um die eigene Login-E-Mail selbst zu ändern.)

Häufiger Hintergrund: Dein Mitarbeiterzugang wurde auf eine andere E-Mail-Adresse eingerichtet als die, mit der du dich anmelden wolltest – dann scheitert der Login scheinbar grundlos, und als vermeintlicher Ausweg wird ein eigenes Konto registriert. Kläre deshalb zuerst mit deinem Arbeitgeber, auf welche Adresse dein Zugang eingerichtet ist (siehe vorherige Frage), bevor du dich neu registrierst.

Dein Mitarbeiterzugang funktioniert bereits – du musst auf nichts warten. Sobald dein Arbeitgeber dich mit derselben E-Mail-Adresse eingeladen hat, hast du Zugriff auf mehrere Standorte. Bei mehreren Standorten erscheint links unten über dem Logout-Button ein Dropdown-Menü, mit dem du zwischen ihnen wechselst. Die Standorte heißen möglicherweise ähnlich oder gleich (wenn du beim versehentlichen Anlegen denselben Standortnamen gewählt hast wie dein Arbeitgeber). Wähle den Standort deines Arbeitgebers – dort siehst du in der Auswertung dein Arbeitszeitkonto und kannst ganz normal arbeiten.

Das versehentlich angelegte Konto bzw. den versehentlichen Standort kann nur der Support entfernen. Wende dich dafür einfach an den Support-Bereich und gib die betroffene E-Mail-Adresse sowie den Namen deines Arbeitgebers an, damit die Zuordnung reibungslos klappt. Dein Zugang zum richtigen Standort bleibt in der Zwischenzeit unverändert nutzbar.

Lizenz, Abo & Vertrag​

Wie kündige ich, und wo sehe ich Laufzeit und Status?​

Die Kündigung erfolgt digital in TimeMonkey unter Einstellungen → Lizenzen und Rechnungen – auf demselben Weg wie der Abschluss. Das hat den Vorteil, dass der Eingang nachvollziehbar dokumentiert ist und keine Porto- oder Druckkosten entstehen. Status und hinterlegtes Enddatum sind jederzeit dort einsehbar; eine Kündigung kannst du vor dem Enddatum ebenda wieder rückgängig machen. Mehr dazu unter Lizenz und Rechnungen.

Ich finde keine Rechnung zu meinen NFC-Chips (oder meinem Abo)​

Deine Rechnungen – auch für Hardware wie NFC-Chips – findest du seit 2026 direkt in TimeMonkey unter Einstellungen → Lizenzen & Rechnungen → Abrechnung in der Rechnungshistorie. Sie werden also nicht separat außerhalb von TimeMonkey abgewickelt.

Wenn du per SEPA-Lastschrift bezahlst, wird die Rechnung erst erstellt, sobald die Zahlung verarbeitet wurde – das gilt für Hardware und Abos gleichermaßen. Sie erscheint daher oft erst ein paar Tage später. Schau am besten kurz danach noch einmal in die Abrechnungsübersicht; fehlt sie dann immer noch, wende dich an den Support.

Gilt eine Pro-Lizenz für mehrere Standorte?​

„Pro“ bezeichnet den Funktionsumfang, nicht die Anzahl der Standorte. Lizenziert wird pro aktivem Standort – für zwei Standorte brauchst du also zwei Pro-Lizenzen. Beide lassen sich über denselben Inhaber-Account verwalten (Wechsel zwischen Standorten, zentrale Administration). Verbundene Standorte ermöglichen zusätzlich die standortübergreifende Vertretung und das Stempeln per NFC-Chip an der fest montierten Stempeluhr des anderen Standorts.

Nach dem Kauf sind Funktionen noch gesperrt oder es wird weiter eine Pro-Lizenz verlangt​

Lade zuerst die Seite neu – danach stehen die Funktionen in der Regel zur Verfügung. Bleibt es gesperrt, kann es ein Aktivierungsfehler sein: Melde dich kurz beim Support, dann wird die Aktivierung manuell nachgezogen. Für eine schnelle Prüfung hilft der aktivierte Support-Zugang.

Wie läuft der Übergang von der Testphase ins Abo?​

Damit die Nutzung unterbrechungsfrei weiterläuft, hinterlege vor Ende der Testphase eine Zahlungsmethode (Einstellungen → Lizenz- bzw. Abo-Verwaltung). Kaufe nicht zusätzlich ein Abo – es genügt die hinterlegte Zahlungsmethode; die Abrechnung startet erst mit dem Abo. Wir empfehlen die SEPA-Lastschrift (breit akzeptiert und mit geringeren Gebühren als eine Kreditkarte).

Bekomme ich telefonischen Support?​

Individueller Support wie Rückruf oder persönliche Klärung ist TimeMonkey Pro vorbehalten. Für alle stehen kostenlose Video-Tutorials und diese Dokumentation bereit; einzelne Fragen lassen sich meist per E-Mail klären.